Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind für Arbeitgeber bereits dann relevant, wenn das Bewerbungsverfahren beginnt. Sobald die Bewerberin oder der Bewerber entsprechende Unterlagen einreicht, unterliegt deren Bearbeitung und Weiterverarbeitung den datenschutzrechtlichen Regelungen. Wir geben einen Überblick darüber, was der Arbeitgeber zu beachten hat.
Welche Daten dürfen gespeichert werden?
Allgemeine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten ist § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG. Die Vorschrift besagt, dass das Speichern von personenbezogenen Daten zulässig ist, wenn dies zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist. Außerdem darf der Arbeitgeber die entsprechenden Informationen für die Auswahlentscheidung, also den Vergleich zwischen mehreren Bewerbern, heranziehen.
Die Bewerberin oder der Bewerber hat ein Informationsrecht bezüglich der Nutzung seiner Daten. Ist hier eine Datenschutzerklärung, die entweder bereits in der Stellenausschreibung zu finden ist oder die der Bewerber unmittelbar nach Einsendung seiner Unterlagen erhält. Das geht beispielsweise per Mail.
In der Datenschutzinformation muss der Bewerber auf folgende Punkte hingewiesen werden:
- Kontaktinformationen des (zukünftigen) Arbeitgebers bzw. der Stelle, die seine Daten, die in der Bewerbung offengelegt wurden, verarbeitet
- Rechtsgrundlage der Verarbeitung (oben genannte Vorschrift)
- Speicherdauer und Zeitpunkt, in dem die Bewerberdaten wieder gelöscht werden (etwa, wenn keine Einstellung erfolgen konnte und das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist)
- Weitere Empfänger der Bewerbung, etwa eine andere Abteilung im Haus oder eine Tochterfirma des Unternehmens
- Hinweis auf Beschwerde- und Widerrufsrecht
- Hinweise auf Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht der gespeicherten Daten
Was gilt für Zugriffsbeschränkungen?
Grundsätzlich sind die Daten des Bewerbers diskret zu behandeln. Der Arbeitgeber hat zu vermeiden, dass andere Mitarbeiter, die nicht unmittelbar für die Bearbeitung der Unterlagen zuständig sind, Zugriff auf die Daten erhalten. In der Regel reicht es aus, wenn der Geschäftsführer, der Team- oder Abteilungsleiter sowie die zuständigen Personalsachbearbeiter Zugang zu den Daten erhalten.
Zukünftige Kollegen des Bewerbers sind nicht unmittelbar mit der Bearbeitung der eingesendeten Unterlagen betraut und dürfen daher keinen Zugriff auf diese erhalten. Stellt sich der Bewerber aber freiwillig vor oder willigt in ein Gespräch mit den zukünftigen Kollegen aus der Abteilung ein, gilt selbstverständlich etwas anderes. Wichtig ist, dass Bewerberinnen und Bewerber selbst entscheiden, wer Zugang zu ihren persönlichen Daten erhält.
Wie lange darf der Arbeitgeber die Daten von Bewerbern speichern?
Rechtsgrundlage für die Löschung gespeicherter Bewerberdaten ist Art. 17 Abs.1 DSGVO. Die Vorschrift besagt im Kern, dass Daten, die nicht mehr für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, benötigt werden, wieder zu löschen sind. Das ist insoweit auch nur logisch, denn wenn das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, benötigt der Arbeitgeber die Informationen aus diesem Anlass nicht mehr. Selbiges gilt auch, wenn der Bewerber seine Bewerbung zurückzieht.
Möchte der Arbeitgeber den Bewerber in einen sogenannten „Bewerberpool“ aufnehmen, damit er bei Interesse später wieder auf ihn zurückkommen kann, ist eine entsprechend längere Speicherung zulässig. Das gilt auch, wenn es nicht zu einer Einstellung kam, der Arbeitgeber den Bewerber auf weitere offene Stellen in Zukunft hinweist und ihn fragt, ob er seine Daten aus diesem Grund zurückstellen und aufbewahren darf.
Auch hier gilt also das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Willigt der Bewerber ein, ist eine Verarbeitung seiner Daten auch zulässig. Denn BDSG und DSGVO regeln in erster Linie die Speicherung ohne entsprechendes Einverständnis.
Fazit: Achten Sie auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Grundlagen
Auch während des Bewerbungsverfahrens müssen Arbeitgeber die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des BDSG und der DSGVO einhalten. Als Betriebsrat ist es Ihre Aufgabe, den richtigen Umgang mit Bewerberdaten zu überwachen. Mehrheitlich obliegt diese Tätigkeit aber dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Grundsätzlich raten wir hier zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
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