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Antworten auf die wichtigsten Fragen aus der Praxis zur Urlaubsplanung

08. März 2021
bundesurlaubsgesetz betriebsrat Bild von Janina Dierks / Adobe Stock

Lesezeit 3,5 Minuten

Die Urlaubsplanung führt in den Betrieben immer wieder zu Auseinandersetzungen. Oft wollen alle Beschäftigten gleichzeitig in den Urlaub gehen. Planen zu viele Arbeitnehmer Urlaub zur gleichen Zeit, führt das meist dazu, dass der Arbeitgeber sich in gewissem Rahmen querstellt. Gerade in diesem Jahr - inmitten der Corona-Pandemie - ist eine gute Planung unter verschiedenen Gesichtspunkten wichtig. Schließlich wird es vermutlich im Sommer noch enger als sonst, weil der eine oder andere Oster- oder Pfingsturlaub nicht genommen wurde. Hinzu kommt, dass ein Urlaubsplan wichtig ist, um Ihre Ansprüche bei einer eventuell angemeldeten Kurzarbeit zu retten. Mit einer Urlaubsliste und einem daraus resultierenden Urlaubsplan können Sie also unnötigen Ärger vermeiden.

§ 7 Abs. 1 BUrlG

(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.

Was ist ein Urlaubsplan?

Ein Urlaubsplan ist eine Richtlinie, wie der Urlaub während des gesamten Jahres oder während der Urlaubssaison gewährt werden soll. Ihr Arbeitgeber legt im besten Fall den Urlaubsplan als Betriebsvereinbarung mit Ihnen fest. Denn der Urlaub ist für Ihre Kolleginnen und Kollegen enorm wichtig, um sich von den Strapazen monatelanger Arbeit zu erholen. Deshalb haben Sie als Betriebsrat im Hinblick auf dieses Thema eine große Verantwortung. Ihre Kollegen erwarten dabei von Ihnen, dass Sie Ihre Mitbestimmung im Interesse der Belegschaft voll ausschöpfen.

Welche Aspekte sollten Sie in einer Betriebsvereinbarung berücksichtigen?

Wenn Sie die folgenden Punkte in Ihrer Betriebsvereinbarung regeln, sind Sie gut aufgestellt:

► die verbindlichen Urlaubstermine aus der Urlaubsliste (siehe Urlaubsliste)

► bis zu welchem Zeitpunkt die Urlaubsliste ausgelegt bzw. Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung gestellt werden muss,

► welche Eintragungsfrist für Sie und Ihre Kollegen gilt,

► die Reihenfolge, nach der Ihr Arbeitgeber die Urlaubswünsche Ihrer Kolleginnen und Kollegen berücksichtigt, vor allem wenn bestimmte Urlaubszeiten sehr gefragt sind,

► wie etwaiger Urlaub beantragt werden muss, z. B. immer schriftlich oder immer durch Eintrag in die Urlaubsliste,

► eventuell wie die Vertretungen während der Urlaubszeit geregelt werden,

► Zeiten der Urlaubssperre sowie

► ggf. Betriebsurlaub.

Der Urlaubsplan legt also fest, wie der Urlaub im Unternehmen konkret vergeben wird.

Beispiel: Sinnvolle Reihenfolge

Wünschen alle Arbeitnehmer Urlaub während der Schulferien, kommen zunächst diejenigen mit Kindern zum Zuge, die schon länger keinen Urlaub während der Schulferien mehr hatten. Gibt es widerstreitende Interessen bei kinderlosen Kollegen, gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Sie haben ein Initiativrecht

Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Betrieb ein Urlaubsplan aufgestellt wird. Sie haben ein Initiativrecht. Sie können also die Initiative für die Regelungen ergreifen und notfalls die Einigungsstelle anrufen, falls sich Ihr Arbeitgeber z.B. nicht auf eine Betriebsvereinbarung zu dem Thema einlassen will. Als Argument für Ihre Position können Sie Folgendes anbringen: Vom Urlaubsplan profitieren alle Seiten: Der Urlaub muss nicht mehr gesondert für jeden einzelnen Arbeitnehmer erteilt, kann reibungsloser beantragt sowie gewährt werden. Das spart Zeit und sorgt für Planungssicherheit, sowohl bei Ihrem Arbeitgeber als auch bei Ihren Kolleginnen und Kollegen.

Wie unterscheiden sich Urlaubsliste und Urlaubsplan?

