Wie Sie die Betriebsratssitzung rechtssicher einberufen und gut vorbereiten

Alle wichtigen Aufgaben und Entscheidungen, die Sie haben bzw. treffen müssen, werden in Betriebsratssitzungen besprochen. Die Sitzungen bieten Ihnen Gelegenheit, sich auszutauschen und Ihre Aufgaben gemeinsam zu bewältigen. Sie sind enorm wichtig für Ihre Gremiumsarbeit. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie jede Sitzung gut vorbereiten und effektiv durchführen. Davon profitieren alle Gremiumsmitglieder.

Betriebsratsvorsitzender muss Sitzungen einberufen

Betriebsratssitzungen müssen Sie von Anfang an organisieren. Denn spätestens eine Woche nach dem Wahltag muss der Wahlvorstandsvorsitzende alle Betriebsratsmitglieder zu einer konstituierenden Sitzung einladen, § 29 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Auf dieser Sitzung bestellt der neue Betriebsrat aus seiner Mitte einen Wahlleiter und anschließend den Betriebsratsvorsitzenden. Dieser ist ab dem Zeitpunkt seiner Wahl für die Einberufung aller weiteren Sitzungen zuständig (§ 29 Abs. 2 BetrVG). Er bestimmt auch den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Sitzungen.

! ACHTUNG: Auch andere können ausnahmsweise eine Sitzung verlangen

Ausnahmen bestätigen die Regel. Spricht sich mindestens 1/4 aller Betriebsratsmitglieder oder Ihr Arbeitgeber für die Einberufung einer Sitzung aus, muss der Betriebsratsvorsitzende handeln und eine Sitzung einberufen (§ 29 Abs. 3 BetrVG). Und zwar auch dann, wenn er selbst nicht von der Notwendigkeit überzeugt ist.

Was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten

Eine effektive und erfolgreiche Sitzung muss gut vorbereitet werden. Zunächst müssen Sie als Vorsitzender einen Termin festlegen. Den Zeitpunkt können Sie bestimmen. Da aber möglichst alle Mitglieder des Gremiums teilnehmen sollten, sprechen Sie – je nach Größe Ihres Gremiums – vorher am besten mit Ihren Kollegen. Fragen Sie sie, ob ihnen der von Ihnen anvisierte Termin passt.

! ACHTUNG: Rücksicht auf betriebliche Belange nehmen

Die Sitzungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt. Sie als Betriebsrat müssen dabei auf die betrieblichen Notwendigkeiten Rücksicht nehmen. Zudem müssen Sie Ihren Arbeitgeber rechtzeitig über den Zeitpunkt der Sitzung informieren.

Welche Fragen eine gute Einladung beantwortet

Als Betriebsratsvorsitzender sind Sie für die ordnungsgemäße Einladung aller teilnahmeberechtigten Personen verantwortlich. Eine gute Einladung beantwortet folgende Fragen: Wer? Wann? Wo? Was? Wie?

Zumindest müssen aus der Einladung der Ort und der Zeitpunkt sowie eine aussagekräftige Tagesordnung hervorgehen (§ 29 Abs. 2 BetrVG). Die Einladung muss zudem rechtzeitig an alle Teilnehmer der Sitzung verschickt werden.

Wenn die Einladung per E-Mail verschickt wird

Die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1 in vielen Betrieben. Deshalb werden auch Einladungen zu Betriebsratssitzungen immer wieder per E-Mail verschickt. Dabei können sich allerdings sehr leicht Formfehler einschleichen. Sorgen Sie dafür, dass der Name des Betriebsratsvorsitzenden im Absender auftaucht. Zudem sollte neben dessen Unterschrift am Ende der Einladung seine Funktion, also „Betriebsratsvorsitzender“, genannt werden.

Wer zur Betriebsratssitzung eingeladen werden muss

Betriebsratssitzungen sind keine öffentlichen Veranstaltungen (§ 30 Satz 4 BetrVG). Sie finden in einem vertraulichen Rahmen statt und sind auf einen engen Personenkreis beschränkt. Zu den Sitzungsteilnehmern gehören alle Kolleginnen und Kollegen aus dem Gremium. Kann jemand nicht kommen, muss das entsprechende Ersatzmitglied geladen werden.

Zudem müssen eingeladen werden:

■        die Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung, sie haben allerdings keine Entscheidungsbefugnis (§ 32 BetrVG).

■        ein Mitglied der Jugendund Auszubildendenvertretung (JAV); bei Angelegenheiten, die die Belange der Jugendlichen und Auszubildenden betreffen, die sie vertreten, dürfen alle Mitglieder der JAV teilnehmen. Zudem sind sie dann alle stimmberechtigt (§ 67 BetrVG).

■        ein Beauftragter einer im Betrieb vertretenen Gewerkschaft, wenn mindestens 1/4 der Betriebsratsmitglieder dies beantragt hat (§ 31 BetrVG).

■        Ihr Arbeitgeber, wenn die Sitzung auf sein Verlangen hin einberufen wurde (§ 29 Abs. 4 BetrVG).

■        Personen, die Sie zur Erledigung Ihrer Betriebsratsaufgaben benötigen, z. B. Sachverständige, Auskunftspersonen, Arbeitnehmer mit wichtigen Anliegen.

! ACHTUNG:

Externe dürfen nur beim konkreten Tagesordnungspunkt anwesend sein. Alle externen Personen dürfen nur bei den Punkten anwesend sein, zu denen sie vom Betriebsrat angehört werden sollen. Allerdings nehmen sie an der Beschlussfassung nicht teil.

Muster-Einladung: Betriebsratssitzung

(Name des Betriebsratsvorsitzenden) Betriebsratsvorsitzender der … (Name des Betriebs)

Ort, Datum …

An die Betriebsratsmitglieder:

–

–

–

(hier alle Betriebsratsmitglieder namentlich aufführen)

Einladung zur Betriebsratssitzung

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

ich lade Euch fristgerecht zur Betriebsratssitzung ein. Sie findet statt am

… (Wochentag, Datum und Uhrzeit einsetzen)

im Konferenzsaal … (hier den genauen Ort angeben).

Bitte meldet Euch so schnell wie möglich ab, wenn Ihr den Termin nicht einhalten könnt, damit ein Ersatzmitglied eingeladen werden kann. Bitte benennt in der Absage den Grund des Fernbleibens.

Im Anhang zu diesem Schreiben findet Ihr die Tagesordnung für die Sitzung. Änderungswünsche zur Tagesordnung sind nach § 3 der Geschäftsordnung bis spätestens 3 Arbeitstage vor der Sitzung schriftlich bei mir einzureichen.

Freundliche Grüße

Unterschrift Betriebsratsvorsitzender

© 11/2019 VNR AG