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Bewerbung vertraulich behandeln: Wie viel Diskretion ist nötig?

17. Februar 2021
bewerbung vertraulich behandeln Bild von magele-picture / Adobe Stock

Bereits vor dem Bewerbungsgespräch treffen Arbeitgeber diverse Pflichten, die ihnen in erster Linie die Datenschutz-Grundverordnung auferlegt. Denn: Unternehmen müssen eine Bewerbung vertraulich behandeln und dürfen die darin offengelegten höchstpersönlichen Informationen des Bewerbers nicht ohne dessen Einverständnis speichern oder weitergeben. Wir geben Ihnen als Betriebsrat einen Überblick zu einschlägigen Gesetzen sowie Rechten und Pflichten des Arbeitgebers.

Diskrete Bewerbung: Wann dürfen Arbeitgeber Daten verarbeiten?

Zugegeben: Die Regelungen der DSGVO sind vielfältig und können schnell für Verwirrung sorgen. Das gilt auch für die Frage, ab wann der Arbeitgeber den potenziellen Bewerber über die Verarbeitung seiner Daten unterrichten muss.

An dieser Stelle gilt: Für die Verarbeitung der Daten muss das Unternehmen zunächst keine Einwilligung des Bewerbers einholen. Denn die Absendung der Bewerbungsunterlagen – egal, ob auf den Postweg oder online – kann als Einverständnis für die zweckentsprechende Verwendung der Daten gewertet werden. Auch ein Hinweis muss, soweit die Daten für Bewerbungszwecke verarbeitet werden, nicht erfolgen.

Speicherung von Daten: Einwilligung des Bewerbers ist Pflicht

Viele Arbeitgeber nehmen Bewerber in eine Kartei, auf die sie bei späterem Interesse an einer Zusammenarbeit zugreifen, auf. Ab diesem Zeitpunkt gilt, dass der Bewerber über die Speicherung seiner Daten informiert werden muss. Die Information sollte enthalten:

  • Wie lange die Daten gespeichert werden.
  • Für welchen Zweck die Informationen aufbewahrt werden.
  • An wen sich der Bewerber zwecks Löschung seiner Daten wenden kann.

Da Unternehmen jede Bewerbung vertraulich behandeln müssen, ist eine über die eigentlichen Bewerbungszwecke hinausgehende Nutzung (etwa für Werbemaßnahmen) grundsätzlich unzulässig.

Ausnahme: Der Bewerber hat jeglicher geplanten Datenverwendung ausdrücklich zugestimmt.

  • Muster-Betriebsvereinbarung Datenschutz nach Geltung der DSGVO

Bewerbungen sichten und aufbewahren: Wer darf das?

Die Datenschutz-Grundverordnung sowie inhaltsgleiche Vorschriften im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fordern, mit persönlichen Daten sparsam umzugehen. Dies gilt nicht nur, wenn der Bewerber einen sogenannten Sperrvermerk auf seiner Bewerbung angebracht hat, sondern bereits kraft Gesetzes. Für das Bewerbungsverfahren bedeutet die Regelung insbesondere, dass nur diejenigen Zugang zu Bewerbungsunterlagen erhalten sollen, die auch tatsächlich an der Einstellung oder Ablehnung eines Bewerbers beteiligt sind. Dazu gehören Personalabteilung, Geschäftsführung, Betriebsrat und Gleichstellungsbeauftragte.

Für die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen gilt es – auch hier wegen des Grundsatzes, Bewerbungen möglichst vertraulich zu behandeln – zwischen Einstellung und Ablehnung zu unterscheiden:

  • Im Falle einer Anstellung landet die Bewerbung in der Personalakte des Mitarbeiters. Dort bleibt sie auf unbestimmte Zeit (beziehungsweise bis zur Vernichtung/Entsorgung der Akte).
  • Wird der Bewerber abgelehnt, sollten die Unterlagen für drei bis sechs Monate, in denen der Abgelehnte einen Anspruch nach dem AGG geltend machen kann, aufbewahrt werden. Für den Arbeitgeber sind sie eine wichtige Argumentationsgrundlage, sollte es zum Streit kommen.

Als Betriebsrat sollten Sie ein wachsames Auge darauf haben, dass Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern innerhalb einer vertretbaren Frist vernichtet und/oder gelöscht werden. Sollen Daten für spätere Recruiting-Zwecke gespeichert werden, achten Sie auf eine ordnungsgemäße Zustimmung des Bewerbers.

Fazit: Bewerbung vertraulich behandeln – vielseitige Rechte und Pflichten für beide Seiten

Arbeitgeber müssen Bewerbungen vertraulich behandeln – das regeln DSGVO und BDSG. Als Betriebsrat müssen Sie auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften achten. Gleichzeitig sollten Sie den Arbeitgeber auf Verstöße hinweisen und Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite stehen.

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