Beschäftigt Ihr Arbeitgeber viele Arbeitnehmer, ist eine Urlaubsliste sinnvoll. Sie wird in der Regel am Ende des vorangegangenen oder zu Beginn des laufenden Jahres ausgelegt. In die Liste können Ihre Kolleginnen und Kollegen ihre konkreten Urlaubswünsche für das aktuelle Jahr eintragen.

Ist der Urlaubsplan verbindlich?

Sind sich alle Beteiligten über die Wünsche in der Urlaubsliste einig, wird aus der Urlaubsliste ein Urlaubsplan. Dieser ist dann verbindlich, sodass der Urlaub nicht mehr gesondert erteilt werden muss.

! Achtung: Urlaubsliste ist noch nicht verbindlich

Das Eintragen des Urlaubs in die Urlaubsliste hat hingegen noch keinen rechtlich verbindlichen Charakter. Der Eintrag ist mit der sonstigen förmlichen Beantragung von Urlaub vergleichbar. Die Entscheidung über den Urlaub trifft dann grundsätzlich Ihr Arbeitgeber.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Entscheidung verzögert?

Wartet Ihr Arbeitgeber mit der Entscheidung über den in der Liste beantragten Urlaub zu lange und ist im Urlaubsplan nichts geregelt, wird auch eine Urlaubsliste verbindlich. Das heißt: Ihr Arbeitgeber kann die Urlaubsanträge nicht einfach aussitzen. Entscheidet er nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums über einen Urlaubswunsch, darf Ihr Kollege von einer Genehmigung ausgehen.

Was insoweit angemessen ist, hängt davon ab, wann Ihr Kollege den Antrag auf Urlaub für welchen Zeitraum stellt. Bei einer Beantragung des Sommerurlaubs zu Beginn des Kalenderjahres sind in der Regel 6 bis 8 Wochen Entscheidungsfrist angemessen.

§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG

(1) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: [...]



5. Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans sowie die Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn zwischen dem Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird.

! Achtung: Urlaubswunsch hat Vorrang

§ 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) stellt klar: Ihre sowie die Wünsche Ihrer Kollegen für den Zeitpunkt des Urlaubs haben Vorrang. Ihr Arbeitgeber darf ein Urlaubsgesuch nur ablehnen, wenn der Berücksichtigung der Wünsche

1. dringende betriebliche Belange oder

2. Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.

Sind elektronische Urlaubslisten erlaubt?

Die meisten Arbeitgeber verwenden ein EDV-Programm für die Erstellung einer Urlaubsliste. Das ist für alle Beteiligten praktisch. Und es ist auch legitim, wenn alle Mitarbeiter in irgendeiner Form auf das EDV-System zugreifen können. Einen Anspruch auf einen Papierausdruck haben sie dann nicht mehr.

Wie bestimmen Sie beim Thema Urlaub mit?

Ihre Beteiligung bei Urlaubsfragen richtet sich nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Danach haben Sie, sofern eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, folgende Mitbestimmungsrechte:

► bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und eines Urlaubsplans sowie

► bei der Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für den einzelnen Arbeitnehmer, soweit zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird.

Ihr Mitbestimmungsrecht bei der Festsetzung der zeitlichen Lage greift nur ein, wenn sich Ihr Arbeitgeber und Kollegen nicht auf eine Festlegung des Urlaubs einigen können. Ihr Arbeitgeber muss in diesen Fällen die Initiative ergreifen und Sie einschalten.

Erteilt Ihr Arbeitgeber den Urlaub entsprechend den Wünschen des Kollegen, liegt ein Einverständnis vor und Ihre Mitbestimmung greift nicht mehr. Dieses Mitbestimmungsrecht kommt übrigens vor allem dann in Betracht, wenn kein Urlaubsplan besteht.

Ihre Aufgabe ist die Schlichtung

Werden Sie als Betriebsrat in diesem Fall beteiligt, haben Sie eine Schlichtungsfunktion. Achten Sie in solchen Fällen darauf, dass Sie nicht als Interessenvertreter nur des betroffenen Kollegen auftreten, sondern als Repräsentant aller Beschäftigten. Ihre Aufgabe besteht vor allem darin, eine gerechte Abwägung der Wünsche der Mitarbeiter einerseits und der betrieblichen Belange andererseits sicherzustellen.

§ 7 Abs. 2 BUrlG



(2) Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dass dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen.

Bestimmen Sie bei Änderungen des Urlaubsplans mit?

Arbeitnehmer, die bereits zu Beginn des Jahres sämtliche Urlaubswünsche festlegen sollen, sind damit unter Umständen überfordert und tragen deshalb nur vorläufig irgendetwas ein. Das führt nicht selten dazu, dass sich im Laufe des Jahres noch das eine oder andere im Urlaubsplan ändert.

