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Telearbeit richtig regeln und was im Vertrag alles zu berücksichtigen ist

16. September 2020

Damit Telearbeit gut funktioniert, muss sie vor allem rechtssicher vereinbart werden. Sie als Betriebsrat sollten darauf achten, dass Ihr Arbeitgeber die wesentlichen Anforderungen erfüllt bzw. beachtet. Welche das genau sind, erfahren Sie im Folgenden.

Berücksichtigen Sie diese Aspekte

Telearbeiter sind nicht permanent vor Ort. Deshalb ist eine saubere vertragliche Regelung besonders wichtig. Davon profitieren letztlich sowohl der betroffene Telearbeiter als auch Ihr Arbeitgeber. Sorgen Sie dafür, dass die folgenden Punkte in die arbeitsvertragliche Regelung aufgenommen werden:

  • genaue Beschreibung des Arbeitsorts,
  • konkrete Arbeitszeitregelung,
  • eine Regelungen zum Umgang mit Feiertagen, wenn der Telearbeiter in einem anderen Bundesland tätig wird, für das andere Feiertagsregelungen gelten (Beispiel: Der Betrieb ist in Berlin ansässig und der Telearbeiter arbeitet aus Nordrhein-Westfalen, das einige Feiertage mehr hat als Berlin),
  • die Art der Arbeitszeiterfassung,
  • eine Regelung zu Überstunden,
  • wer den Telearbeitsplatz mit welchen Gerätschaften und Materialien ausstattet,
  • wer die Kosten für die Fahrten zur Firma trägt,
  • wie der Datenschutz sichergestellt werden soll.

ACHTUNG

Inventarliste führen

Damit es bei einer eventuellen späteren Auflösung des Telearbeitsplatzes nicht zum Streit kommt, sollte über die Ausstattung immer eine aktuelle Inventarliste geführt werden. Dann weiß jeder, was von wem eingebracht wurde, und die Eigentumsverhältnisse sind klar geregelt.

Welche Personen einzubinden sind

Entscheidet sich Ihr Arbeitgeber zur Einführung von Telearbeit, dann sollte er die Beteiligung der folgenden Personen und Gremien prüfen, bevor er loslegt:

Zunächst einmal muss er sich mit dem Telearbeiter selbst auseinandersetzen. Er ist schließlich eine der Hauptpersonen und vor allem derjenige, der seinen Arbeitsplatz wechseln soll.

Zu einem solchen Wechsel kann Ihr Arbeitgeber keinen zwingen, es sei denn, er hat bereits im Arbeitsvertrag eine entsprechende Vereinbarung getroffen. Ihr Arbeitgeber sollte deshalb an den Kollegen herantreten und ihn fragen, ob für ihn ein Telearbeitsplatz infrage kommt, wenn der Kollege nicht bereits Interesse geäußert hat.

Damit die Telearbeit funktioniert, ist es wichtig, dass Ihre Kollegen den Arbeitsplatz freiwillig ändern. Hinsichtlich der Arbeit in einem externen Büro kommt zwar häufig auch in Betracht, dass Ihr Arbeitgeber den Kollegen per Direktionsrecht versetzt. Wenn ein Kollege jedoch nicht in Telearbeit tätig werden will, wird sich das unter Umständen auf die Qualität seiner Arbeit auswirken.

Soll die Telearbeit im Haus Ihres Kollegen durchgeführt werden, kann Ihr Arbeitgeber sie nicht per Direktionsrecht anordnen. Denn der Kollege könnte sich in diesem Fall auf Art. 13 Grundgesetz (GG), der die Unverletzlichkeit seiner Wohnung schützt, berufen. Weigert sich eine Kollegin oder ein Kollege, Telearbeit zu leisten, hat Ihr Arbeitgeber schlechte Karten.

Haben Sie an die Einbindung der IT-Abteilung gedacht?

Je nachdem, wer Telearbeit leisten soll und wie diese ausgestaltet wird, können noch andere Personen hinzuzuziehen sein. Wer involviert werden sollte und wer nicht, hängt letztlich vom jeweiligen Einzelfall ab. Prüfen Sie je nach Situation, ob folgende Personen gefragt bzw. informiert wurden:

  • die Technikabteilung, die den Telearbeitsplatz einrichten soll,
  • die Kollegen des Beschäftigten, der Telearbeit leisten soll. Sie müssen z. B. wissen, dass er an bestimmten Tagen nicht im Betrieb sein wird. Um ihn trotzdem erreichen zu können, benötigen sie seine Kontaktdaten.

Tipp: Einzelfalllösungen sind sinnvoll
Am besten gehen Sie in jedem Einzelfall die betrieblichen Gegebenheiten mit Ihrem Arbeitgeber durch und besprechen, wie im jeweiligen Fall verfahren werden soll. Unter Umständen werden Sie für 3 Telearbeiter 3 verschiedene Lösungen haben. Denn z. B. im Hinblick auf den Aspekt der Datensicherheit sollten nur die für die Arbeitsfähigkeit notwendigen Daten weitergegeben werden.

