Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Nach dem Referentenentwurf sollen grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verpflichtet werden, die Arbeitszeit zu erfassen. Kleinbetriebe mit maximal 10 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sollen die Arbeitszeit nicht zwingend elektronisch erfassen müssen.

Auch Tarifparteien sollen anstelle der elektronischen Aufzeichnungsform eine andere Art der Aufzeichnung, beispielsweise händisch per Stundenzettel, wählen können (§ 16 Abs. 7 Nr. 1 RefE-ArbZG).

Allerdings bleibt abzuwarten, ob es dabei bleibt. Denn nach den letzten Meldungen wird im Ausschuss für Arbeit und Soziales zurzeit geprüft, wie sich ein potenzielles Gesetz auch in kleineren Betrieben umsetzen lässt. Und zwar ohne großen bürokratischen Aufwand.

Für wen gelten Ausnahmeregelungen von der Arbeitszeiterfassung?

Von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden nach § 18 ArbZG leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertreter, Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst und solche, die in häuslicher Gemeinschaft mit den anvertrauten Personen zusammenleben und diese eigenverantwortlich erziehen, pflegen und betreuen. Zudem sind Beschäftigte im liturgischen Bereich sowie dem Bereich der Kirchen ausgeschlossen. Es geht beim Ausschluss also vor allem um Führungskräfte, die zur selbstständigen Einstellung und Entlassung berechtigt sind oder eine im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutende Prokura haben. Auch die europäische Arbeitszeitrichtlinie sieht in Art. 17 Ausnahmen vor. Voraussetzungen dafür sind, dass die Arbeitszeit aufgrund besonderer Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen und/oder nicht im Voraus festgelegt werden kann oder die Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst festlegen.

Das heißt: Leitende Angestellte und Geschäftsführer müssen ihre Arbeitszeit im Zweifel nicht erfassen. Außendienstler und Beschäftigte im Homeoffice haben hingegen ihre Arbeitszeit zu notieren.

Gelten für Arbeitnehmer im Homeoffice auch Höchstarbeitszeiten?

Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten auch bis jetzt schon unabhängig vom Arbeitsort, also z. B. auch im Homeoffice. Das heißt, dass die Vorgaben zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten bereits heute auch bei mobiler Arbeit eingehalten werden müssen.

Was gilt für Außendienstmitarbeiter?

Auch wenn Ihre Außendienstler bis dato auf Basis von Vertrauensarbeitszeit arbeiten, haben sie die Vorgaben zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten bereits heute auch schon einzuhalten (siehe Antwort zu Frage 7). Je nachdem, wie ein potenzielles neues Gesetz formuliert sein wird, werden Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Außendienst ihre jeweiligen Arbeitszeiten in Zukunft wahrscheinlich elektronisch erfassen müssen. Denn aus heutiger Sicht ist davon auszugehen, dass alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, abgesehen von den bereits angesprochenen Ausnahmen, ihre Arbeitszeit erfassen werden müssen, schlussendlich also auch alle Außendienstler, die in Vertrauensarbeitszeit tätig sind.

Arbeitszeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Gehören die Kolleginnen und Kollegen, die Ihr Arbeitgeber aus der Arbeitszeiterfassung herausnehmen möchte, nicht zu den leitenden Angestellten nach § 5 ArbZG bzw. sind sie keiner anderen Arbeitszeitregelung zuzuordnen, müssen die Betroffenen dennoch aufzeichnen. Das ist auch kein Problem, da Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung auch weiterhin delegieren können.

Ihr Arbeitgeber kann und sollte die Betroffenen auffordern, die Arbeitszeit selbst zu erfassen. Solange er noch kein elektronisches Zeiterfassungssystem implementiert hat, kann er Ihre Kolleginnen und Kollegen, die Vertrauensarbeitszeit leisten, im Zweifel auffordern, die Arbeitszeiten händisch oder alternativ in einer Excel-Tabelle zu erfassen.

Was versteht man unter elektronischer Zeiterfassung?

Die digitale Zeiterfassung beschreibt die Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeitdaten, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten mithilfe einer Hardware wie z. B. Chipkarte, Transponder oder Fingerprint. Die Daten werden automatisch in einer Datenbank gespeichert und können zur Entgeltabrechnung abgerufen werden.

Zählt eine handgeführte, eingescannte Liste auch als elektronische Zeiterfassung?

Nach der Definition in der vorherigen Frage handelt es sich bei einer handgeführten, eingescannten Liste nicht um elektronische Zeiterfassung. Denn die setzt die digitale Erfassung über eine Plattform voraus. Allerdings sind die Voraussetzungen, die an ein modifiziertes Arbeitszeitgesetz gestellt werden, noch nicht gänzlich absehbar. Zurzeit ist Voraussetzung, dass Ihre Kollegen die Arbeitszeit erfassen. Deshalb reicht zurzeit im Zweifel auch die Erfassung der täglichen Arbeitszeit auf einem Stundenzettel.

