Eine Frage, die sich viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen stellen, lautet: Wann muss überhaupt ein Protokoll angefertigt werden und wo ist das geregelt? Diese Frage beantwortet § 34 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Danach muss von jeder Ihrer Verhandlungen ein Protokoll angefertigt werden. Damit Sie ab sofort hiebund stichfeste Protokolle schreiben und dabei den Aufwand auf ein Minimum begrenzen, lesen Sie jetzt, welche Angaben in einem Protokoll nicht fehlen dürfen und wie Sie Ihre Interessen vor Einwänden gegen das Protokoll schützen.
Nicht nur Betriebsratssitzungen müssen protokolliert werden
Das Wort Verhandlung in der Vorschrift von § 34 Abs. 1 BetrVG wurde gewählt, um klarzustellen, dass nicht nur Ihre Sitzungen dokumentiert werden müssen. Auch bei Sitzungen des Betriebsausschusses sowie anderer Ausschüsse und Arbeitsgruppen Ihres Gremiums muss Protokoll geführt werden.
Welche Angaben in einem Protokoll nicht fehlen dürfen
Das BetrVG fordert, im Protokoll mindestens den Wortlaut des Beschlusses festzuhalten sowie die Stimmenmehrheit, mit der er gefasst wurde (§ 34 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Zudem muss ein Protokoll den Ort und Tag sowie den Beginn und das Ende der Sitzungsniederschrift wiedergeben.
! ACHTUNG: Konkrete Angaben sind ein Muss
Achten Sie dabei auf konkrete Angaben! Allgemeine Formulierungen reichen nicht.
Beispiel: Konkrete Angaben
Der Höhergruppierung von Hartmut Meier, Vertrieb, stimmten 7 zu, keine Enthaltungen, keine Ablehnungen.
Kein Protokoll ohne Unterschrift
Ein Protokoll muss unterschrieben sein. Und zwar vom Betriebsratsvorsitzenden – im Fall der Abwesenheit von seinem Stellvertreter – und von einem weiteren Mitglied des Gremiums (§ 34 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). Wer das Protokoll neben dem Betriebsratsvorsitzenden unterschreibt, ist gesetzlich nicht festgelegt.
Viele Gremien treffen eine Regelung in ihrer Geschäftsordnung. Ist das in Ihrem Betrieb nicht der Fall, muss das Gremium den 2. Unterzeichner bestimmen. Können Sie sich in der Interessenvertretung nicht einigen, ist jedes Betriebsratsmitglied zur Unterzeichnung berechtigt.
Etwas anderes gilt jedoch, wenn Sie sich – wie es in der Praxis häufig der Fall ist – im Gremium bereits auf einen Schriftführer geeinigt haben. Denn dann unterschreibt dieser in der Regel das Protokoll an 2. Stelle.
Was das Protokoll noch enthalten muss
Dem Protokoll muss zudem eine Teilnehmerliste beigefügt werden. Die Teilnahme an der Sitzung muss jeder Teilnehmer durch seine eigenhändige Unterschrift in der Liste bestätigen (§ 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG).
! ACHTUNG: Wichtige Beiträge als Erläuterung festhalten
Das hier aufgeführte inhaltliche Minimum ist bei vielen Themen für die abwesenden Betriebsratsmitglieder bzw. beim späteren Nachschlagen oft wenig aussagekräftig. Damit auch ein Dritter nachvollziehen kann, weshalb ein Beschluss in der jeweiligen Form gefasst wurde, ist es erforderlich, die wichtigsten Beiträge und auch Arbeitsaufträge festzuhalten.
Wie Sie ein gutes Protokoll erstellen
Damit das Protokoll gut ist, muss es vor allem eins sein: richtig. Das A und O ist, dass das Protokoll den Verlauf der Sitzung und die gefassten Beschlüsse richtig wiedergibt. Voraussetzung dafür ist, dass der Schriftführer die Aufzeichnungen während der Sitzung konzentriert und sorgfältig macht und vor allem die Abstimmungsergebnisse richtig notiert.
Orientieren Sie sich an den folgenden Richtlinien
■ Fassen Sie das Protokoll knapp und erschöpfend ab.
■ Nutzen Sie kurze, prägnante Formulierungen.
■ Vermeiden Sie Schachtelsätze und lange Abschnitte.
! ACHTUNG: Ganze Sätze formulieren
Ein Protokoll wird immer in ganzen Sätzen geschrieben. Denn wer nur in Stichworten formuliert, lässt häufig ein Verb weg und überlässt es damit dem Leser, das passende Wort einzusetzen. Durch vollständige Sätze vermeiden Sie also jeglichen Interpretationsspielraum. Stellen Sie den Inhalt objektiv und sachlich dar, damit ihn auch nicht anwesende Gremiumsmitglieder gut verstehen können.
