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Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)

20. Juni 2020

1. BEM effizient nutzen

1. BEM effizient nutzen

Stellt Ihr Arbeitgeber fest, dass ein Kollege immer wieder oder auch über einen längeren Zeitraum hinweg erkrankt ist, sollte mit innerbetrieblichen Mitteln versucht werden, dessen Gesundheit wiederherzustellen. Dazu wurde im Jahr 2004 das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) geschaffen. Dieses zwingt Ihren Arbeitgeber in § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) dazu, dem Arbeitnehmer ein BEM anzubieten. Der Arbeitnehmer kann dann entscheiden, ob er das Verfahren durchführen möchte oder nicht. Das BEM ist freiwillig.

Gesunderhaltung im Sinne des BEM bedeutet Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen und Sicherung des Arbeitsplatzes. Hat also ein Arbeitnehmer wiederholt krankheitsbedingte Fehlzeiten, ist der Arbeitgeber im Unterschied zum Hamburger Modell – zur Durchführung des BEM – verpflichtet. Zudem ist der Arbeitnehmer beim BEM nicht weiterhin krankgeschrieben, sondern an sich arbeitsfähig. Er bekommt also ganz regulär sein Gehalt.

2. Die Ziele des BEM

Ziel und Zweck des BEM ist es, zu klären, wie sich die Arbeitsunfähigkeit überwinden lässt und Fehlzeiten verringert werden können. Außerdem geht es darum, festzustellen, mit welchen Hilfen und Leistungen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt, der Arbeitsplatz erhalten werden kann und die Fähigkeiten des Arbeitnehmers weiter genutzt sowie eine erhöhte Einsatzfähigkeit und Produktivität sichergestellt werden können.

Beispiel: Veränderte Tätigkeiten

Ein Arbeitnehmer, der wegen eines Bandscheibenvorfalls mehrere Wochen arbeitsunfähig krank war, wird danach zumindest nicht in Vollzeit Tätigkeiten ausüben können, die ein ständiges Heben von Gegenständen und häufiges Bücken beinhalten. In diesem Fall müsste man abhängig von der individuellen Erkrankung versuchen, dem Betroffenen einen Arbeitsplatz zu schaffen, den er in diesem Zustand ausfüllen kann. Eine Möglichkeit wäre etwa, ihm zumindest teilweise Schreibtischtätigkeiten zu übertragen.

3. Die Beteiligten

Am BEM-Verfahren sind verschiedene Personen beteiligt, wie Sie der folgenden Übersicht entnehmen können:

Übersicht: Personen im BEM-Verfahren

ArbeitgeberDas BEM ist Aufgabe des Arbeitgebers. Er leitet das Verfahren ein, führt es durch und bestimmt es.
Betroffene MitarbeiterDer Mitarbeiter steht im Rahmen des BEM gleich hinter dem Arbeitgeber. Ohne seine Bereitschaft kann das BEM nicht durchgeführt werden. Er kann das BEM jederzeit abbrechen.
Betriebliche Interessenvertretung, z. B. der BetriebsratDie betriebliche Interessenvertretung wird vom Arbeitgeber im Rahmen des BEM eingeschaltet.
SchwerbehindertenvertretungBei schwerbehinderten Mitarbeitern oder diesen gleichgestellten Mitarbeitern wird vom Arbeitgeber die Schwerbehindertenvertretung verbindlich hinzugezogen.
SchwerbehindertenvertretungDer Mitarbeiter kann die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ebenso wie die der betrieblichen Interessenvertretung ablehnen.
BetriebsarztZur Abklärung der gesundheitlichen Einschränkungen und der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters kann der Betriebsarzt hinzugezogen werden.
Externe Partner (externer BEM-Koordinator oder Integrationsamt)Sie erbringen Beratungsleistungen, Fördermittel oder auch konkrete Assistenz im BEM-Verfahren.

4.  BEM Schritt für Schritt erfolgreich durchführen

Die erfolgreiche Durchführung eines BEM setzt vor allem Struktur voraus. Die im Folgenden aufgeführte Schritt-für-Schritt-Anleitung schafft eine solche Struktur.

Schritt 1: Fehlzeiten erfassen – Voraussetzungen BEM

Nicht bei jeder kurzen Arbeitsunfähigkeit Ihrer Kollegen ist gleich an ein BEM zu denken. Vielmehr ist ein BEM nur dann durchzuführen, wenn

†   ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres

†   länger als 6 Wochen ununterbrochen oder

†   wiederholt arbeitsunfähig ist; § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX).

