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Gefährdungsbeurteilung: Wie Sie psychische Belastungen vermeiden

03. August 2020

Im Betrieb gibt es noch ein anderes Mittel um psychische Belastungen zu vermeiden: die Gefährdungsbeurteilung. Hier soll durch Ihren Arbeitgeber, durch die Sicherheitsfachkraft und auch durch Sie als Arbeitnehmervertreter ermittelt werden, wo am konkreten Arbeitsplatz Einbruchsstellen für psychische Belastungen lauern und wie diese zu eliminieren sind.

Gefährdungsbeurteilung

1. Ihre Rolle als Arbeitnehmervertreter bei der Prävention psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Aber was können Sie als Beschäftigtenvertreter praktisch bei der Gefährdungsbeurteilung tun? Sie sind ja die Sicherungsinstanz für Ihre Kolleginnen und Kollegen. Warum sollten Sie also die Hände in den Schoß legen und warten, bis Ihr Arbeitgeber tätig wird? Müssen Sie gar nicht. Ich erläutere Ihnen, wie Sie vorgehen können.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Als Arbeitnehmervertreter sollten Sie auf keinen Fall warten, bis Ihr Arbeitgeber in Sachen Arbeitsschutz tätig wird oder bis gar ein Unfall passiert. Bauen Sie vor. Treten Sie an Ihren Arbeitgeber heran und lassen Sie sich darüber informieren, ob ein Arbeitsschutzkonzept besteht und ob danach vorgegangen wird. Lassen Sie sich auch darüber informieren, ob Gefährdungsbeurteilungen bereits vorgenommen worden sind oder der Arbeitgeber diese derzeit vornimmt.

Aktuelle Gefährdungsbeurteilungen liegen nur dann vor, wenn diese auch an bestehende Gefahren angepasst wurden. Die Beurteilung kann z. B. erst 6 Monate jung sein – aber infolge von geänderter Technik oder Arbeitsverfahren schon nicht mehr aktuell sein.

Tipp: 

Zusammenarbeit abfragen

Fragen Sie auch gleich mal nach, wie eng Ihr Arbeitgeber mit dem Betriebsarzt, Arbeitssicherheitsfachkraft, Arbeitsschutzausschuss zusammenarbeitet. Kennen auch diese Gremien und Personen Ihre Rechte und Pflichten? Kommen sie diesen nach? Nur wenn alle an einem Strang ziehen, wird in Sachen Arbeitsschutz genug getan.

Ermitteln Sie den Handlungsbedarf

Haben Sie Mängel entdeckt, dann sollten Sie zunächst im Gremium hierüber beraten. Was genau haben Sie festgestellt? Haben Sie Ideen zur Abhilfe? Haben Sie schon mit dem Betriebsarzt, der Sicherheitsfachkraft, der Schwerbehindertenvertretung oder der Gleichstellungsbeauftragten hierüber gesprochen? Je mehr Ideen und Anregungen Sie hier sammeln können, desto besser.

Jetzt treten Sie an Ihren Arbeitgeber heran. Sie berichten ihm von den festgestellten Mängeln. Dann erinnern Sie ihn an seine Fürsorgepflicht und seine Pflicht aus dem ArbSchG und fordern zur Abhilfe auf. Kommt er Ihrer Aufforderung nicht nach, geben Sie das Ganze an die Arbeitsschutzbehörde. Dann gibt es für Ihren Arbeitgeber eine saftige Strafe. Diese wird ihn meist zum Handeln bewegen.

Wenn Ihr Arbeitgeber etwas tun will

Es kann natürlich auch manchmal ganz anders laufen. Ihr Arbeitgeber will in Sachen Arbeitsschutz aktiv werden, Gefährdungsbeurteilungen durchführen und Sie als Arbeitnehmervertreter beteiligen. Wie reagieren Sie nun? Lassen Sie sich zunächst alle zur eingehenden Beratung erforderlichen Unterlagen rechtzeitig und umfassend zur Verfügung zu stellen. Umfassend heißt, dass Sie alle Informationen erhalten, die auch Ihr Arbeitgeber hat. Rechtzeitig heißt, dass Sie die Informationen so rechtzeitig bekommen, dass Sie die geplante Maßnahme noch verbessern können.

Tipp: 

Man spricht Deutsch

Sie müssen die Informationen in einer Form erhalten, die Sie als Laie in Sachen Arbeitsschutz verstehen. Fachchinesisch der Beschreibung bestimmter Abläufe, Reaktionen und Sachverhalte – das müssen Sie nicht akzeptieren.

Stellen Sie dann den Sachstand fest. Wo gibt es schon Beurteilungen, auf die man aufbauen könnte? Wo müssten erstmals Beurteilungen durchgeführt werden? Und so weiter.

Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein

Sind in Ihrem Betrieb noch keine Gefährdungsbeurteilungen vorgenommen worden, sollten Sie an Ihre Kollegen herantreten. Die Beschäftigten sollten vor Beginn einer eventuellen Befragung oder Besichtigung des einzelnen Arbeitsplatzes über den Sinn und Zweck der bevorstehenden Gefährdungsbeurteilungen umfassend informiert werden. Der Hintergrund ist ganz einfach der, dass die Beschäftigten vor Ort einen viel besseren Blick für Gefährdungen haben als Personen, die den Arbeitsplatz nur theoretisch kennen.