Sind Kunden zu informieren?

Eventuell müssen auch Kunden über die Neuerung informiert werden. Schließlich müssen sie die Möglichkeit haben, den Kollegen an den Tagen, an denen er außer Haus tätig wird, zu erreichen. Auch sie benötigen deshalb im Zweifel die Kontaktdaten.

Die wesentlichen Beteiligungsrechte, die Sie betreffen, habe ich bereits auf den ersten 3 Seiten genannt. Auf einen Punkt möchte ich wegen seiner enormen Wichtigkeit an dieser Stelle aber noch einmal hinweisen:

Da der Telearbeitsplatz Ihres jeweiligen Kollegen ein betrieblicher Arbeitsplatz ist, muss Ihr Arbeitgeber auch hier alle arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung gelten gleichermaßen für Arbeitsplätze im Betrieb und in einer privaten Wohnung.

Nach § 3 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer bei der Arbeit beeinflussen. Nach § 4 Nr. 1 ArbSchG hat er die Arbeit so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und psychische Gesundheit vermieden und eine eventuell bestehende Gefährdung möglichst gering gehalten wird. Da das bei Tätigkeiten im Homeoffice schwer umzusetzen ist, haben Kollegen, die das Homeoffice nutzen, erhöhte Mitwirkungspflichten.

Datenschutz und Datensicherheit

Auch hier gibt es einiges zu bedenken. Denn der Kollege erledigt zumindest einen Teil seiner Arbeit außerhalb des Betriebs.

Besonders zu berücksichtigen ist insoweit der Aspekt, dass der Raum bzw. Arbeitsplatz des Kollegen auch von anderen, nicht dem Betrieb angehörenden Personen betreten wird, wie z. B. Familienmitgliedern oder Reinigungskräften. Die Gefahr, dass dabei sensible Daten in unbefugte Hände geraten, ist sehr groß. Um einem eventuellen Missbrauch vorzubeugen, sollte Ihr Arbeitgeber Folgendes erwägen:

Daten sind auch im häuslichen Arbeitszimmer bestmöglich zu schützen

  • Es sollten keine Aufgaben in Telearbeit erledigt werden, die mit sensiblen Daten zu tun haben.
  • Ihr Kollege sollte seinen Computer und die betrieblichen Verzeichnisse mit einem geheim zu haltenden Passwort schützen, sodass Mitbewohner und/oder Besucher sich nicht einfach einloggen können.
  • Akten, Unterlagen etc. sollte er in einem abgeschlossenen Schrank aufbewahren. Und vielleicht gibt es auch die Möglichkeit, das Arbeitszimmer abzuschließen, wenn Ihr Kollege gerade nicht arbeitet.

So kümmern Sie sich richtig um Ihre Kollegen in Telearbeit

Läuft die Telearbeit erst einmal, ist es Ihre Aufgabe als Betriebsrat, sich dafür einzusetzen, dass für die zwischenmenschliche Ebene weiterhin gesorgt ist. Auch wenn Sie Ihren Kollegen nicht mehr täglich sehen, sollten Sie regelmäßig in Kontakt zu ihm treten.

Die Verbindung zwischen Ihren in Telearbeit tätigen Kollegen und Ihrem Arbeitgeber sowie den Kollegen im Betrieb sollte auf zwischenmenschlicher Ebene so gut wie möglich so fortgeführt werden wie zuvor. Das ist nicht immer einfach.

Schließlich fehlt Kollegen, die ausschließlich im Homeoffice tätig werden, die Gesprächsrunde an der Kaffeemaschine. Auch bekommen Ihre aushäusigen Kollegen organisatorische Neuregelungen nicht mehr so schnell mit wie zu der Zeit, als sie fest im Betrieb waren.

Dennoch sollte und darf ein Telearbeitsplatz nicht zur Isolation führen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass

  • Ihre Kollegen über Neuerungen im Betrieb zeitnah informiert werden,
  • sie zu Festen, Meetings usw. eingeladen werden,
  • sie frühzeitig auch zu Ihren Betriebsversammlungen und anderen wichtigen Veranstaltungen eingeladen werden,
  • ihre Anwesenheitszeiten im Betrieb auch tatsächlich eingehalten werden.

Tipp: Halten Sie engen Kontakt zu Telearbeitskollegen
Betreuen Sie vor allem Neueinsteiger in die Telearbeit besonders gut. So merken Sie schnell, ob der Betreffende mit der Situation gut zurechtkommt und den Kontakt hält. Haben Sie das Gefühl, dass er gefährdet ist, in die Isolation abzurutschen, steuern Sie durch eine noch engere Betreuung gegen.

Das muss gewährleistet sein

Damit die Telearbeit gut funktioniert, muss der Telearbeitsplatz entsprechend ausgestattet werden. Das heißt:

Wird die Telearbeit von zu Hause aus durchgeführt, benötigt der Kollege ein Arbeitszimmer, also einen abgeschlossenen Raum, den er als Büro nutzen kann. Außerdem ist ein Computer oder noch besser ein Laptop mit der Möglichkeit, sich in das System Ihres Betriebs einzuloggen, notwendig. Des Weiteren muss für einen entsprechenden Telefonanschluss sowie - je nach Position und Nutzer - einen Drucker bzw. ein Faxgerät gesorgt werden.

