Die Arbeitswelt 2026 ist geprägt von hybriden Modellen. Während mobiles Arbeiten fest etabliert ist, hat sich in den Bürogebäuden selbst ein radikaler Wandel vollzogen. Viele Arbeitgeber haben die Gunst der Stunde genutzt, um teure Mietflächen zu reduzieren. Das Ergebnis: Es gibt nicht mehr für jeden Beschäftigten einen fest zugewiesenen Schreibtisch. Das Konzept Desksharing ist zum Standard geworden. Doch was auf dem Papier nach effizienter Flächennutzung und modernem „Activity Based Working“ klingt, sorgt in der Praxis oft für Unmut. Wenn die Kolleginnen und Kollegen morgens mit dem Rollcontainer durch die Flure ziehen und hoffen, noch einen ergonomisch passenden Platz zu ergattern, ist der soziale Friede in Gefahr. Hier steht der Betriebsrat in der Pflicht, klare Leitplanken einzuziehen.
Mitbestimmung nutzen: Wer hat Anspruch auf einen festen Platz?
Die Einführung von Desksharing ist keine reine Management-Entscheidung, die der Arbeitgeber einseitig verkünden darf. Da es die Ordnung des Betriebs und das Arbeitsverhalten berührt, ist der Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG in der Mitbestimmung. Eine zentrale Frage in den Verhandlungen ist die Verteilungsgerechtigkeit. Nicht für jeden ist das tägliche Suchen nach einem freien Tisch zumutbar.
Der Betriebsrat sollte darauf achten, dass bestimmte Personengruppen von der flexiblen Platzwahl ausgenommen werden können. Dazu gehören insbesondere schwerbehinderte Menschen, die auf spezialisiertes Equipment angewiesen sind, oder Beschäftigte mit chronischen Rückenleiden, die einen individuell angepassten orthopädischen Stuhl benötigen. Auch Teams, die aufgrund ihrer Aufgaben eine extrem hohe physische Präsenzzeit haben oder mit hochsensiblen Akten arbeiten, die sich nicht täglich im Schließfach verstauen lassen, benötigen oft weiterhin feste Zonen. Eine faire Betriebsvereinbarung sollte daher Kriterien festlegen, wer einen „Ankerplatz“ behält und wie die restlichen Flächen über Buchungssysteme fair reserviert werden können. Nur so wird verhindert, dass das „Windhundprinzip“ – wer zuerst kommt, mahlt zuerst – zu unnötigem Stress bereits vor Arbeitsbeginn führt.
Gesundheitsschutz beim Desksharing: Ergonomie ist nicht verhandelbar
Ein oft unterschätztes Problem beim täglichen Platzwechsel ist die körperliche Belastung. Wenn Mitarbeiter jeden Morgen ihren Arbeitsplatz neu einstellen müssen, besteht die Gefahr, dass sie aus Zeitnot oder Bequemlichkeit darauf verzichten. Die Folge sind Verspannungen und langfristige Haltungsschäden. Der Betriebsrat muss hier auf die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes pochen. Ein wichtiger Anhaltspunkt sind die Leitlinien der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) (Link: BAuA Arbeitsplatzgestaltung), die klare Vorgaben zur Ergonomie machen.
In der Praxis bedeutet das für die Mitbestimmung: Jeder geteilte Arbeitsplatz muss technisch so ausgestattet sein, dass er innerhalb kürzester Zeit individualisiert werden kann. Elektrisch höhenverstellbare Tische sollten 2026 zur Grundausstattung gehören. Zudem muss sichergestellt werden, dass ausreichend ergonomisches Zubehör wie externe Monitore, Tastaturen und Mäuse an jedem Platz vorhanden sind. Ein weiterer kritischer Punkt ist die sogenannte Clean Desk Policy. Sie schreibt vor, dass der Tisch abends komplett leer zu räumen ist. Der Betriebsrat sollte hier durchsetzen, dass der Arbeitgeber ausreichend abschließbaren Stauraum (Lockers) in unmittelbarer Nähe zur Verfügung stellt, damit das tägliche „Umziehen“ nicht zur körperlichen Schlepperei ausartet.
Datenschutz und psychische Belastung im geteilten Büro
Neben der Ergonomie spielt die psychische Belastung eine große Rolle. Der Verlust des „Heimathafens“ im Büro kann bei Beschäftigten zu Entfremdung führen. Wenn man sich nicht einmal mehr ein privates Foto oder eine Pflanze hinstellen darf, sinkt oft die Identifikation mit dem Arbeitsplatz. Der Betriebsrat kann hier gegensteuern, indem er „Homebases“ für Abteilungen definiert. So teilt man sich den Tisch zwar mit anderen, aber zumindest innerhalb eines bekannten Kollegenkreises.
Zudem darf die digitale Komponente nicht vergessen werden. Moderne Buchungs-Tools für Desksharing erfassen oft genau, wer wann wo sitzt. Hier droht eine unzulässige Verhaltens- und Leistungskontrolle. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der BR bei der Einführung solcher Softwarelösungen ein gewichtiges Wort mitzureden. Es muss technisch sichergestellt sein, dass die Daten nur für die Reservierung genutzt und nicht zur Überwachung der Anwesenheitszeiten missbraucht werden. Ein hilfreicher Ratgeber für die rechtliche Einordnung solcher Überwachungsthemen findet sich bei den Datenschutzbeauftragten der Länder (Link: Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz), die regelmäßig Orientierungshilfen zum Beschäftigtendatenschutz veröffentlichen. Letztlich ist das Ziel einer guten Vereinbarung, dass der Arbeitsplatzwechsel als Flexibilitätsgewinn erlebt wird und nicht als Kontrollinstrument oder Sparmaßnahme auf Kosten der Gesundheit.
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