Auch bei anstehenden Änderungen von Gefährdungsbeurteilungen größeren Ausmaßes sollten Sie Ihre Kollegen informieren. Warum erfolgt die Änderung? Ist sie gerechtfertigt? Der Kollege am konkreten Arbeitsplatz kann Ihnen wichtige Hinweise geben.

Legen Sie eine einheitliche Vorgehensweise fest

Treten Sie an Ihren Arbeitgeber heran und regen Sie an, sich auf eine einheitliche Vorgehensweise zu einigen. Je geschlossener Sie auftreten, umso mehr können Sie für Ihre Kollegen und Kolleginnen erreichen. So könnten Sie beispielsweise vorgehen:

  • Sie legen Betrachtungseinheiten fest. Arbeitsbereiche etwa, die z. B. einer ähnlichen Beurteilung bedürfen.
  • Dann ermitteln Sie Gefährdungen.
  • Der nächste Schritt ist es, mit Ihrem Arbeitgeber Schutzziele festzulegen.
  • †Nach den Zielen folgt die konkrete Ableitung und Durchführung von Maßnahmen.
  • †Vergessen Sie und Ihr Arbeitgeber nicht die Effizienzkontrolle Ihrer getroffenen Maßnahmen.

Überprüfen Sie die Gefährdungsbeurteilung

Führt Ihr Arbeitgeber dann die Gefährdungsbeurteilung durch, dann überprüfen Sie diese darauf,

  • ob sie alle wesentlichen Gefährdungen umfasst,
  • ob Ihr Arbeitgeber nötige Abhilfemaßnahmen ergreift und
  • †ob Ihre Kollegen ausreichend über die Gefährdungen unterrichtet werden. Falls nicht, dann verlangen Sie dies!

Denken Sie auch an Alternativen und machen Sie Sicherheitsrundgänge

Machen Sie Ihren Arbeitgeber auch auf folgende Möglichkeit aufmerksam: Neben den Gefährdungsbeurteilungen kann man ja auch mal zufällig Sicherheitsmängel sehen – und das weit vor der nächsten Gefährdungsbeurteilung. Z. B. wenn man nur mal durch die Reihen der Beschäftigten geht – etwa mit Sicherheitsrundgängen. Das ist nicht so aufwendig wie die Gefährdungsbeurteilungen, kann diese aber auch auf keinen Fall ersetzen.

So sollte Ihr Arbeitgeber vorgehen:

†    Er soll sich vor dem Rundgang mit allen geltenden Schutzvorschriften für den zu besuchenden Bereich vertraut machen, damit er nicht nur Zufallsbeobachtungen macht. Dazu gehören externe Vorgaben (u. a. berufsgenossenschaftliche Vorschriften) ebenso wie Ihre internen Dienstanweisungen, Regelungen zum Tragen von Schutzausrüstungen usw.

†    Am besten lässt er sich von einem erfahrenen Mitarbeiter begleiten, der Fragen zu seinen Beobachtungen direkt beantworten kann.

†    Ihr Arbeitgeber soll seine Beobachtungen vor Ort in Stichworten schriftlich festhalten und zwar sofort, damit nichts Wichtiges vergessen wird.

Bieten Sie Ihrem Arbeitgeber doch an, die Sicherheitsrundgänge für ihn zu übernehmen. Dieser Vorschlag wird ihm sicher gefallen, weil Sie ihm damit jede Menge Arbeit abnehmen. So können Sie sicherstellen, dass die Sache ernst genommen wird, und die größtmögliche Sicherheit für Ihre Kollegen schaffen.

Achten Sie besonders auf diese Gefahrenquellen

Bei Ihrer Gefährdungsbeurteilung sollten Sie nicht zu kompliziert denken. Gefährdungen ergeben sich oft aus Dingen, die man im Alltag einfach toleriert. Eine Gefährdung kann sich insbesondere ergeben durch die Gestaltung und Einrichtung des Betriebs bzw. des Arbeitsplatzes. Machen Sie deshalb alle Stolperfallen in Ihrem Betrieb ausfindig. Das können z. B. sein:

  •  rutschige Böden,
  •  herumliegende Kabel,
  • fehlende Absturzsicherungen oder wacklige bzw. nicht trittfeste Leitern,
  • physikalische, chemische und biologische Einwirkungen (z. B. giftige Dämpfe),
  • die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. gesundheitsschädliche Arbeitsstoffe, Maschinen, defektes Werkzeug),
  • die Gestaltung von Arbeitsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit (z. B. Ermüdung, Rückenschmerzen, falsches Heben, gebückte Arbeitshaltung, einseitige Belastung usw.),
  • †eine unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Mitarbeiter oder
  • †ein Fehlverhalten am Arbeitsplatz (Alkohol, Leichtsinn, Bequemlichkeit).

Tipp: 

Hilfe holen

Die meisten Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bieten kostenlose branchenspezifische Checklisten zur Gefährdungsbeurteilung an, die Ihnen die gezielte Suche nach möglichen Gefahrenquellen erleichtern. Auch Ihr Betriebsarzt und/oder Ihre Sicherheitsfachkraft können Ihnen aufgrund ihrer Erfahrung wichtige Hinweise geben.

Alles neu seit 1.6.2015?