Nur wenn Sie die Krankheitszeiten der vergangenen 12 Monate erfassen, wissen Sie bzw. weiß Ihr Arbeitgeber, ob er ein BEM durchführen muss. Prüfen Sie deshalb als Erstes die Krankheitszeiten des vergangenen Kalenderjahres.

Schritt 2: Bilden Sie ein Team

Stellt Ihr Arbeitgeber fest, dass bei einem Arbeitnehmer ein BEM durchzuführen ist, darf er nicht allein handeln.

Zunächst sollte Ihr Arbeitgeber dabei nur an Sie als Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung (bei schwerbehinderten Kollegen) herantreten und die Grundzüge besprechen. Falls es ein Integrationsteam gibt, also ein auf freiwilliger Basis zu bildendes Team, bestehend aus einem Vertreter des Betriebsrats, der Schwerbehindertenvertretung und Ihrem Arbeitgeber, dann wendet er sich an dieses.

Gerade in größeren Betrieben oder bei hoher Arbeitsunfähigkeitsfrequenz sollte auf das Integrationsteam bzw. das BEM-Team (Namen sind hier austauschbar) nicht verzichtet werden. Dieses Team kann eine gewisse Routine ins Verfahren bringen. Zudem können Verantwortlichkeiten verteilt und festgelegt werden. Verantwortlicher für das BEM bleibt aber der Arbeitgeber.

Gerade in mittelständischen und größeren Betrieben kann der Arbeitgeber jedoch nicht persönlich an jedem BEM-Gespräch teilnehmen, er kann nicht alles selbst überwachen. Hier muss ein Team gebildet werden, dem entsprechende Kompetenzen zugewiesen werden. Sonst wird das BEM – zum Nachteil der Kollegen – nur halbherzig durchgeführt.

Das Team sollte die folgenden Punkte festlegen:

† 1. Verfahrensablauf

† 2. Zuweisung von Verantwortlichkeiten für den BEM-Prozess oder Teil-schritte

† 3. Mitwirkung der Beschäftigten (Freiwilligkeitsprinzip)

† 4. Gewährleistung des Datenschutzes

† 5. Ergebniskontrolle und Fallauswertung (dient der Feststellung von Verbesserungsbedarf)

† 6. Dokumentationsformen und -pflichten

Kommt es zur Fallbesprechung im Integrationsteam, können externe Stellen geladen werden, die Tipps bezüglich der Durchführung des BEM geben können, beispielsweise:

†   Integrationsamt

†   gemeinsame Servicestellen

†   Krankenkassen

†   Rentenversicherungsträger

†   Berufsgenossenschaften

†   Agentur für Arbeit

†   Ärzte

†   Reha-Kliniken

†   Integrationsfachdienste

Das BEM-Team muss zusammenarbeiten und darüber nachdenken,

†   welche Möglichkeiten es zur Lösung von BEM-Fällen in Ihrem Betrieb gibt,

†   wie die berufliche Wiedereingliederung grundsätzlich organisiert wird und abläuft,

†   wen das Team im Betrieb oder in der Stadt bei Problemen ansprechen kann,

†   welches Netzwerk das Team im Betrieb und um den Betrieb herum zur Verfügung hat,

†   wie es bei konkreten BEM-Fällen mit dem Gegenüber sprechen kann (Gesprächsführung) und

†   welche Rolle der Betriebsrat hat.

Schritt 3: Sprechen Sie mit den übrigen Beteiligten

Zunächst muss der betroffene Kollege informiert werden. Als Betriebsrat sollten Sie an dem entsprechenden Gespräch teilnehmen bzw. die schriftliche Einladung mit formulieren; es sei denn, Ihr Kollege spricht sich ausdrücklich gegen Ihre Beteiligung aus. Ihr Kollege muss zum BEM bzw. zu einem Erstgespräch hierüber eingeladen werden. Schon in der Einladung muss ihm klar werden, worum es geht.

Nutzen Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber z. B. das folgende Muster-Schreiben:

Schritt 4: Das BEM-Gespräch

Im Erstgespräch muss Ihr Arbeitgeber dem betroffenen Kollegen dann mitteilen, was es mit dem BEM konkret auf sich hat.

Um ein BEM wirklich umsetzen zu können, wird Ihr Kollege Atteste des behandelnden Arztes vorlegen, den Arzt eventuell von der Schweigepflicht entbinden oder zumindest eine ausführliche Stellungnahme des Arztes vorlegen müssen. Aus einer solchen muss hervorgehen, inwieweit Ihr Kollege noch leistungsfähig ist. Hier sollte er immer vorsichtig sein. Er wird Daten von sich preisgeben müssen, aber er sollte so wenig wie möglich liefern. Nicht, dass er versehentlich selbst bescheinigt, dass er nicht mehr einsatzfähig ist. Seine Leiden sind seine Privatsache.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kollege das weiß. Sonst ist er später wahrscheinlich überrascht, wenn auf die sensiblen Daten zurückgegriffen wird.

