Am Ende eines jeden Jahres zeigt sich in den meisten Betrieben das gleiche Bild: Viele Kollegen haben noch Urlaubstage übrig. Einige nehmen sie dann zwischen den Feiertagen. Aber meistens gelingt es nicht allen Kollegen, den gesamten verbleibenden Urlaub noch zu nehmen. Was dann? Diese Frage lässt sich nicht generell beantworten. Es kommt auf den jeweiligen Einzelfall an. Damit Sie Ihre Kollegen im Zweifelsfall richtig beraten können, lesen Sie im Folgenden, wann und wie lange die Übertragung etwaigen Resturlaubs möglich ist.
Eigentlich müssen Sie Ihren Urlaub stets komplett im laufenden Kalenderjahr nehmen (§ 7 Abs. 3 Satz 1 Bundesurlaubsgesetz). Etwas anderes gilt nur, wenn Sie den Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen (z. B. wegen eines Großauftrags) oder aus persönlichen Gründen (etwa wegen einer Krankheit Ihrerseits) nicht nehmen konnten. In diesen Fällen bleibt er Ihnen bzw. den betroffenen Kollegen grundsätzlich nur bis zum 31.3. des Folgejahres erhalten. Nehmen Sie den Urlaub bis zu diesem Zeitpunkt bzw. dem mit Ihnen diesbezüglich vereinbarten Termin nicht, verfällt er in der Regel.
Tipp:
Prüfen Sie anwendbare Tarifverträge
Hier lohnt sich ein Blick in den einschlägigen Tarifvertrag. Dort sind häufig abweichende Regelungen getroffen, wie z. B. ein verlängerter Übertragungszeitraum.
Automatische Übertragung der restlichen Tage
Die Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr müssen Sie grundsätzlich nicht beantragen. Sie geschieht automatisch. Je nachdem, wie Ihr Arbeitgeber mit solchen Angelegenheiten umgeht, sollten Sie sich allerdings sicherheitshalber ausdrücklich bestätigen lassen, dass er mit der Übertragung des Resturlaubs ins 1. Quartal des kommenden Jahres einverstanden ist. So wird im Zweifel Streit vermieden. Weisen Sie auch Ihre Kollegen darauf hin.
! WICHTIG: Im Zweifel sind Sie beweispflichtig
Haben Sie Ihren Resturlaub beantragt und kommt es in der Folge zum Streit, müssen Sie im Zweifel vor Gericht beweisen, dass Sie den Urlaub ordnungsgemäß beantragt haben. Sie sollten Ihren Kollegen deshalb unbedingt raten, eine Kopie ihres Urlaubsantrags bis zum Antritt des Urlaubs aufzubewahren.
Übertragenen Urlaub muss Ihr Arbeitgeber gewähren
Ihr Arbeitgeber muss bei einem entsprechenden Antrag den übertragenen Urlaub gewähren. Er kann Ihnen und Ihren Kollegen hinsichtlich dieses Urlaubs keine betrieblichen Gründe mehr entgegenhalten.
Tipp:
Arbeitgeber ist im Zweifel schadenersatzpflichtig
Kommt Ihr Arbeitgeber einem Urlaubsantrag nicht nach, steht dem betroffenen Kollegen ein Schadenersatzanspruch zu. Das gilt zumindest, wenn der Urlaub wegen des Ablaufs des Übertragungszeitraums nicht mehr gewährt werden konnte.
Wenn ein Kollege aus dem Unternehmen ausscheidet
Auch wenn ein Kollege den Betrieb verlässt, stellt sich häufig die Frage, was mit den verbleibenden Urlaubstagen geschieht. Entscheidend ist insoweit stets, wie lange der Kollege zum Zeitpunkt des Ausscheidens im Betrieb beschäftigt war. Bei Arbeitnehmern, die bereits länger für Ihren Arbeitgeber tätig sind, kommt es zudem darauf an, wann genau sie ausscheiden. Unterscheiden Sie folgende Fälle: <
Übersicht: Urlaub beim Ausscheiden
| Beschäftigungsdauer | Urlaubsumfang |
| Der Kollege hat dem Unternehmen noch keine 6 Monate angehört. | Für jeden vollen Beschäftigungsmonat besteht Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs. |
| Der Kollege scheidet bis zum 30.6. des Jahres aus. | Er hat für jeden vollen Beschäftigungsmonat Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs. |
| Der Kollege scheidet im 3. bzw. 4. Quartal aus. | Er hat Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. |
Tipp:
Machen Sie auf den drohenden Verfall aufmerksam
Ihr Arbeitgeber muss Sie nicht auf den drohenden Verfall des Urlaubs aufmerksam machen. Als Betriebsrat sollten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen insoweit unterstützen und sie jetzt noch einmal ausdrücklich darauf aufmerksam machen, dass eventuelle Resturlaubsansprüche Ende März verfallen. Deshalb ist eine rechtzeitige Geltendmachung angesagt.
Checkliste: Urlaubsabwesenheit ordentlich organisiert?
- Vertretung für die Abwesenheitsphase geklärt und organisiert, das heißt zu übergebende Projekte rechtzeitig übergeben und über wichtige Sachverhalte informiert?
- Abwesenheitsnotiz bei E-Mails und automatische Antwortfunktion aktiviert?
- Telefon an Vertretung umgeleitet und Anrufbeantworter entsprechend besprochen?
- Vertretung über Notfallkontaktmöglichkeit während des Urlaubs unterrichtet?
- Vertrauliche Unterlagen in einem verschlossenen Schrank untergebracht?
Können Sie alle Fragen als erledigt abhaken, haben Sie Ihre Urlaubsabwesenheit gut organisiert.
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