Im Rahmen Ihrer Mitbestimmung ist auch wichtig, dass Sie die folgende (nicht mehr ganz so neue) Neuregelung beachten: Seit 1.6.2015 gilt die neue Betriebsmittelsicherheitsverordnung. Diese hat auch Auswirkungen auf die Gefährdungsbeurteilung (§ 3 der Verordnung), die Sie als Beschäftigtenvertreter kennen müssen. Welche das sind, lesen Sie hier:

Gefährdungsbeurteilung Altregelung:

Die Gefährdungsbeurteilung umfasst die Benutzung des Arbeitsmittels selbst sowie die Wechselwirkungen von Arbeitsmitteln untereinander oder mit Arbeitsstoffen oder der Arbeitsumgebung.

Gefährdungsbeurteilung Neuregelung: 

Seit dem 1.6.2015 umfasst die Gefährdungsbeurteilung nicht nur die Gefährdungen bei der Verwendung des Arbeitsmittels durch das Arbeitsmittel selbst, sondern auch die Arbeitsumgebung und die Arbeitsgegenstände. Dabei sind vor allem folgende Kernpunkte zu berücksichtigen:

  • die Gebrauchstauglichkeit inklusive der ergonomischen, alters- und alternsgerechten Gestaltung
  • die sicherheitsrelevanten und ergonomischen Zusammenhänge zwischen Arbeitsplatz, Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Arbeitsorganisation, Arbeitsablauf, Arbeitszeit und Arbeitsaufgabe
  • die physischen und psychischen Belastungen der Beschäftigten bei der Verwendung von Arbeitsmitteln
  • †vorhersehbare Betriebsstörungen und die Gefährdungen bei Maßnahmen zu deren Beseitigung, Gefährdungsbeurteilung auch für alle überwachungsbedürftigen Anlagen, also auch für Anlagen, bei denen ausschließlich Dritte gefährdet sind

Praktische Konsequenz: Die Gefährdungsbeurteilung ist nun viel umfassender definiert als bisher. Sie beginnt jetzt schon bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln für die Arbeitsstätte. Ich finde die Neuerung gut – denn die Neuregelung ist wesentlich ausführlicher. So weiß jeder was zu tun ist.

Sie sind im Arbeitsschutzausschuss vertreten

Nach § 11 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) haben Sie das Recht, 2 Mitglieder der Arbeitnehmervertretung zu bestimmen, die im Arbeitsschutzausschuss (ASA) mitarbeiten. Diese Arbeitnehmervertreter sind vollwertige Mitglieder des Ausschusses. Sie können Maßnahmen verlangen und das Stimmrecht ausüben.

Der ASA setzt sich außerdem zusammen aus

  • dem Arbeitgeber oder einem von ihm Beauftragten (z. B. Geschäftsführer)
  • der Fachkraft für Arbeitssicherheit,
  • dem/den Sicherheitsbeauftragten,
  • †dem Betriebsarzt.

Der Ausschuss tritt mindestens vierteljährlich zusammen. Die Zeit für diese Sitzungen müssen Sie einplanen.

Der ASA hat die Aufgabe, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten, z. B. gestiegene Krankheitszeiten und notwendige Gegenmaßnahmen, oder auch über besonders viele Arbeitsunfälle in einer Abteilung zu sprechen. Leider ist der Begriff Anliegen des Arbeitsschutzes sehr schwammig und wird auch vom Gesetz nicht näher präzisiert. Es besteht also ein Beurteilungs- und Definitionsspielraum.

Nutzen Sie Ihre Rolle im Arbeitsschutzausschuss und stoßen Sie das Thema Gefährdungsbeurteilung im Allgemeinen, aber auch Gefährdungsbeurteilung zum Thema psychischer Gesundheit an.

2.  Warum ist eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen für Beschäftigte notwendig?

Psychische Faktoren werden als eigene Gefährdungskategorie gleichberechtigt neben physischen, chemischen, elektrischen und anderen Gefährdungsfaktoren genannt, so z. B. in der „Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA). Jeder Arbeitgeber muss alle diese Gefährdungsfaktoren – meist in 11 Kategorien unterteilt – in seinen Gefährdungsbeurteilungen berücksichtigen. Es gibt keinen Grund, anzunehmen, dass in einem Arbeitsbereich psychische Fehlbelastungen von vornherein ausgeschlossen wären.

Psychische Belastungen im Berufsleben und am Arbeitsplatz wurden lange Zeit wenig beachtet und spielten in den Gefährdungsbeurteilungen kaum eine Rolle. Seit einigen Jahren steigt jedoch die Zahl der Beschwerden, Erkrankungen und Ausfalltage aufgrund psychischer Faktoren deutlich an. Immer stärker setzt sich die Erkenntnis durch, dass psychische Belastungen die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit von Beschäftigten massiv beeinträchtigen können.

Diese Belastungen sind jedoch keine naturgegebenen Faktoren. Sie haben ihre Ursachen zum einen in der individuellen Persönlichkeit und Lebenslage, andererseits aber auch in der Arbeitsorganisation, Arbeitsklima, Führungsverhalten und Arbeitsplatzgestaltung im Unternehmen.