ACHTUNG

Ihr Arbeitgeber muss unter Umständen nicht alle Kosten tragen

Einige Arbeitgeber versuchen, Kosten zu sparen, indem sie an Homeoffice interessierte Beschäftigte verpflichten, eigene Geräte anzuschaffen bzw. die eigenen zu nutzen. Das können sie in gewissem Rahmen auch tun. Denn kam die Initiative zur Telearbeit von einem Beschäftigten, ist Ihr Arbeitgeber nicht verpflichtet, alle Kosten zu tragen.

Dennoch ist er gut beraten, wenn er es tut. Denn stattet er einen Telearbeitsplatz voll aus, hat er die Handhabe über die Gerätschaften. Ihr Arbeitgeber kann dem Kollegen deshalb Anweisungen bezüglich des Gebrauchs und der Wartung geben.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Kollegen ins Homeoffice schickt

Etwas anders sieht es aus, wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Kolleginnen und Kollegen ausschließlich ins Homeoffice schickt. Denn dann haben sie einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 Bürgerliches Gesetzbuch.

Danach ist der Auftraggeber, also Ihr Arbeitgeber, zum Ersatz solcher Aufwendungen verpflichtet, die der Beauftragte, also Ihre Kollegen als Arbeitnehmer, zum Zweck der Ausführung des Auftrags haben. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihre Kollegen die Kosten für erforderlich halten durften.

Unter derartige Aufwendungen fallen solche, die Sie und Ihre Kollegen infolge einer entsprechenden Weisung Ihres Arbeitgebers erbringen. Das ist z. B. nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts (BAG) der Fall, wenn Sie private Räumlichkeiten allein zur Erfüllung Ihrer Arbeitspflicht nutzen (14.10.2003, Az. 9 AZR 657/02). Deshalb haben Sie in diesen Fällen einen Anspruch auf anteiligen Ersatz der angefallenen Mietkosten, Telekommunikations- sowie Strom- und im Zweifel auch Heizkosten.

Dieser Anspruch besteht allerdings nur so lange, wie die betroffenen Kollegen nicht als Alternative zu den betrieblichen Räumen und Betriebsmitteln freigestellt werden (BAG, 12.4.2011, Az. 9 AZR 14/10). Haben Kollegen noch einen Schreibtisch bzw. ein Büro im Unternehmen, muss Ihr Arbeitgeber die Kosten für Aufwendungen wieder nur eingeschränkt tragen.

Arbeitszeit im Homeoffice

Das Direktionsrecht Ihres Arbeitgebers erstreckt sich auch auf das Homeoffice. Das führt dazu, dass er auch im Homeoffice feste Arbeitszeiten anordnen kann. Außerdem kann er die Erreichbarkeit der im Homeof- fice tätigen Kolleginnen und Kollegen während bestimmter Kernarbeitszeit bestimmen.

Tipp: Plädieren Sie für flexible Arbeitszeit
Um eine flexible Arbeitszeitgestaltung zu erreichen, setzen Sie als Betriebsrat sich dafür ein und vereinbaren Sie vorzugsweise, dass für die Arbeit im Homeoffice Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit gilt. Denn in diesem Fall können Ihre Kolleginnen und Kollegen, die im Homeoffice tätig sind, selbst über die Lage ihrer Arbeitszeit bestimmen.

Ansonsten gilt wie immer Die Höchstarbeitszeitgrenzen nach § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie die Pausen (§ 4 ArbZG) und Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) haben Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice selbstständig einzuhalten. Darüber hinaus müssen sie im Homeoffice ihre Arbeitszeit selbstständig erfassen.

Ausstattung eines Telearbeitsplatzes

Die im Folgenden genannten Punkte sollten bei der Ausstattung eines Telearbeitsplatzes geregelt werden. Sorgen Sie dafür, dass sie in einer zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Betriebsvereinbarung Berücksichtigung finden. Empfehlen Sie Ihrem Arbeitgeber in diesem Zusammenhang auch, sich zur Übernahme der Kosten für die Hardware und Software bereit zu erklären.

Überblick: Ausstattung eines Telearbeitsplatzes

Elektronische GeräteSoftware
Computer, am besten einen Laptop (das hat den Vorteil, dass Ihr Kollege das Gerät sowohl im Büro als auch am Telearbeitsplatz nutzen kann)Bürosoftware einschließlich Zugangssoftware auf das Netzwerk des Betriebs, vor allem E-Mail, Intranet und Internet
Telefon, am besten ein MobiltelefonBetriebssystemsoftware
Drucker, Scanner, Faxgerät (falls das im Einzelfall notwendig sein sollte)Sicherheitssoftware (Firewall, Virenschutz)

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