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Wie Sie für effiziente Monatsgespräche sorgen

26. May 2022

Lesezeit 4 Minuten

Als Betriebsrat haben Sie sich nach § 74 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einmal monatlich in einer Besprechung mit Ihrem Arbeitgeber auszutauschen. Dabei soll es um aktuelle Probleme und anstehende Fragen gehen. Diese Gespräche liegen vor allem in Ihrem Interesse als Betriebsrat. Denn sie bieten Ihnen die Chance, regelmäßig wichtige Informationen zu erhalten und sich auf den neuesten Stand zu bringen. Damit Sie die Monatsgespräche möglichst effizient führen, widme ich mich im Folgenden den wichtigsten Punkten zu diesem Thema.

§ 74 Abs. 1 BetrVG

Arbeitgeber und Betriebsrat sollen mindestens einmal im Monat zu einer Besprechung zusammentreten. Sie haben über streitige Fragen mit dem ernsten Willen zur Einigung zu verhandeln und Vorschläge für die Beilegung von Meinungsverschiedenheiten zu machen.

Sind Monatsgespräche Pflicht?

Nach dem Wortlaut von § 74 Abs. 1 BetrVG „sollen“ Arbeitgeber und Betriebsrat einmal monatlich zusammentreten. Nach herrschender Ansicht sind solche Gespräche allerdings Pflicht. Weigert sich eine Partei mehrfach bzw. beharrlich, daran teilzunehmen, kann das eine grobe Pflichtverletzung nach § 23 Abs. 1 BetrVG (Betriebsrat) bzw. § 23 Abs. 3 BetrVG (Arbeitgeber) sein. Eine solche kann bis zur Auflösung Ihres Gremiums führen.

Es kommt immer wieder vor, dass ein Arbeitgeber versucht, ein 4­Augen­Gespräch mit dem Betriebsratsvorsitzenden oder sogar die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung nachträglich als Monatsgespräch zu deklarieren. Darauf sollten Sie sich nicht einlassen. Fordern Sie ein extra Informationsgespräch ein!

! Achtung: Ausnahmen bestätigen die Regel

Sie als Betriebsrat und Ihr Arbeitgeber können ein Monatsgespräch aus gegebenem Anlass aber auch mal ausfallen lassen, z. B. weil es wegen der Urlaubszeit oder Betriebsferien einfach gar keine zu besprechenden Themen gibt. Überlegen Sie sich aber in jedem Einzelfall genau, ob Sie sich darauf einlassen. Schließlich hat Ihr Arbeitgeber umfassende Informationspflichten Ihnen gegenüber. Sie müssen daher aufpassen, dass Ihnen letztlich nicht aus Bequemlichkeit etwas entgeht.

Wer wird zum Monatsgespräch eingeladen?

Das Monatsgespräch findet regelmäßig mit dem gesamten Betriebsrat statt. Deshalb kann sich Ihr Arbeitgeber weder darauf berufen, dass ein 4­Augen­Gespräch, das er mit Ihnen als Vorsitzendem oder einem Kollegen geführt hat, das Monatsgespräch darstellt, noch kann er irgendeinen Kollegen vom Gespräch ausschließen.

Ist ein Kollege aus dem Gremium verhindert, ist es Ihre Aufgabe, das Ersatzmitglied zu informieren und einzuladen. Zudem ist die Jugend- und Auszubildendenvertretung zu beteiligen, wenn es um Sachverhalte geht, die die Jugendlichen und Auszubildenden betreffen. Vergleichbares gilt für die Schwerbehindertenvertretung.

Persönliche Anwesenheit des Arbeitgebers ist Pflicht

Zudem hat der Arbeitgeber grundsätzlich persönlich am Monatsgespräch teilzunehmen. Durch eine andere Person kann er sich nur vertreten lassen, wenn diese eine eigene Sach- und Entscheidungskompetenz hat.

Das heißt für Sie: Schickt Ihr Arbeitgeber „irgendwen“, um unbequemen Fragen aus dem Weg zu gehen, fordern Sie seine persönliche Anwesenheit ein.

Wer leitet das Monatsgespräch?

Das Monatsgespräch leiten üblicherweise Sie als Betriebsratsvorsitzender. Positionieren Sie sich von Beginn an als Leiter, indem Sie die Sitzung eröffnen. Heißen Sie alle Teilnehmer willkommen und geben Sie den Teilnehmenden einleitend einen kleinen Überblick über die zu besprechenden Themen.

Am besten bereiten Sie auch für das Monatsgespräch eine Tagesordnung vor. Das hilft Ihnen bei der Gesprächsleitung. Schließlich können Sie sich so auch auf die von Ihrem Arbeitgeber genannten Themen etwas vorbereiten. Zudem sorgt es dafür, dass die Zusammenkunft effizient bleibt, wenn Sie – sobald eine Partei vom Thema abweicht – dafür sorgen, dass die Diskussion wieder auf den eigentlichen Sachverhalt zurückgeführt wird.

Protokoll erstellen ist sinnvoll

Als Leiter des Monatsgesprächs sollten Sie sich auch darum kümmern, dass zu jeder Sitzung ein Protokoll erstellt wird. Und zwar am besten von Ihnen persönlich oder einem Kollegen aus dem Gremium.

Welches Ergebnis sollten Sie im Monatsgespräch erzielen?