Im Arbeitsschutzgesetz verankert

Damit fällt das Vorbeugen psychischer Beschwerden und Erkrankungen genauso in die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers laut BGB, Arbeitsschutzgesetz und anderer Rechtstexte wie etwa der Schutz vor Unfällen, Abstürzen oder giftigen Substanzen. Der Gesetzgeber hat diesen Aspekt zuletzt noch einmal bestärkt. Seit 2013 fordert das Arbeitsschutzgesetz explizit die Beurteilung psychischer Belastungen bei der Arbeit (§ 5 ArbSchG, Ziffer 6).

Spätestens jetzt ist klar, dass die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen eine gesetzliche Pflicht ist. Und auch Sie als Arbeitnehmervertreter sind in der Pflicht, haben Sie doch zu überwachten, dass Ihr Arbeitgeber alle Arbeitsschutzvorschriften einhält.

Neuere arbeitsmedizinische Erkenntnisse bestätigten diesen Ansatz. So geht man z. B. heute davon aus, dass viele körperliche Symptome und Beschwerden – von Akne über Tinnitus bis Rückenproblemen – auch auf psychische Faktoren zurückgehen können. Die auch den frühen Arbeitsschutz prägende Trennung von körperlichen, geistigen und seelischen Faktoren wird mehr und mehr zugunsten einer ganzheitlichen Betrachtung von Gesundheit und Wohlbefinden aufgegeben. Damit wird das Einbeziehen psychischer Faktoren beim Erfassen und Bewerten der Gefährdungen und Risiken an einem Arbeitsplatz selbstverständlich.

3.  Was soll Ihnen und Ihren Kollegen eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen bringen?

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Instrument zur Prävention arbeitsbedingter Gesundheitsgefahren. Wie bei den anderen Gefährdungsfaktoren auch soll eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen dazu beitragen,

  • Mitarbeiter gesund zu erhalten, indem Belastungen frühzeitig erkannt werden.   
  • Dem Entstehen von Erkrankungen mit psychischen Ursachen vorzubeugen.
  • Die Zahl der Ausfalltage zu reduzieren.†
  • Gefährdete Beschäftigte länger aktiv im Berufsleben zu halten.†
  • Die Zahl ungewollter Frühverrentungen zu senken.

Die Entwicklung zu immer mehr Ausfalltagen, immer längeren Fehlzeiten und immer mehr Frühverrentungen aufgrund psychischer Leiden sollte Grund genug sein, dass Arbeitnehmervertreter und Arbeitgeber das Thema ernst nehmen. Leistungsfähig sind diejenigen Mitarbeiter, die sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Wenn dieses positive Empfinden am Arbeitsplatz dauerhaft gestört wird, ob durch Arbeitsüberlastung, durch Mobbing oder andere Faktoren (s. u.), leidet darunter nicht nur der einzelne Mitarbeiter, sondern auch die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens.

Bewältigen psychischer Gefährdungen als Grundlage für gesundheitsgerechtes Arbeiten

Sicherlich ist ein Arbeitgeber selten allein für ein schlechtes Arbeitsklima verantwortlich. Und es ist nicht Aufgabe der Arbeitnehmervertretung, in den persönlichen Befindlichkeiten ihrer Kollegen nachzubohren.

Die psychische Belastungssituation innerhalb eines Unternehmens oder Dienststelle ist nicht von einem einzelnen Faktor abhängig, sondern immer das Produkt des Zusammenwirkens vieler Faktoren und vieler Menschen mit ihren Eigenheiten. Wenn jeder Einzelne sich um ein gutes Miteinander bemüht, ist das prima, dennoch können viele Aspekte übersehen werden. Nur eine systematische Gefährdungsbeurteilung aller Faktoren hilft, die optimalen Schutzmaßnahmen zu finden und die Situation nicht nur zu stabilisieren, sondern auch zu optimieren.

So wie Sie beim Gerüstbau oder einer Werkzeugmaschine Gefährdungen ermitteln und Schutzmaßnahmen wie Absaugung oder PSA-Tragegebote festlegen, ist dies mit entsprechenden Methoden auch für psychische Gefährdungsfaktoren möglich. Wenn Sie diese systematisch erfasst und ausgewertet haben, sind Sie bestens gerüstet, Gegenmaßnahmen anzustoßen. Oberstes Ziel jeder Gefährdungsbeurteilung ist und bleibt stets eine menschen- und gesundheitsgerechte Gestaltung der Arbeit.

4. Inwiefern muss die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen dokumentiert werden?

Die Dokumentationspflichten unterscheiden sich nicht von denen bei jeder anderen Gefährdungsbeurteilung. Die Dokumentation sollte strukturiert und nachvollziehbar sein. Sie sollte Auskunft geben auf die Fragen.

  • Was die Beurteilung der psychischen Gefährdungen ergeben hat.
  • Welche Maßnahmen mit welchen Zeitvorgaben festgelegt wurden.†  
  • Ob, wie und von wem die Maßnahmen durchgeführt wurden.††   
  • Was bei der Wirksamkeitsüberprüfung herauskam.††   
  • Auf welche Weise Ihr Arbeitgeber psychische Gefährdungsfaktoren
  • Am Arbeitsplatz dauerhaft im Blick hat.

Zur Dokumentation gehören damit die Unterlagen zur Planung und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung, z. B.

