Trotz der weiten Verbreitung von Dienstwägen in vielen Firmen scheiden sich bei einer Regelung die Geister: Wer darf das vom Arbeitgeber gestellte Fahrzeug nutzen? Wie sieht es innerhalb der eigenen Familie aus? Fachliteratur gibt nur wenig Aufschluss über die konkreten Regelungen. Wir haben die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Die Problematik mit dem Dienstwagen zur Privatnutzung
Autofahren ist teuer und zudem ein gewisses Statussymbol. Ein Dienstwagen wird dadurch zu einem attraktiven Mittel, um Arbeitnehmer vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Für den Arbeitnehmer wird ein solches Angebot besonders dann interessant, wenn damit das Recht einhergeht, den Wagen auch privat zu nutzen.
Der Arbeitnehmer muss den entgeltwerten Vorteil der Privatnutzung zwar nach § 8 EStG versteuern, dennoch kann diese jedoch sehr attraktiv sein. Das gilt besonders dann, wenn viele Privatfahrten durchgeführt werden oder der Arbeitgeber alle Kosten des Fahrzeugs trägt (z. B. Wartung, Verschleiß).
Doch wer darf den Dienstwagen, der zur Privatnutzung freigegeben ist, nutzen? Diese Frage sollte vorab geklärt werden, damit das Auto nicht zum Streitpunkt wird.
Arbeitsvertragliche Regelung
Wer den Dienstwagen fahren darf und wer nicht, darf der Arbeitgeber frei festlegen. Dies unterliegt seiner unternehmerischen Freiheit. Aus diesem Grund sollten Sie nicht pauschal davon ausgehen, dass der Lebenspartner oder das erwachsene Kind das Fahrzeug nutzen darf. Im schlimmsten Fall riskieren Sie dabei eine Abmahnung durch den Arbeitgeber oder den Verlust Ihres Versicherungsschutzes. Alle Regelungen rund um den Dienstwagen werden im Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein festgelegt.
Dieser sollte immer die folgenden Aspekte unmissverständlich klären:
- Pflichten des Arbeitnehmers beim Umgang mit dem Fahrzeug
- Vorgehen bei Services, Wartungen und Inspektionen
- Übernahme von Sprit- und Ladekosten
- Schadenersatzpflicht bei Unfällen / Versicherungsschutz
- Erlaubnis sowie Umfang der privaten Nutzung
- Überlassung an Dritte (z. B. Familienmitglieder)
In der Regel ist der Überlassungsvertrag unmissverständlich formuliert und gibt genau an, wer den Wagen fahren darf, und wer nicht. So kann der Arbeitgeber beispielsweise eine Erlaubnis für Lebenspartner, Kinder mit Fahrerlaubnis oder alle Familienangehörigen mit gültiger Fahrerlaubnis geben.
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Pflichten des Arbeitnehmers bei der Überlassung des Dienstwagens an Dritte
Verleihen Sie das firmeneigene Fahrzeug an eine Person, die nicht im Überlassungsvertrag angegeben ist, können Sie für eventuelle negative Konsequenzen zur Verantwortung gezogen werden. Kommt es beispielsweise zu einem Unfall, riskieren Sie die Abmahnung oder eine Kündigung. Je nachdem, welche Angaben Ihr Arbeitgeber beim Versicherer gemacht hat, erlischt eventuell auch der Versicherungsschutz.
Im firmeneigenen Fuhrpark wird zudem durch regelmäßige Führerscheinkontrollen sichergestellt, dass keine unbefugte Person Zugriff auf einen Dienstwagen hat. Geben Sie das Fahrzeug an Familienangehörige weiter, stehen Sie in der Pflicht, dies zu überprüfen.
Die Rolle des Betriebsrats bei der Dienstwagenregelung
Die Nutzung eines Dienstwagens ist nicht nur ein Privileg, sondern auch eine Verpflichtung für den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber legt hier bestimmte Erwartungen fest, bei welchen der Betriebsrat jedoch mitbestimmen kann und in einigen Punkten sogar seine Zustimmung erteilen muss.
Eine Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Wahl des Firmenfahrzeugs gibt es nicht, sofern die Dienstwagenregelung bereits klare Vorgaben beinhaltet. Die Mitbestimmung greift ebenfalls nicht bei gesetzlich oder tarifvertraglich geregelten Aspekten. Gibt es hier jedoch Gestaltungsspielraum rund um Ausstattung, Leasinglaufzeit und Fahrleistung, braucht es für die Konkretisierung die Zustimmung der Arbeitnehmervertretung.
Wird das Fahrzeug rein beruflich genutzt, hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht. Hier gelten die Vorgaben, die der Arbeitgeber festlegt. Ist das Fahrzeug jedoch zur Privatnutzung zugelassen, gilt dieses als geldwerter Vorteil, was die Lohngestaltung betrifft. Hier wird bei Regelungen die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich.
Zu guter Letzt bestimmt der Betriebsrat auch dann mit, wenn im Fahrzeug elektronische Systeme zur Erfassung von Verhalten und Leistung des Arbeitnehmers erfasst werden. Also zum Beispiel Zeiterfassungssysteme oder GPS-Tracker. So ist es in § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geregelt.
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