Wie und vor allem wann Sie als Frauen- und Gleichstellungs­beauftragte oder Vertrauensfrau zu beteiligen sind

Sicher kennen Sie das auch aus Ihrer Praxis: Wieder einmal ist eine Entscheidung gänzlich an Ihnen vorbeigegangen oder aber Sie werden zu spät über Vorgänge informiert und zu spät beteiligt. Wann der richtige Beteiligungszeitpunkt ist und in welchem Umfang Sie zu beteiligen sind, lesen Sie nachstehend.

Zeitnahe Unterrichtung muss sein

Zur Wahrnehmung Ihrer Beteiligungsrechte sehen die Gleichstellungsgesetze in der Regel zunächst die rechtzeitige beziehungsweise unverzügliche und umfassende Unterrichtung durch die Dienststelle vor (siehe etwa § 20 Bundesgleichstellungsgesetz und vergleichbare Länderregelungen). Das Recht auf Unterrichtung bezieht sich – entweder kraft ausdrücklicher Regelung oder aus dem Zweck der Aufgabenerfüllung heraus – auf alle mit den Aufgaben der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten in Zusammenhang stehenden Angelegenheiten.

Planungsstadium

Rechtzeitig bedeutet so zeitnah, dass Sie noch Gelegenheit haben, durch Anregungen und Stellungnahmen an der Entscheidungsfindung mitzuwirken und das Ergebnis zu beeinflussen. Nicht rechtzeitig ist die Unterrichtung dann, wenn entweder bereits eine Entscheidung getroffen wurde oder durch Vorentscheidungen schon vollendete Tatsachen geschaffen wurden, sodass die Maßnahme für Sie nicht mehr gestaltungsfähig ist. Die Unterrichtungspflicht setzt nicht erst ein, wenn eine mitwirkungspflichtige Maßnahme konkret beabsichtigt ist, sondern – zum Beispiel in komplexen Angelegenheiten wie Maßnahmen der Arbeitsorganisation in der Dienststelle (Einrichtung von Teilzeitarbeitsplätzen) – bereits im Planungsstadium. Denn eine Unterrichtung ist nur sinnvoll, wenn Ihnen Zeit und Gelegenheit für Besprechungen und Diskussionen bleiben, um zu einem auch für Sie akzeptablen Ergebnis zu kommen. Hierfür ist eine Unterrichtung zeitgleich mit der Einleitung einer konkreten Maßnahme in aller Regel zu spät. Als nicht rechtzeitig ist eine Unterrichtung auch dann anzusehen, wenn Sie zeitgleich mit der Personalvertretung unterrichtet werden.

Umfassende Unterrichtung

Die Unterrichtungspflicht ist umfassend, das heißt, sie erstreckt sich auf alle Informationen und Unterlagen, die mit der geplanten Maßnahme in Zusammenhang stehen und für Sie bei der Beurteilung der Maßnahme von Bedeutung sein könnten. Dies sind mindestens alle Informationen, die auch der Dienststellenleitung und der Personalabteilung zur Verfügung stehen. Maßstab ist hierbei, dass eine „objektive“ Frauenbeauftragte die Information zur Erfüllung ihrer Kontrollaufgabe für bedeutsam hält, also die Erforderlichkeit. Davon erfasst sind sowohl mündliche Informationen und Auskünfte als auch die Unterrichtung durch schriftliche Unterlagen, ohne dass es der ausdrücklichen Normierung einer diesbezüglichen Vorlagepflicht bedarf. Soweit Sie das Recht auf Vorlage von Unterlagen haben, bedeutet dies, dass Ihnen die Unterlagen zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen sind, und zwar entweder im Original oder in einer vollständigen Kopie.

Ihre Dienststelle muss tätig werden

Die Unterrichtungspflicht ist weder abhängig von einem konkreten Antrag noch von Ihrer Initiative. Vielmehr muss die Dienststellenleitung von sich aus tätig werden, sobald sie eine mitwirkungspflichtige Maßnahme plant. Falls erforderlich, können Sie zusätzliche Auskünfte verlangen, die Ihnen ebenfalls im Rahmen der Unterrichtungspflicht zu erteilen sind.

Anhörungsrecht

Darüber hinaus schreiben einige Gesetze ausdrücklich eine Anhörungspflicht korrespondierend mit einem Recht zur Stellungnahme fest. Diese Regelungen haben lediglich klarstellende Funktion, denn Gelegenheit zur Stellungnahme ist Ihnen bereits aufgrund Ihrer allgemeinen Beteiligungsaufgaben zu gewähren.

Stellungnahme/Votum

Zur Abgabe Ihrer Stellungnahme / Ihres Votums ist Ihnen eine angemessene Frist zu gewähren, die in der Regel zwischen 1 und 2 Wochen betragen sollte. Für die Abkürzung dieser Frist müssen außergewöhnliche Umstände vorliegen, die nicht „hausgemacht“ sind und auch nicht zur faktischen Ausschaltung Ihrer Rechte missbraucht werden dürfen.

Ablauf des Beteiligungsverfahrens

1. Unterrichtung durch die Dienststelle bereits im Planungsstadium der Maßnahme
2. Einholung weiterer Einkünfte/Unterlagen
3. erforderlichenfalls Besprechung der Angelegenheit, Klärung von Rückfragen etc. oder Anhörung
4. Stellungnahme/Votum
5. Entscheidung über Maßnahme durch Dienststellenleitung und Mitteilung dieser Entscheidung an Gleichstellungsbeauftragte
6. gegebenenfalls Einspruch/Widerspruch/Beanstandung innerhalb der Fristen