  • die Termine und Teilnehmer der Planungsrunde,   
  • die dort gefassten Beschlüsse,   
  • die gemeinsam ausgewählten Instrumente,††   
  • die Auswertungen aus den durchgeführten Mitarbeiterbefragungen,††    die Ergebnisse aus Beobachtungsprotokollen und Interviews,††   
  • die Ergebnisse von ASA- Sitzungen, Workshops oder Gruppengesprächen.

Achten Sie bei Thema „Psyche“ noch mehr als sonst auf Vertraulichkeit und Datenschutz. Lassen Sie und Ihr Arbeitgeber sich bei Unsicherheiten dazu von einem Experten, z. B. Ihrem Datenschutzbeauftragten, beraten. Ihr Arbeitgeber sollte Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen, die persönliche oder vertrauliche Angaben enthalten. Achten Sie darauf, dass niemand in der Lage ist oder in die Lage kommen kann, anonym erhobene Daten nachträglich bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen.

5.  Wer kann mir bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen helfen?

Um eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung durchzuführen, bedarf es gewisser Grundkenntnisse, z. B. darüber

  • was psychische Belastungsfaktoren sind, wo und wodurch sie auftreten können.††   
  • mit welchen Methoden diese Belastungsfaktoren erfasst und bewertet werden können.

In vielen Fällen wird ein Arbeitgeber nicht über solche Fachkenntnisse verfügen. Sie müssen sich daher – wie bei anderen Gefährdungsbeurteilungen auch – von internen oder externen Experten beraten und unterstützen lassen. Dazu können gehören:

  • die Fachkraft für Arbeitssicherheit 
  • der Betriebsarzt oder betriebsärztliche Dienst†   
  • Experten der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse††    Experten der staatlichen Aufsichtsbehörde††   
  • weitere spezialisierte arbeitspsychologische Berater, z. B. der Krankenkassen

Arbeitgeber muss mit Ihnen zusammenarbeiten

Ihr Arbeitgeber kommt bei der Gefährdungsbeurteilung nicht an Ihnen als Arbeitnehmervertreter vorbei. Denn Sie haben Mitbestimmungsrechte, wenn es um die geplanten Verfahren und Befragungen geht. Ihre Kollegen aus dem Gremium, die schon viele Jahre dabei sind, verfügen zudem oft über eine große Erfahrung, wo im Betrieb psychische Belastungen zum Problem werden können.

Tipp: 

Weiterbildung

Ihr Arbeitgeber muss Sie als Arbeitnehmervertretung frühzeitig – noch bevor er mit Gefährdungsbeurteilung startet – informieren. Auch die Gewerkschaften bzw. gewerkschaftsnahen Bildungsveranstalter haben spezielle Schulungen zu psychischen Aspekten am Arbeitsplatz im Angebot. Vielleicht können Sie einen interessierten Kollegen motivieren, seine Weiterbildungstage für eine solche Veranstaltung zu nutzen, und schon haben Sie bei Ihrer Gefährdungsbeurteilung eine wertvolle Unterstützung auf Ihrer Seite.

6.  Wie soll ich bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen vorgehen?

Auf welche Weise Sie psychische Gefährdungen ermitteln, gibt Ihnen kein Gesetz oder Regelwerk vor. Wie in anderen Gefährdungsbeurteilungen auch empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen. Sinnvoll ist, sich am PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) z, auu orientieren und diesem die zentralen Elemente einer Gefährdungsbeurteilung wie Vorbereitung, Analyse, Bewertung, Maßnahmenumsetzung, Wirkungskontrolle und stete Fortschreibung zuzuordnen.

Im Arbeitsprogramm Psyche der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie wird ein Vorgehen in 7 Schritten empfohlen (rechts die eigene Zuordnung zu den PDCA-Stufen):

Übersicht: Gefährdungsbeurteilung Psyche

1.Festlegen von Tätigkeiten/BereichenPlan
2.Ermittlung der psychischen Belastung der ArbeitDo
3.Beurteilung der psychischen Belastung der ArbeitDo
4.Entwicklung und Umsetzung von MaßnahmenDo
5.WirksamkeitskontrolleCheck
6.Aktualisierung/FortschreibungAct
7.Dokumentation 

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Ihre Gefährdungsbeurteilung soll sich stets auf die konkreten Verhältnisse am Arbeitsplatz beziehen. Die Planung setzt daher voraus, dass zumindest einer der Planer mit dem Arbeitsplatz vertraut ist. Mit einer Vorbereitung anhand der folgenden Anregungen erleichtern Sie sich alle weiteren Schritte:

†    je nach Größe des Unternehmens bzw. der Dienststelle eine Steuergruppe/ Gefährdungsbeurteilungsteam bilden mit Teilnehmern aus allen wichtigen Unternehmensbereichen

†    die Teilnehmer der Steuergruppe ggf. durch eine Schulung qualifizieren, z. B. in einem gemeinsamen Workshop mit einem externen Experten

†    vergleichbare Tätigkeiten und Arbeitsbereiche zusammenfassen, z. B. Produktion, Lager, Labor, und sich dabei an der Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen orientieren

†    Einheiten bilden, wenn Arbeitsbedingungen im Hinblick auf die psychische Belastung gleichartig sind, wie z. B. Werkstatt- und Laborleiter mit Führungsaufgaben, Verwaltungsangestellte, ambulante Pflege, Außendienst

†    Methoden und Instrumente festlegen und ein gemeinsames Konzept zum weiteren Vorgehen entwickeln

†    das Vorgehen zwischen Arbeitsschützern, Betriebsarzt, Ihnen und dem Arbeitgeber abstimmen und – z. B. in einer Betriebsvereinbarung – schriftlich festhalten

†    ggf. einen externen Moderator bestimmen

Eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen bedarf der Mitwirkung der Beschäftigten. Daher ist es entscheidend wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter über das Vorhaben informieren mit Hinweis auf die vertrauliche Behandlung aller erhobenen Daten. Damit beugen Sie Missverständnissen vor, bauen Vorbehalte ab und nehmen die Angst vor vermeintlichen Tabuthemen.

