Es ist die Pflicht Ihres Arbeitgebers, unzulässige Abmahnungen aus der Personelakte zu entfernen. Seit Neuestem darf ein Arbeitnehmer sich dabei auch auf den datenschutzrechlichen Löschanspruch nach der Detenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berufen. Nach einer aktuellen Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Sachsen-Anhalt gilt das sogar, wenn das Beschärtigungsverhältnis bereits beendet ist.
Arbeitnehmer macht Anspruch auf Entfernen einer Abmahnung aus der Personalakte geltend
Der Fall: Der Filialleiter einer Supermarktkette kündigte nach mehreren streitigen Auseinandersetzungen mit seinem Arbeitgeber sein Arbeitsverhältnis. Im Zusammenhang mit einer der Auseinandersetzungen hatte der Arbeitgeber ihm eine Abmahnung erteilt. Diese war in die Personalakte, die der Arbeitgeber noch in Papierform führte, aufgenommen worden. Den Austritt aus dem Unternehmen nahm der Arbeirnehmer zum Anlass, auf Entfernen der Abmahnung aus der Personalakte zu klagen.
Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen
Die Entscheidung: Das Gericht entschied, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte habe (LAG Sachsen-Anhalt, 23.11.2018, Az. 5 Sa 7/17). Das begründeten die Richter mit Art. 17 DSGVO. Bei einer Abmahnung handle es sich um personenbezogene Daten. Die Tatsache, dass die Personalakte und damit die Daten lediglich in Papierform – und nicht wie sonst von der DSGVO vorausgesetzt digital – Vorlagen, hielten sie für unerheblich.
Sie stützten ihre Begründung darauf, dass auch die in einer in Papierform geführten Personalakte enthaltenen Daten strukturiert gespeichert werden. Die Richter stellten zudem klar, dass hier kein Grund mehr bestehe, die Abmahnung in der Personalakte zu behalten.
Hier haben Kollegen Anspruch auf die Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte
Ziel einer Abmahnung ist es, Ihren betroffenen Kollegen darauf hinzuweisen, dass er einer arbeitsvertraglichen Verpflichtung nicht nachgekommen ist, verbunden mit der Warnung, dass er im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen riskiert. Die Abmahnung zieht allerdings zunächst keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen nach sich. Ihr Arbeitgeber nimmt sie zu den Unterlagen der Personalakte, um für den Fall, dass der Kollege die Pflichtverletzung noch einmal begeht, kündigen zu können.
Ihr betroffener Kollege hat deshalb Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, wenn eine der im Folgenden genannten Voraussetzungen erfüllt ist:
■ Die Abmahnung ist inhaltlich zu unbestimmt.
■ Die Abmahnung enthält unrichtige Tatsachenbehauptungen.
■ Die Abmahnung beruht auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Betroffenen.
■ Außerdem, wenn die Abmahnung zwar ursprünglich rechtmäßig erteilt wurde, ein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers an deren Verbleib in der Akte aber nicht mehr besteht.
Der letzte Fall war hier eingetreten. Denn der Arbeitnehmer hatte das Beschäftigungsverhältnis auf eigenen Wunsch gekündigt. Der Arbeitgeber konnte deshalb gar nicht mehr in die Lage kommen, dem Arbeitnehmer zu kündigen.
Arbeitnehmer haben zudem nach einem bestimmten Zeitablauf (in der Regel mindestens 2 Jahre einwandfreien Verhaltens) auch einen Anspruch auf Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte. Wann der Entfernungsanspruch konkret besteht, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
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