Als Protokollführer dürfen Sie keine eigene Meinung oder Gefühle einfließen lassen. Achten Sie stets darauf, dass das Protokoll unparteiisch ist. Beschränken Sie die Wiedergabe auf das Wesentliche. Fassen Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) logisch zusammen und nummerieren Sie sie (TOP 1, TOP 2, TOP 3 usw.).
Nutzen Sie grundsätzlich die Gegenwartsformen und indirekte Rede. Sonst könnte Verwirrung entstehen.
Beispiel: Nutzung des Präsens
Herr Meyer sagt, die Arbeit des Ausschusses habe zu folgenden Ergebnissen geführt: …
Die Sachverhalte sind zudem stets in der 3. Person Singular oder Plural darzustellen. Geben Sie Beschlüsse wörtlich wieder. Führen Sie auch auf, welche Beschlüsse abgelehnt wurden.
Welche Fristen eingehalten werden müssen
Eine gesetzlich vorgegebene Frist, bis wann ein Protokoll erstellt werden muss, gibt es nicht. Um inhaltliche Irrtümer zu vermeiden, ist es empfehlenswert, es so bald wie möglich zu erledigen. Je länger diese Aufgabe hinausgeschoben wird, desto schwieriger wird es, sich an Details zu erinnern.
Zudem kommt es immer wieder vor, dass sich zwischenzeitlich der Tatbestand ändert. Das erschwert dann die korrekte Sitzungswiedergabe zusätzlich.
! ACHTUNG: In Geschäftsordnung nachlesen
Prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsordnung Angaben dazu enthält, bis wann die Reinschrift fertig sein muss.
Wer ein Protokoll erhält
Wer eine Abschrift des Protokolls erhält, hängt im Wesentlichen davon ab, wer an der jeweiligen Sitzung teilgenommen hat. So erhalten Ihr Arbeitgeber und ein Beauftragter der Gewerkschaft nur dann eine Abschrift, wenn sie in der Sitzung dabei waren (§ 34 Abs. 2 BetrVG). Allein die Berechtigung zur Teilnahme an der Sitzung reicht hingegen nicht aus. Hat Ihr Arbeitgeber bzw. der Gewerkschaftsbeauftragte nicht der gesamten Sitzung, sondern nur einem Teil beigewohnt, erhält er auch nur den entsprechenden Teil des Protokolls, der die Verhandlung während seiner Teilnahme wiedergibt.
Tipp:
Auszug zu Teilnahmezeiten erstellen
Den gesetzlichen Forderungen können Sie dabei am besten entsprechen, wenn Sie während der Sitzung genau festhalten, wie lange wer anwesend war. Von dem entsprechenden Teil des Protokolls erstellen Sie dann einen Auszug für die Betroffenen.
Wer keinen Anspruch auf Aushändigung hat
Nehmen an Ihren Sitzungen auch Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung, der Jugendund Auszubildendenvertretung (JAV), des Sprecherausschusses für leitende Angestellte oder Sachverständige teil, haben diese keinen Anspruch auf Aushändigung einer Abschrift der Sitzungsniederschrift.
Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt allerdings, wenn einer der Teilnehmer, z. B. die JAV, ein berechtigtes Interesse an der Aushändigung einer Abschrift hat. Das ist in der Regel der Fall, wenn ein bestimmter Beschluss wichtig für ihre Arbeit ist.
Jederzeit möglich: die Einsichtnahme
Durch § 34 Abs. 3 BetrVG wird allen Kolleginnen und Kollegen aus dem Gremium zudem eingeräumt, jederzeit in die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse, also auch in die entsprechenden Protokolle, Einsicht zu nehmen. Ihre Kollegen haben allerdings keinen Anspruch auf Überlassung der einzusehenden Unterlagen. Sie haben aber die Möglichkeit, sich Notizen zu machen oder sogar Kopien zu fertigen.
! ACHTUNG: Lediglich Ihre Kollegen aus dem Gremium dürfen Einsicht nehmen
Der Anspruch auf Einsichtnahme steht lediglich Ihren Gremiumskollegen zu. Ihr Arbeitgeber, Ihre Kollegen aus der JAV sowie aus der Schwerbehindertenvertretung usw. können keinen Anspruch geltend machen. Auch Ersatzmitglieder haben nur ein Einsichtsrecht, wenn sie an der Sitzung beteiligt waren bzw. ein Protokoll zur Vorbereitung für eine Sitzung benötigen.
Einwände gegen das Protokoll: So schützen Sie Ihre Interessen
Nicht immer ist Ihr Arbeitgeber bzw. sind Ihre Kollegen mit dem, was in einem Protokoll festgehalten wurde, gänzlich einverstanden. Unter Umständen werden sie lediglich Kritik an dem im Protokoll festgehaltenen Sachverhalt äußern. Manchmal erheben sie allerdings auch Einwendungen.
