So führen Sie Monatsgespräche rechtssicher

Als Betriebsrat haben Sie sich nach § 74 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einmal monatlich in einer Besprechung mit Ihrem Arbeitgeber auszutauschen. Dabei soll es vor allem um aktuelle Probleme und anstehende Fragen gehen. Diese regelmäßigen Gespräche liegen besonders in Ihrem Interesse als Betriebsrat. Denn sie bieten Ihnen die Chance, regelmäßig wichtige Informationen zu erhalten und sich auf den neuesten Stand zu bringen. Damit Sie diese Gespräche möglichst effizient führen, widme ich mich im Folgenden den wichtigsten Punkten zu diesem Thema.

Sind Monatsgespräche Pflicht?

Nach dem Wortlaut von § 74 Abs. 1 BetrVG „sollen“ Arbeitgeber und Betriebsrat einmal monatlich zusammentreten. Nach herrschender Ansicht sind solche Gespräche allerdings Pflicht. Weigert sich eine Partei mehrfach bzw. beharrlich, daran teilzunehmen, kann das eine grobe Pflichtverletzung im Sinne des § 23 Abs. 1 BetrVG (Betriebsrat) bzw. § 23 Abs. 3 BetrVG (Arbeitgeber) darstellen. Eine solche kann letztlich bis zur Auflösung des Betriebsrats führen.

Es kommt immer wieder vor, dass ein Arbeitgeber versucht, ein 4-Augen-Gespräch mit dem Betriebsratsvorsitzenden oder sogar die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung nachträglich als Monatsgespräch zu deklarieren. Darauf sollten Sie sich nicht einlassen. Fordern Sie ein extra Informationsgespräch ein.

! WICHTIG: Ausnahmen bestätigen die Regel

Sie und Ihr Arbeitgeber können ein Monatsgespräch aus gegebenem Anlass aber auch einmal ausfallen lassen, z. B. weil es aufgrund der allgemeinen Urlaubszeit oder längerer Betriebsferien einfach gar keine zu besprechenden Themen gibt. Als Betriebsrat sollten Sie sich aber in jedem Einzelfall genau überlegen, ob Sie sich darauf einlassen. Schließlich hat Ihr Arbeitgeber umfassende und vielfältige Informationspflichten Ihnen gegenüber. Sie müssen daher aufpassen, dass Ihnen nicht aus reiner Bequemlichkeit etwas entgeht.

Wer wird zum Monatsgespräch eingeladen?

Das Monatsgespräch findet regelmäßig mit dem gesamten Betriebsrat statt. Deshalb kann sich Ihr Arbeitgeber weder darauf berufen, dass ein 4-Augen-Gespräch, das er mit Ihnen oder einem Kollegen geführt hat, das Monatsgespräch darstelle, noch kann er irgendeinen Kollegen vom Gespräch ausschließen.

Ist ein Kollege aus dem Gremium verhindert, ist es Ihre Aufgabe, das Ersatzmitglied zu informieren und einzuladen. Zudem ist die Jugendund Auszubildendenvertretung zu beteiligen, wenn es um Sachverhalte geht, die die Auszubildenden betreffen. Vergleichbares gilt für die Schwerbehindertenvertretung.

Persönliche Anwesenheit des Arbeitgebers ist Pflicht

Zudem hat der Arbeitgeber grundsätzlich persönlich am Monatsgespräch teilzunehmen. Durch eine andere Person kann er sich nur vertreten lassen, wenn diese eine eigene Sachund Entscheidungskompetenz hat. Das heißt für Sie: Schickt Ihr Arbeitgeber „irgendwen“, um unbequemen Fragen aus dem Wege zu gehen, fordern Sie seine persönliche Anwesenheit ein.

Wer leitet das Monatsgespräch?

Das Monatsgespräch leiten üblicherweise Sie als Betriebsratsvorsitzender. Positionieren Sie sich von Beginn an als Leiter, indem Sie die Sitzung eröffnen. Heißen Sie alle Teilnehmer willkommen und geben Sie den Teilnehmenden einleitend einen kleinen Überblick über die zu besprechenden Themen.

Am besten erstellen Sie auch für das Monatsgespräch eine Tagesordnung. Das hilft Ihnen bei der Gesprächsleitung. Schließlich können Sie sich so auch etwas auf die von Ihrem Arbeitgeber genannten Themen vorbereiten. Zudem sorgt es dafür, dass die Zusammenkunft effizient bleibt, wenn Sie – sobald eine Partei vom Thema abweicht – die Diskussion wieder auf den eigentlichen Sachverhalt entsprechend der Tagesordnung zurückführen.