Sollte der bereits festgelegte und genehmigte Urlaub nachträglich wieder geändert werden, gilt für Ihre Mitbestimmung Folgendes:

► Spätere Änderungen wegen persönlicher Wünsche einzelner Arbeitnehmer unterliegen nicht Ihrem Mitbestimmungsrecht. Die Beschäftigten haben einen einklagbaren Anspruch auf Änderungen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

► Möchte Ihr Arbeitgeber im Einzelfall einen Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen widerrufen, unterliegt dies ebenfalls nicht Ihrem Mitbestimmungsrecht.

► Soll aber der Urlaubsplan komplett oder in Teilen geändert werden, geht das nicht ohne Sie. Dann reden Sie wieder mit.

Übersicht: Betriebsvereinbarung Urlaubsgrundsätze

RegelungsinhalteGeklärt
Alle Mitarbeiter beantragen bis spätestens ... ihren Urlaub für das Folgejahr auf der entsprechenden Urlaubsliste. Diese hängt ab ... aus bzw. ist ab ... im Intranet freigeschaltet.
In die Urlaubsliste kann bereits der gesamte Jahresurlaub für das Folgejahr beantragt werden. Falls Arbeitnehmer dies wünschen, können sie eine Woche ihres Urlaubs noch offenlassen.
Die Lage des Urlaubs richtet sich nach den Wünschen der Arbeitnehmer, falls nicht Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, oder dringende betriebliche Wünsche entgegenstehen.
Der jeweilige Abteilungsleiter prüft die Urlaubswünsche seiner Abteilung unverzüglich. Ist absehbar, dass nicht allen Urlaubswünschen antragsgemäß entsprochen werden kann, teilt er dies dem Betriebsrat unverzüglich mit.
Die Betriebsparteien beraten die Urlaubswünsche mit dem Ziel der Einigung.
Der daraus resultierende Urlaubsplan soll bis ... bekannt gegeben werden, vorzugsweise durch Aushang und im Intranet. Mit der Bekanntgabe ist der Urlaubsplan für alle Seiten verbindlich.
Kommt der Urlaubsplan nicht termingerecht zustande, wird die Belegschaft unverzüglich über die Verspätung unterrichtet.
Erzielen Arbeitgeber und Betriebsrat bei den Verhandlungen über den Urlaubsplan keine Einigung, entscheidet die Einigungsstelle verbindlich.
Ein genehmigter, verbindlicher Urlaubsplan kann nicht einseitig vom Arbeitgeber geändert werden. Die Änderung bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Betriebsrats.
Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern haben bei Urlaubsanträgen, die die Schulferien betreffen, grundsätzlich Vorrang. Können aus betrieblichen Gründen nicht alle Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern den gesamten Urlaub in den Ferien nehmen, ist Teilurlaub möglich, der eine aufeinanderfolgende Abwesenheit gleichrangiger Mitarbeiter vorsieht.
Ist auch das nicht möglich, werden Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern, die aus organisatorischen Gründen in den Sommerferien keinen Urlaub nehmen konnten, im darauffolgenden Jahr vorrangig behandelt.

Downloads zum Thema

Im Zweifel entscheidet die Einigungsstelle

Können Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber nicht einigen, entscheidet die Einigungsstelle nach § 87 Abs. 2 BetrVG. Auch sie muss die in § 7 Abs. 1 BUrlG festgelegten Grundsätze berücksichtigen. Danach steht an erster Stelle der Wunsch des Arbeitnehmers. Dessen Urlaubswunsch ist gegen die aus sozialen Gründen berechtigten konkurrierenden Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer und gegen dringende betriebliche Erfordernisse abzuwägen.

Kann ein Kollege seinen Urlaubswunsch einklagen?

Unabhängig vom Einigungsstellenverfahren kann ein Beschäftigter seinen Wunschurlaub beim Arbeitsgericht einklagen. Er kann seinen Urlaubsanspruch auch bereits vor Abschluss des Mitbestimmungsverfahrens per Klage durchsetzen. Das Gericht gewährt den Urlaubswunsch, wenn diesem keine dringenden betrieblichen Belange oder Urlaubswünsche anderer Kolleginnen und Kollegen entgegenstehen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.

Urlaubsgrundsätze: Diese Aspekte sollten Sie unbedingt berücksichtigen

Die folgenden Regelungspunkte sollten Sie bei Abschluss einer Betriebsvereinbarung zu Urlaubsgrundsätzen auf jeden Fall mit Ihrem Gremium und Ihrem Arbeitgeber diskutieren und in irgendeiner Form in der Vereinbarung festlegen.       

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