Hier hat es sich bewährt, mit einem externen Berater zusammenzuarbeiten, der die Fragen stellt und auswertet und durch das Verfahren sicherstellt, dass keine Rückschlüsse auf Mitarbeiter möglich sind.

In größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, mit der Gefährdungsbeurteilung zunächst in einem Teilbereich als Pilotprojekt zu beginnen. Nach Auswertung der ersten Erfahrungen damit können Sie anschließend eine umfassendere Gefährdungsbeurteilung effizienter und zielführender durchführen.

So erkennen Sie psychische Gefährdungen

Der zentrale Ansatzpunkt ist, alle Hinweise zu sammeln, die Rückschlüsse auf psychische Fehlbelastungen zulassen. Dazu gehören:

†    Ausfalltage durch Erkrankungen, Beschwerden oder Gesundheitsstörungen, die auf Gefährdungen durch psychische Belastung hindeuten; das sind insbesondere psychosomatische Krankheitsbilder wie Rückenschmerzen, Magenbeschwerden, Bluthochdruck, Nervosität

†    Anzeichen für schlechte Stimmung, schwieriges Betriebsklima wie Konflikte und Streitigkeiten

†    hohe oder ansteigende Fluktuationsraten, insgesamt oder in bestimmten Betriebsbereichen, die nicht auf andere Ursachen zurückgeführt werden können

†    Auch Berichte aus dem Qualitätsmanagement können aufschlussreich sein. Wenn es in einer Abteilung z. B. zuletzt zu übermäßig vielen Fehlern kommt, können psychische Faktoren eine Rolle spielen.

Doch Sie dürfen nicht bei Krankenstatistiken oder Qualitätsberichten stehen bleiben. Entscheidend ist, dass Ihr Arbeitgeber Sie und all seine Beschäftigten einbezieht. Dazu haben sich für KMU die folgenden Instrumente bewährt:

1.   Mitarbeiterbefragungen, z. B. durch eine standardisierte, schriftliche Fragebogenaktion, die i. d. R. anonym durchgeführt wird

2.   Arbeitsplatzbeobachtungen, oft mit Kurzinterview: Fachkundige Personen (z. B. geschulte Führungskräfte oder Arbeitnehmervertreter, Betriebsärzte, externe Experten) beobachten die psychische Belastung am Arbeitsplatz und befragen die Beschäftigten zu ihrer Arbeit.

3.   Moderierte Verfahren zur Arbeitssituationsanalyse: Analysework shops und Gruppengespräche (z. B. mit Mitarbeitern eines Arbeitsbereichs) – ein besonders für KMU empfohlenes Vorgehen, um in offener Gesprächskultur und vertrauensvoller Atmosphäre psychische Belastungen zu beschreiben und Maßnahmen zu entwickeln; eine Anleitung und Moderation durch einen externen Berater können hier sinnvoll sein.

Bei der Vorbereitung solcher Verfahren sollten Sie sicherstellen, dass alle Anforderungen des Datenschutzes erfüllt werden. Das kann erforderlich machen, dass bestimmte Aufgaben externer Unterstützung bedürfen.

Das Erfassen psychischer Parameter bei sicherheitstechnischen Begehungen am Arbeitsplatz ist oft wenig zweckmäßig. In diesem Rahmen und womöglich bei Lärm, Hektik, laufenden Maschinen usw. sind offene kritische Aussagen, etwa zum Führungsverhalten oder Leistungsdruck, kaum zu erwarten. Hier bietet eine anonyme Befragung weitaus mehr Chancen, ein realistisches Stimmungsbild der Belegschaft zu erhalten.

Sofern möglich, vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit empirischen Daten, die durch die gleiche Methode erhoben wurden. Im Vergleich mit anderen Betrieben der gleicher Branche oder innerhalb der unterschiedlichen Abteilungen oder Standorte des eigenen Unternehmens können Sie Belastungsschwerpunkte finden.

Maßnahmen finden, festlegen und umsetzen

Grundsätzlich sollten Sie stets Maßnahmen vorziehen, die weitestmöglich an der Quelle einer Gefährdung ansetzen, nicht am Mitarbeiter. Wenn jemand sich z. B. durch ständigen Lärm und Unruhe belästigt fühlt, auch unterhalb von Schwellenwerten mit Handlungsbedarf, dann sind Ohrstöpsel die letzte Option.