Jeder Teilnehmer der Sitzung, also nicht nur Ihr Arbeitgeber oder der Gewerkschaftsvertreter, kann Einwendungen gegen das Protokoll erheben (§ 34 Abs. 2 Satz 2 BetrVG). Er kann also aufführen, was er an dem Protokoll für unberechtigt hält.
! ACHTUNG: Einwendungen haben keine Auswirkungen auf die Beschlüsse
Erhebt ein Teilnehmer eine Einwendung, ändert das nichts an der Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse.
Einwendungen zeitnah erheben
Die Einwendungen müssen so schnell wie möglich schriftlich bei Ihnen als Betriebsratsvorsitzendem eingehen (§ 26 Abs. 2 BetrVG). Sie sind dann verpflichtet, Ihren Kollegen die erhobenen Einwendungen bekannt zu geben. Zudem müssen Sie dafür sorgen, dass die Einwendungen dem Protokoll beigefügt werden.
Als Betriebsrat ärgern Sie sich in der Regel besonders über Einwendungen Ihres Arbeitgebers. Häufig halten Sie sie einfach nicht für berechtigt. Aber auch bei in Ihren Augen unberechtigten Anmerkungen müssen Sie die Form wahren. Sie müssen sie also entweder durch einen entsprechenden berichtigenden Vermerk aus der Welt schaffen oder zumindest durch das Beifügen zum Protokoll aktenkundig machen.
Einwände in der nächsten Sitzung prüfen
Werden Einwände gegen ein Protokoll vorgebracht, sollten Sie in der folgenden Sitzung unter dem TOP „Änderungen zum Protokoll der Betriebsratssitzung vom …“, prüfen, ob sie berechtigt sind. Schaffen Sie dabei Klarheit über folgende Punkte: Was wird geändert? Wird nur etwas klargestellt? Stellt die Änderung eine Berichtigung der sachlichen Lage dar? Oder wird eine andere rechtliche Bewertung des Sachverhalts vorgenommen?
Diese Arten von Protokollen gibt es
Ausführliches Protokoll: In diesem Protokoll werden die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß wiedergegeben. Der Verlauf der Sitzung und die Wege zu den Ergebnissen werden klar dargelegt. Die Ergebnisse werden am Ende des Protokolls eindeutig festgehalten und besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.
Ergebnisprotokoll: Dieses enthält neben den formalen Angaben nur die wichtigsten Ergebnisse der Sitzung. Es werden lediglich die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung aufgeführt. Der Weg dahin, also wie die Beschlüsse zustande gekommen sind, fehlt.
Kurzprotokoll: Dieses Protokoll gibt außer den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge in kurzer, prägnanter Formulierung wieder. Namensnennungen unterbleiben. Statt „Herr Meyer sagte …“ heißt es „Die Teilnehmer diskutierten …“. Die Beschlüsse werden aber wörtlich wiedergegeben. Darüber, welche Beiträge die wichtigsten sind, gibt es immer wieder Streit. Diese Form des Protokolls bietet sich deshalb für Betriebsratssitzungen nicht an.
Wörtliches Protokoll: Im wörtlichen Protokoll sind sämtliche Redebeiträge (auch Zwischenrufe) enthalten. Da die wortwörtliche Wiedergabe jeder einzelnen Aussage, wie bei Bundestagssitzungen oder Gerichtsverhandlungen, für Ihre Zwecke überwiegend ungeeignet ist, hat diese Form im Betriebsratsalltag praktisch keine Bedeutung.
Tipp:
Geschäftsordnung prüfen
Eventuell existiert in Ihrer Geschäftsordnung eine Vorgabe zur Protokollführung. Ist das nicht der Fall, dann raten Sie dem Schriftführer, das Wort Protokoll über die Zusammenfassung zu schreiben und in jedem TOP neu zu entscheiden, welche Protokollform am sinnvollsten ist.
Checkliste: Vorbereitung der Betriebsratssitzung
- Termin der Sitzung inklusive Datum und Uhrzeit wurden festgelegt.
- Ort der Sitzung wurde festgelegt und entsprechender Raum reserviert.
- Die Tagesordnung inklusive des geplanten Zeitraums für die einzelnen Themen wurde erstellt (dabei wurde beachtet, dass die Themen in ihrer Anzahl so begrenzt werden, dass die insgesamt für die Sitzung geplante Zeit 3 Stunden nicht überschreitet).
- Die Einladungen einschließlich der Tagesordnung wurden rechtzeitig an alle teilnahmeberechtigten Personen verschickt; im Verhinderungsfall wurde das nachrückende Ersatzmitglied eingeladen, ebenfalls mit Tagesordnung.
- Die Anwesenheitsliste sowie das Sitzungsprotokoll wurden so weit wie möglich vorbereitet.
- Es wurde sichergestellt, dass zum Sitzungszeitpunkt im Konferenzraum die notwendige Technik (Computer, Beamer etc.) vorhanden ist und funktioniert.
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