Monatsgespräch im Betriebsratsbüro einberufen

Laden Sie zum Monatsgespräch in Ihrem Betriebsratsbüro ein. In der Regel fühlen wir uns in einer vertrauten Umgebung selbstsicherer. Das hilft, wenn Sie prekäre Themen mit Ihrem Arbeitgeber zu diskutieren haben. Außerdem: In Ihrem Betriebsratsbüro haben Sie das Hausrecht. Sollte sich Ihr Arbeitgeber nicht adäquat benehmen, könnten Sie ihn sogar aus dem Zimmer bitten. Davon sollten Sie allerdings im Hinblick auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nur im äußersten Notfall Gebrauch machen.

Protokoll erstellen ist sinnvoll

Als Leiter des Monatsgesprächs sollten Sie sich auch darum kümmern, dass zu jeder Sitzung ein Protokoll erstellt wird. Und zwar am besten von Ihnen persönlich oder einem Kollegen aus dem Gremium. Denn derjenige, der das Protokoll schreibt, hat letztlich die Darstellung der Sachverhalte in der Hand. Er kann also Einfluss nehmen.

Diese Möglichkeit der Einflussnahme sollten Sie sich nicht nehmen lassen. Erstellen Sie ein Protokoll, dann hat Ihr Arbeitgeber selbstverständlich Anspruch darauf, eine Kopie des Protokolls zu erhalten.

! ACHTUNG: Kein Anspruch auf Korrektur

Ihr Arbeitgeber kann von Ihnen aber keine Korrektur des Protokolls verlangen. Ist er mit einer oder mehreren Formulierungen bzw. Darstellungen nicht einverstanden, kann er eine Gegendarstellung formulieren. Diese kann dann mit zu den Akten genommen werden.

Protokollieren Sie wichtige Aussagen bzw. Kernaussagen hinsichtlich der einzelnen Angelegenheiten am besten im Wortlaut. So können Sie Ihrem Arbeitgeber die entsprechende Formulierung noch einmal vor Augen führen, wenn es nötig sein sollte. Schließlich gibt es Arbeitgeber, die bei für sie schwierigen Angelegenheiten behaupten, Details bzw. ganze Aussagen vergessen zu haben.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit ist Pflicht

Ihre Aufgabe als Betriebsrat ist es, vertrauensvoll mit Ihrem Arbeitgeber zusammenzuarbeiten (§ 2 Abs. 1 BetrVG). Das gilt natürlich auch für Ihre Monatsgespräche.

! ACHTUNG: Wortlaut-Protokoll ist erlaubt, Tonbandaufnahme nicht

Die Gefahr, Ihrem Arbeitgeber gegenüber in Beweisnot zu geraten, darf Sie nicht dazu veranlassen, heimlich eine Tonbandaufnahme anzufertigen. Dadurch würden Sie eine fristlose Kündigung riskieren. Schließlich entziehen Sie der Zusammenarbeit dadurch die Vertrauensbasis.

Welches Ergebnis sollten Sie im Monatsgespräch erzielen?

Ein Monatsgespräch hat das Ziel, gemeinsam mit Ihrem Arbeitgeber wichtige aktuelle Sachverhalte des Unternehmens zu erörtern. Das Gesetz sieht insoweit lediglich eine Erörterungspflicht vor. Es besteht keine Pflicht, eine Einigung oder einen Kompromiss in einer Angelegenheit zu erzielen. Ihr Ziel sollte es sein, in der Besprechung strittige Fragen mit dem ernsten Willen einer Einigung zu verhandeln. Das schließt ein, dass Sie Ihrem Arbeitgeber Vorschläge unterbreiten, wie Meinungsverschiedenheiten am besten aus dem Weg geräumt werden können.

Wie Sie dieses Ziel am besten erreichen können

Wie in den meisten Situationen im Berufsleben gilt auch im Hinblick auf das Monatsgespräch: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Machen Sie sich deshalb bereits einige Zeit vor der Sitzung Gedanken über die Inhalte und den Ablauf des Monatsgesprächs.

Haben Sie im Gremium die Vorbereitung der Inhalte abgeschlossen, erstellen Sie am besten eine Tagesordnung (siehe oben). Diese sollten Sie allen Beteiligten des jeweiligen Monatsgesprächs spätestens einen Tag vor dem Termin zukommen lassen. So können sie sich ebenfalls vorbereiten.