Vorher sollten Sie checken, ob Sie durch technische (Schallschutz, Abschirmungen) oder organisatorische (Lärmquelle räumlich oder zeitlich vom Arbeitsplatz trennen) Maßnahmen Abhilfe schaffen können. Dies gilt auch für alle anderen psychischen Faktoren. Nachfolgend einige Beispiele:

†    Wo jemand z. B. als Kundenbetreuer oder Außendienstler darunter leidet, dass er ständig vom Sekretariat ungünstige Außentermine vorgesetzt bekommt, könnten Wege geschaffen werden, die es demjenigen ermöglichen, stärker selbst mitzubestimmen.

†    Ein Schritt könnte etwa sein, den Stundenplan der Kinder oder die Trainingszeiten des Sportvereins im Sekretariat zu hinterlegen, sodass die Termine setzenden Mitarbeiter die individuellen Zeitfaktoren besser berücksichtigen können und die Termine ab sofort günstiger liegen. In anderen Fällen kann schon das frühzeitigere Bekanntgeben von Dienstplänen den betroffenen Mitarbeitern Stress beim Planen und Organisieren privater Verpflichtungen ersparen.

†    Wo sich herausgestellt hat, dass fehlende Informationen zu Stress und Unsicherheit führen, können Sie Zeiten und Prozedere vereinbaren, um die Kommunikation zu verbessern, z. B., indem ein Vorarbeiter jeden Morgen klare Anweisungen gibt, was heute ansteht, welche Materialien geliefert werden, welche Gewerke und Fremdfirmen gleichzeitig auf der Baustelle aktiv sind usw. Es ist oft zu kurzsichtig, davon auszugehen, dass jeder schon wisse, was er zu tun habe, oder eben fragen soll.

†    Manchmal ergeben sich bereits in einem offenen Gespräch unter neutraler Moderation neue und überraschende Einsichten. Ein einfaches Beispiel: Ein Mitarbeiter fühlt sich ständig beobachtet und kontrolliert, weil ein Vorgesetzter immer wieder unangemeldet am Arbeitsplatz vorbeischaut und das Zählwerk einer Maschine abliest und notiert.

Der Chef hat aber dafür vielleicht einen ganz bestimmten Grund oder will einfach nur bestimmte Betriebsdaten festhalten. Ein klärendes Gespräch kann für beide Seiten die Belastung verringern. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht mehr kontrolliert und der Chef wundert sich nicht mehr über das zuvor vielleicht distanzierte Verhalten.

Wenn als Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung herauskam, dass Mitarbeiter sich immer wieder überlastet fühlen, könnten Wege vereinbart werden, wie dies angezeigt werden kann, ohne sich bloßgestellt zu fühlen oder Kritik der Kollegen zu fürchten. Das kann z. B. ein Überlastungsformular im Intranet sein, das auch jemand ausfüllen kann, dem das Formulieren eines Anschreibens an den Arbeitgeber schwerfällt und zusätzlichen Stress erzeugen würde.

Wirksame Maßnahmen weiterentwickeln

Schutzmaßnahmen dürfen auch bei psychischen Aspekten kein reiner Aktionismus bleiben. Sie müssen deren Wirksamkeit überprüfen. Bei Maßnahmen, die eher langfristig wirken, ist das Ausmaß ihrer Wirksamkeit anfangs oft schwer fassbar. Doch grundsätzlich können Sie alle Schritte zum Ermitteln der psychischen Faktoren in Ihrem Betrieb wiederholen.

Klären Sie z. B.,

  • wie die Entwicklung bei den Erkrankungszahlen und Ausfallzeiten aussieht.†   
  • ob Klagen über Stress, Mobbing, Konflikte usw. zu- oder abgenommen haben.††   
  • welche Maßnahmen von Ihren Beschäftigten akzeptiert werden und welche eher auf Ablehnung stoßen.

Es kann daher sinnvoll sein, eine Mitarbeiterbefragung ganz oder in bestimmten Betriebsbereichen erneut durchzuführen und die Ergebnisse zu vergleichen.

Psychische Gefährdungen dauerhaft im Griff

Eine Gefährdungsbeurteilung ist niemals eine Einmal-Aktion. Sie muss stets fortgeschrieben, angepasst und aktualisiert werden. Für diese Dauerhaftigkeit sorgen Sie, indem Sie den Prozess in Ihre Arbeitsorganisation integrieren.

Aus der Planungsgruppe der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen könnte z. B. ein Gesundheits- und Qualitätszirkel werden, der das Thema in der Arbeitsstätte lebendig hält. Wenn die Ergebnisse einer Befragung dann in einer Schublade im Büro einer Führungskraft oder des Betriebsarztes verschwinden, ist das verschwendetes Kapital.

Ein weiterer Ansatz ist, Ideen zur Verbesserung von psychischen Faktoren im Betrieb explizit in das betriebliche Vorschlagswesen aufzunehmen und die Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme zu motivieren. Achten Sie auf Veranstaltungen wie Vorträge und Seminare in Ihrer Umgebung zum Thema, z. B. von Kammern, Unternehmervereinen oder Branchenverbänden.

Informieren Sie über solche Veranstaltungen. Auf Gesundheitstagen können Sie Organisationen, die zu psychischen Aspekten beraten, genauso einladen wie Physiotherapeuten oder Fitness-Anbieter.