Ein Monatsgespräch hat das Ziel, mit Ihrem Arbeitgeber wichtige aktuelle Sachverhalte des Unternehmens zu erörtern. Das Gesetz sieht insoweit lediglich eine Erörterungspflicht vor. Ihr Arbeitgeber und Sie sind hingegen nicht verpflichtet, eine Einigung oder einen Kompromiss in einer Angelegenheit zu erzielen. Ihr Ziel sollte es sein, in der Besprechung strittige Fragen mit dem ernsten Willen einer Einigung zu verhandeln.

So gestalten Sie einen aufschlussreichen Tätigkeitsbericht

Als Betriebsrat müssen Sie in der Betriebsversammlung einen Tätigkeitsbericht abgeben, § 43 Abs. 1 Satz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Das ist Ihre Chance, Kollegen aus der Belegschaft über die sie betreffenden Themen sowie Ihre Aufgaben und Erfolge zu unterrichten.

§ 43 Abs. 1 Satz 1 BetrVG

Der Betriebsrat hat einmal in jedem Kalendervierteljahr eine Betriebsversammlung einzuberufen und in ihr einen Tätigkeitsbericht zu erstatten.

Berichten Sie über Ihre aktuellen Themen

Stellen Sie in etwa 45 Minuten dar, womit Sie sich im Gremium schwerpunktmäßig befassen. Das heißt: Präsentieren Sie, mit welchen betrieblichen Problemen Sie sich im letzten Quartal auseinandergesetzt haben und was Sie in der jeweiligen Sache erreicht haben.

Falls eine Angelegenheit zum Zeitpunkt der Betriebsversammlung noch in Arbeit ist, informieren Sie darüber, wie der Stand der Verhandlungen mit Ihrem Arbeitgeber ist. Schließen Sie den Bericht mit einem Ausblick in das nächste Quartal ab. Unterrichten Sie Ihre Kollegen darüber, welche Aufgaben Sie nach Ihrer Arbeitsplanung demnächst anpacken.

Tipp: Tätigkeitsbericht auch schriftlich abgefasst bereithalten

Legen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen einen umfangreichen Tätigkeitsbericht immer auch schriftlich vor. Das Gleiche gilt, wenn viele Beschäftigte – aus welchen Gründen auch immer – nicht an der Betriebsversammlung teilnehmen können.

Daran sollten Sie im Vorfeld denken

Sämtliche Themen sowie den Aufbau des Tätigkeitsberichts diskutieren Sie sinnvollerweise im gesamten Betriebsratsgremium. Erst im Anschluss daran beginnen die jeweils Verantwortlichen und Sie mit dem Ausformulieren. So legen Sie gemeinsam im Gremium fest, welche Themen nur „angerissen“ und welche ausführlich behandelt werden sollen.

So formulieren Sie einen Tätigkeitsbericht, der hängen bleibt

Als Betriebsrat werden Sie im Laufe der Jahre zum Experten in vielen Angelegenheiten, die die Vertretung der Arbeitnehmer angehen. Dennoch: Eine Rede ist immer eine besondere Herausforderung. Das Gleiche gilt für Ihren Tätigkeitsbericht.

Berücksichtigen Sie diese 3 Punkte

►     1. Formulieren Sie so einfach, wie es irgendwie geht. Denn nur dann können Sie sicher sein, dass alle Belegschaftsmitglieder Ihre Anliegen richtig verstehen.

►     2. Vermeiden Sie Fremdwörter, Abkürzungen und Fachausdrücke in Ihrem Tätigkeitsbericht.

►     3. Gehen Sie behutsam mit Zahlen und Statistiken um. Je weniger Zahlen Sie erwähnen, desto eher werden Ihre Kollegen diese einordnen bzw. sich merken können.

Tipp: Visualisieren Sie

Klar ist allerdings auch: Ohne Zahlen geht es nicht. Sind Sie auf die Vorstellung von vielen Zahlen angewiesen, überlegen Sie, ob es sich anbietet, dafür eine bildhafte Präsentation am PC zu erstellen. Denn es ist durchaus bekannt: Dinge, die wir gesehen haben, prägen wir uns eher ein als nur Wörter. Visualisieren Sie also.

Wie wollen Sie Ihren Bericht darstellen?

Es gehört zum guten Ton, jeden Vortrag durch eine kurze Präsentation zu untermalen. Das heißt bezogen auf den Tätigkeitsbericht: Die wichtigsten Stichwörter werden für alle Anwesenden lesbar an die Wand projiziert. Sofern Sie es nicht übertreiben, sondern die Präsentation stattdessen wirklich auf die wichtigsten und kompliziertesten Fakten begrenzen, können Sie mit einer zusätzlichen Präsentation eigentlich nur gewinnen.

Weniger ist mehr

Als Betriebsrat sollte es Ihnen nicht darum gehen, Ihre Kolleginnen und Kollegen möglichst lückenlos und vollständig zu informieren. Es ist viel wichtiger, dass Sie Schwerpunkte setzen und sich überwiegend mit den brisanten Themen auseinandersetzen. Denn berichten Sie über jede Einzelheit, laufen Sie Gefahr, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen bei den wirklich wichtigen Angelegenheiten nicht mehr richtig zuhören.

! Achtung: Prüfen Sie die Arbeitsteilung

Der Tätigkeitsbericht muss nicht in einem Stück bzw. nur von einer Person vorgetragen werden. Häufig ist es besser, wenn das arbeitsteilig geschieht. So könnten Sie als Betriebsratsvorsitzender z. B. einen Bericht über Routinefragen abgeben und den über wichtige Schwerpunktthemen anderen Gremiumskollegen überlassen.

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