Klären Sie im Hinblick auf den Inhalt und den Ablauf im Vorfeld innerhalb des Gremiums, welche Ziele und Verhaltensweisen Sie erreichen möchten. Versetzen Sie sich zudem in die Lage Ihres Arbeitgebers. Überlegen Sie, was sein Ziel im Hinblick auf bestimmte Inhalte sein wird. Denken Sie zudem darüber nach, mit welchen Argumenten er wohl versuchen wird, das Optimum zu erreichen. Legen Sie sich Argumente zurecht, mit denen Sie gegensteuern können.

Berücksichtigen Sie dabei: Als Betriebsrat werden Sie sich nur durchsetzen, wenn Ihr Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, etwas zu tun. Gleiches gilt für die Pflichten, die sich aus einem Tarifvertrag ergeben.

Zudem haben Sie eine Chance, Ihr Ziel zu erreichen, wenn die Angelegenheit aus irgendeinem Grund auch für Ihren Arbeitgeber nützlich ist. Tragen Sie deshalb immer auch Argumente zusammen, die Ihrem Arbeitgeber vor Augen führen, wie er von einer entsprechenden Änderung oder auch Beibehaltung profitiert.

Wer trägt die Kosten des Monatsgesprächs?

Wie bei fast allen Angelegenheiten der Mitbestimmung gilt auch hier: Ihr Arbeitgeber trägt die Kosten, die durch das Abhalten des Monatsgesprächs entstehen (§ 40 BetrVG). Darüber hinaus hat auch das Monatsgespräch während der Arbeitszeit stattzufinden. Sie und Ihre Kollegen sowie alle anderen Beteiligten haben für die Zeit des Gesprächs einen Anspruch auf bezahlte Freistellung von ihrer sonstigen Arbeit.

Wichtige Themen für das Monatsgespräch

Welche Inhalte Sie im Monatsgespräch diskutieren, hängt letztlich davon ab, was in Ihrem Betrieb gerade los ist. Im Rahmen Ihrer Vorbereitung auf das Gespräch sollten Sie die Themenbereiche aus der Übersicht unten aber stets durchgehen und prüfen, ob Sie insoweit Diskussionsbedarf haben.

Übersicht: Themen der Monatsgespräche

Themen	Ihre Überlegungen und eventuellen Fragen
Abfindung	Gibt es Abfindungen? Wie werden bzw. wurden diese vergütet?
Abmahnung	Bei Abmahnungen sind Sie als Betriebsrat zwar nicht zu beteiligen. Dennoch ist es für Sie wichtig zu erfahren, ob Kollegen von einer Ermahnung oder Abmahnung betroffen sind. Sollte Ihr Arbeitgeber sich im Monatsgespräch nicht von sich aus dazu äußern, fragen Sie ihn, ob Abmahnungen erteilt wurden.
Arbeits- und Gesundheitsschutz	Hier haben Sie ein Mitbestimmungsrecht. Deshalb sollten Sie nach eventuellen Beschwerden fragen.
Arbeitszeit	Hier sollten Ihre Überlegungen und Fragen gleich in mehrere Richtungen gehen: Werden die vorgegebenen Arbeitszeiten eingehalten? Steht die Anordnung von Überstunden im Raum?
Befristete Beschäftigung	Werfen Sie einen Blick auf die befristeten Arbeitsverhältnisse. Prüfen Sie, wie viele befristete Arbeitsverhältnisse es gibt. Fragen Sie, wann diese enden und ob es die Möglichkeit gibt, die betroffenen Kollegen in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zu übernehmen.
Beschäftigungssicherung	Welche Maßnahmen zur Beschäftigungssicherung wurden unternommen?
Kündigung	Fragen Sie auch nach anstehenden Kündigungen. Über solche kann Ihr Arbeitgeber Sie im Monatsgespräch schon einmal informieren. Er muss Sie aber vor Ausspruch der Kündigung noch einmal nach § 102 BetrVG anhören.
Nachtarbeit	Ist Nachtarbeit geplant? Wird Nachtarbeit geplant werden? Gibt es Zuschläge?
Personalplanung	Bei der Personalplanung sind Sie zu beteiligen. Es handelt sich um ein wichtiges Thema. Deshalb sollte es eine zentrale Rolle bei jedem Monatsgespräch haben.
Resturlaub	Gibt es Resturlaub aus dem vergangenen Jahr? Sind Ansprüche verfallen?
Urlaub	Auch hierbei bestimmen Sie mit. Nutzen Sie die Gelegenheit und erörtern Sie die allgemeinen Grundsätze.

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