Reicht ein Stundenzettel?

Da es bis dato insoweit an konkreten Vorschriften fehlt, sollte das ganz aktuell noch reichen, um die Voraussetzungen zu erfüllen. Auf Dauer spricht – vor allem nach dem Referentenentwurf – einiges dafür, dass zumindest die elektronische Zeiterfassung für größere Unternehmen verpflichtend wird. Aber auch das bleibt abzuwarten und ist vorerst weiter zu beobachten.

Wer ist für die Erfassung verantwortlich?

Die Verantwortung der Erfassung der Arbeitszeit liegt bei Ihrem Arbeitgeber (§ 16 Abs. 2 Satz 1 RefE-ArbZG). Ihr Arbeitgeber kann die Arbeitszeiten aber auch weiterhin durch Ihre jeweiligen Kolleginnen und Kollegen erfassen lassen. Er kann zudem einen Dritten dafür einsetzen. Beachten Sie: Ihr Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeit eingehalten werden. Er ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen die Höchstarbeitszeit nicht überschreiten und zwischen einzelnen Schichten die Ruhezeit einhalten.

Wer darf die erfasste Zeit einsehen?

Ihr Arbeitgeber hat Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen über Ihre aufgezeichnete Arbeitszeit zu unterrichten und Ihnen ein Einsichtsrecht zu gewähren. Nach § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen Daten von Beschäftigten darüber hinaus nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen zudem nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung notwendig ist.

Wer prüft, ob Ihr Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht einhält?

Da bis dato weder eine Gesetzesänderung in Kraft getreten ist noch ein diesbezügliches neues Gesetz, richtet sich die Überprüfung der Arbeitszeiterfassung nach den bisherigen Vorschriften hinsichtlich der Arbeitszeit und des Arbeitsschutzes. Danach erfüllen die Aufsichtsbehörden diese Pflicht. Das sind in vielen Bundesländern die Gewerbeaufsichtsämter. Es handelt sich allerdings um länderspezifische Entscheidungen. Sie müssten im Zweifel prüfen, wer die Aufsichtsbehörde in Ihrem Bundesland ist.

Was passiert bei einer Pflichtverletzung?

Die BAG-Entscheidung aus dem September 2022 gilt spätestens seit der Veröffentlichung der Urteilsbegründung im Dezember 2022 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen. Unternehmen, die ihrer Verpflichtung nicht nachkommen, befinden sich in einem „rechtswidrigen Zustand“. Wie das auf Dauer sanktioniert wird, ist zurzeit noch nicht absehbar. Der Referentenentwurf sieht eine Geldbuße von bis zu 30.000 € vor (§ 22 Abs. 2 RefE-ArbZG). Eine entsprechende Sanktion ist zurzeit eher unwahrscheinlich. Zurzeit können und sollten Sie als Betriebsrat sich an den Sanktionen für Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz orientieren. Danach können Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz nach § 25 ArbSchG mit Bußgeldern von bis zu 25.000 € geahndet werden.

Gilt die Arbeitszeiterfassung auch bei der Vertrauensarbeitszeit?

Die Möglichkeit der Vertrauensarbeitszeit soll durch die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nicht beeinträchtigt werden. Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem der Arbeitgeber auf die Festlegung der Lage, also von Beginn und Ende der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichtet. Das heißt, die profitierenden Kolleginnen und Kollegen entscheiden eigenverantwortlich. Ihr Arbeitgeber soll also auch nach Einführung einer entsprechenden gesetzlichen Regelung weiterhin darauf vertrauen können, dass Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihren Pflichten nachkommen. Unabhängig von etwaigen möglichen Änderungen hat Ihr Arbeitgeber aber stets sicherzustellen, dass er Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zur Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten erkennt. Das regelt § 16 Abs. 4 des Referentenentwurfs und eine zumindest ähnliche Lösung wird es aus heutiger Sicht auch in einem entsprechenden Gesetz geben. Das ist auch sinnvoll. Schließlich wünschen sich immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine höhere Flexibilität. Andererseits ist die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitschutzes, also der täglichen Höchstarbeits- und Ruhezeiten, wichtig, da sie der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer dienen. Sie sind im Übrigen auch heute schon bei der Vertrauensarbeitszeit einzuhalten.

Wie kann die Arbeitszeiterfassung bei der Vertrauensarbeitszeit gewährleistet werden?

Ihr Arbeitgeber kann die Arbeitszeiterfassung auch weiterhin delegieren. Er kann Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen auffordern, die Arbeitszeit eigenständig zu erfassen. Als Betriebsrat setzen Sie sich am besten dafür ein, dass er die Erfassung dann in regelmäßigen Abständen, z. B. monatlich, kontrolliert.

Um Verletzungen der Arbeitsschutz-Regelungen vorzubeugen, ist es sinnvoll, bereits jetzt ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem zu installieren und in diesem eine automatische Warnfunktion zu integrieren, wenn eine Kollegin bzw. ein Kollege z. B. die Grenze der Höchstarbeitszeit überschreitet.