Übrigens: Es ist nicht verpflichtend vorgeschrieben, dass psychische Belastungen in einer gesonderten Gefährdungsbeurteilung ermitteln. Da jede Gefährdungsbeurteilung alle mit einer Tätigkeit oder einem Arbeitsplatz verbundenen Belastungen erfassen soll, muss die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen kein eigenständiger Prozess sein. Gerade in kleineren Unternehmen kann sie in die bestehenden Prozesse der Gefährdungsbeurteilung integriert werden. Das heißt, Sie müssen dann nicht nur auf die üblichen Belastungsfaktoren (mechanische, chemische, Lärm, etc.) eingehen, sondern auch die psychischen Aspekte erfassen.

7. So überzeugen Sie Ihren Arbeitgeber: Ihr Weg zur perfekten Gefährdungsbeurteilung

Die meisten Arbeitgeber sträuben sich gegen die Gefährdungsbeurteilung. Ihr Argument: Ich weiß gar nicht, wie das geht. Dieses Argument zieht nicht. Denn Sie haben jetzt die Antwort: Die Gefährdungsbeurteilung geht jetzt ganz leicht – in diesen 7 Schritten:

1.    Schritt: Analyse der Arbeitsbedingungen:

  • Wer arbeitet hier?
  • Wie wird die Arbeit gemacht?
  • †Wo wird die Arbeit gemacht?

2.    Schritt: Analysieren Sie und Ihr Arbeitgeber als Nächstes die mit der Arbeit Ihrer Mitarbeiter verbundenen Gefährdungen.

3.    Schritt: Nun sind die objektiv erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen „Soll-Zustand“ festzulegen.

4.    Schritt: Danach ist die tatsächliche Arbeitsschutzsituation, also der „Ist-Zustand“, festzustellen.

5.    Schritt: Jetzt geht es um die Feststellung der Arbeitsschutzdefizite. Vergleichen Sie und Ihr Arbeitgeber hierzu „Ist-Zustand“ und „SollZustand“.

6.    Schritt: Schließlich kommt es zur Durchführung der ermittelten Arbeitsschutzmaßnahmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass eine regelmäßige Überprüfung durch Ihren Arbeitgeber erfolgt. Er soll sicherstellen, dass die Arbeitsschutzmaßnahmen tatsächlich eingehalten werden.

7.    Schritt: Jetzt hat Ihr Arbeitgeber die folgenden Dokumentations

  • Das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
  • die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und
  • †das Ergebnis der Überprüfung der Maßnahmen sind zu dokumentieren. Hierzu ist Ihr Arbeitgeber gesetzlich nach § 6 ArbSchG verpflichtet.

Diese 7 Schritte können Sie im Geiste bei jeder Gefährdungsbeurteilung durchgehen und so sicherstellen, dass wirklich an alles gedacht wurde. Somit können Sie ganz leicht alle Gefährdungen ausschließen und den Arbeitsschutz aktiv und effektiv vollziehen.

Ihre Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung

Ebenfalls überprüfen können Sie die Gefährdungsbeurteilung anhand der folgenden Checkliste, die Sie Punkt für Punkt durchgehen können – bei jedem Nein muss nachgebessert werden, bis ein Ja daraus wird. Nur dann ist die Gefährdungsbeurteilung rechtssicher.

Checkliste: Gefährdungsbeurteilung

  • Enthält die Beurteilung alle notwendigen Angaben, wurden also alle Tätigkeiten, Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe einbezogen?
  • Wurden alle Aspekte erfasst, die zu Unfällen oder Gesundheitsschäden führen können?
  • Wurden auch nicht-alltägliche Betriebszustände berücksichtigt wie Störungen, Wartung oder Reinigungsarbeiten?
  • Wurden die Mitarbeiter in die Gefährdungsbeurteilung einbezogen?
  • Wurden alle verfügbaren schriftlichen Informationen hinzugezogen bzw. bereitgestellt (Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanleitungen, Prüflisten)?
  • Wurden von den Gefährdungen ausgehend Schutzziele festgelegt?
  • Sind in jedem Betriebsbereich die Beurteilungen unmittelbar verfügbar?
  • Wurde die Beurteilung in regelmäßigen Abständen durch Begehungen überprüft und immer nach einem Unfall oder Beinahe-Unfall?
  • Liegt eine Übersicht (Tabelle, Datei) vor, mit der die Termine zur Aktualisierung kontrolliert werden können?
  • Wurde bei unterschiedlichen Arbeitsbedingungen jeweils eine eigene Gefährdungsbeurteilung durchgeführt?
  • Wurde die Beurteilung bei Änderungen an Anlagen, Verfahren, Arbeitsmitteln, Arbeitsstoffen usw. überprüft und auf den neuesten Stand gebracht?
  • Wurden – wo erforderlich – beim Erstellen der Beurteilung Experten hinzugezogen?
  • Besaßen die Mitarbeiter oder externen Personen, an welche die Beurteilung delegiert wurde, die erforderliche Qualifikation?
  • Wurden Zeitpunkte festgelegt, bis zu denen notwendige Schutzmaßnahmen durchgeführt werden müssen, und wurden dafür Verantwortliche bestellt?
  • Wurde die Wirksamkeit von technischen, organisatorischen oder persönlichen Schutzmaßnahmen überprüft?
  • Liegt die Dokumentation der Beurteilungen in einer angemessenen Weise vor (nachvollziehbar, systematisch, strukturiert)?

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