Wie ist das mit Pausen und Überstunden?

Bis dato fehlt es an einer Gesetzesänderung bzw. an einem diesbezüglichen neuen Gesetz. Es besteht lediglich die Verpflichtung, die tägliche Arbeitszeit zu erfassen. Die Arbeitszeiterfassung und auch eine mögliche Überprüfung richten sich nach den bisherigen Vorschriften hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsschutz. Lesen Sie dazu Frage 19 auf Seite 8.

Zur Erfassung der Arbeitszeit gehört es auch, jede Unterbrechung der Arbeitszeit und damit also die Pausen auszuweisen. Schließlich hat Ihr Arbeitgeber unter Arbeitszeitgesichtspunkten sicherzustellen, dass die Pausen eingehalten werden. Setzen Sie sich dafür ein, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen ihre Pausenzeiten beachten und entsprechend vermerken.

Wie geht man damit um, wenn Pausen nicht eingehalten werden?

„Wir haben das Problem, dass Kolleginnen und Kollegen immer wieder nur 20 statt 30 Minuten pausieren. Sie versuchen, ihre Pause so kurz wie möglich zu halten, um früher Feierabend machen zu können.“

Ihr Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Pausenzeiten verantwortlich. Er hat dafür zu sorgen, dass Ihre betroffenen Kolleginnen und Kollegen die Pausen korrekt einhalten. Fordern Sie ihn auf, das nachzuhalten und sich darum zu kümmern.

Inwieweit erfüllen wir die Voraussetzungen der Arbeitszeiterfassung?

„Wir haben in unserem Betrieb eine elektronische Arbeitszeiterfassung. Diese wird allerdings nicht von den Kolleginnen und Kollegen genutzt, die auf Basis von Vertrauensarbeitszeit tätig sind.“

Sofern die Kolleginnen und Kollegen, die auf Grundlage von Vertrauensarbeitszeit arbeiten, ihre tatsächlichen täglichen Arbeitszeiten dennoch erfassen, z. B. händisch auf einem Stundenzettel, kommen sie den momentanen Vorgaben, die sich aus der BAG-Entscheidung ergeben, nach. Die Arbeitszeit müssten allerdings inzwischen auch alle Beschäftigten, die auf Basis der Vertrauensarbeitszeit tätig werden, erfassen.

Müssen auch unsere außertariflichen Kolleginnen und Kollegen die Arbeitszeit erfassen?

Ja, nach der BAG-Entscheidung haben alle Beschäftigten die Arbeitszeit zu erfassen. Von dieser Pflicht sind lediglich die Kolleginnen und Kollegen ausgenommen, für die Ausnahmeregelungen gelten (siehe Antwort zu Frage 6).

Welche Auswirkungen hat eine Betriebsvereinbarung zur flexiblen Arbeitszeit?

„Wir haben eine Betriebsvereinbarung zur flexiblen Arbeitszeit. Damit müsste doch das Thema Arbeitszeiterfassung bei außertariflichen Kolleginnen und Kollegen entfallen?“

Regeln in Betriebsvereinbarungen dürfen nicht schlechterstellen

Das ist zum momentanen Zeitpunkt schwierig zu beurteilen. Gäbe es bereits ein Gesetz, das die Arbeitszeiterfassung auch für außertarifliche Kolleginnen und Kollegen regelt, müsste die Betriebsvereinbarung dahingehend angepasst werden. Denn die Regelungen in einer Betriebsvereinbarung dürfen für die Beschäftigten nicht schlechter sein als ein Gesetz. Davon wäre allerdings auszugehen, wenn ein Gesetz die Arbeitszeiterfassung aller regelt, da Hintergrund der Verpflichtung eine bessere Verwirklichung des Arbeitsschutzes ist.

Bis dato wird die Verpflichtung aus der BAG-Stechuhr-Entscheidung aus dem September 2022 hergeleitet, aus der allerdings klar hervorgeht, dass alle Beschäftigten ihre tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen haben.

Gesetz abwarten

Da die Gesamtsituation zurzeit in den Einzelheiten wenig konkret ist und deshalb allgemein davor zurückgescheut wird, Verstöße zu sanktionieren, würde ich an Ihrer Situation zurzeit nichts ändern und abwarten, wie das Gesetz letztlich ausgestaltet ist. Ihr Arbeitgeber riskiert allerdings, von der Aufsichtsbehörde angemahnt zu werden.

Sollte Ihrem Arbeitgeber das widerfahren, sollte er prüfen, was die Aufsichtsbehörde verlangt. Zudem sollte er Beratung durch einen Sachverständigen, z. B. einen Rechtsanwalt, einholen, um abzuschätzen, wie man am besten reagiert.

Grundsätzlich ist es sicherlich sinnvoll, wenn Sie sowie allen anderen betroffenen Kolleginnen und Kollegen Ihre täglichen Arbeitszeiten dokumentieren. So können Sie im Zweifel den Nachweis führen.