! Achtung: Ablehnung schadet

Ihr Kollege wird sich allerdings nur begrenzt sperren können. Denn lehnt er die Durchführung eines BEM ab, riskiert er eine Kündigung. Der Arbeitgeber kann dann nämlich immer argumentieren, dass der Mitarbeiter nichts zu Fehlzeitenreduktion tut. Daher sei anzunehmen, dass die Fehlzeiten in der Zukunft gleich hoch bleiben werden, der Mitarbeiter auf lange Sicht also nicht mehr einsetzbar sein wird.

BEM-Gesprächsleitfaden

Wie Sie gesehen haben, sind Sie als Betriebsrat beim BEM zu beteiligen. Auch beim BEM-Gespräch sind Sie mit von der Partie. Damit dieses gelingt, sollten Sie unbedingt auf die folgenden Punkte achten:

Schaffen Sie vor dem Gespräch eine wohlwollende Atmosphäre

Bedenken Sie, dass die Gesprächssituation für alle Beteiligten unangenehm ist. Schon mit einer positiv formulierten Einladung zum Gespräch können viele Ängste bei den Mitarbeitern reduziert werden. Auch das hilft: Wählen Sie einen runden Tisch, an dem das Gespräch gleichberechtigt geführt wird. Stellen Sie Getränke bereit, die Sie aktiv anbieten.

Tipp: 

Beschäftigten abholen

Gehen Sie als Betriebsrat früh zum Gesprächstermin. Meistens ist der Beschäftigte schon längst da und sehr angespannt. Nutzen Sie die Gelegenheit, vor dem Gespräch ein paar nette und persönliche Worte zu wechseln (z. B. „Sind Sie gut hierhergekommen?“ – „Wie geht es Ihnen heute?“ – „Ich habe gehört, dass Sie auf der letzten Teamsitzung kurz da waren“).

Dadurch erleichtern Sie dem Mitarbeiter den Einstieg in das formale Gespräch. Zudem vermeiden Sie es, dass der Mitarbeiter mit Personen aus der Chefetage alleine ist und evtl. noch eingeschüchtert wird. Am besten Sie verabreden sich mit dem Mitarbeiter und gehen dann gemeinsam zum Termin.

Was vorab geklärt werden sollte

Ein BEM-Gespräch kann nicht gelingen, wenn sich die Beteiligten nicht vorab Gedanken zu den folgenden Punkten gemacht haben:

†   Gibt es für den aktuellen Arbeitsplatz ein Fähigkeits- und Anforderungsprofil?

†   Ist der Mitarbeiter für diesen Arbeitsplatz überhaupt noch geeignet?

†   Wenn ja, muss evtl. die technische Einrichtung verbessert werden?

†   Muss der Mitarbeiter – evtl. nach Schulung – versetzt werden?

†   Können Arbeitsbelastungen verringert werden?

†   Wäre auch an externe Reha-Maßnahmen (Kuren) zu denken?

Sitzungsbeginn

Der Sitzungsleiter sollte nicht gleich loslegen, sondern alle Anwesenden (Schwerbehindertenvertretung, Betriebsarzt, Betriebsratsmitglied, Personalleiter, direkter Vorgesetzter) begrüßen. Insbesondere dem betroffenen Mitarbeiter sollte für sein Kommen gedankt werden. Danach sollten sich erst alle Beteiligten vorstellen und kurz die eigene Funktion erläutern.

Ziel erklären

Der Sitzungsleiter erklärt die Zielsetzung des Gesprächs. Es geht darum, die gesundheitliche Situation des Mitarbeiters zu verbessern und das Arbeitsverhältnis mit ihm möglichst dauerhaft fortzusetzen.

Viele Mitarbeiter befürchten, dass man sie „loswerden“ will. Sie rechnen mit Schuldzuweisungen und Vorwürfen. Das gehört aber nicht zum BEM und sollte von Ihnen als Betriebsrat im Keim erstickt werden. Fallen Sie Ihrem Arbeitgeber hier ruhig ins Wort bzw. klären Sie den Mitarbeiter umfassend auf, auch er darf dem Chef ins Wort fallen. Das BEM ist freiwillig und bleibt es auch. Es kann jederzeit abgebrochen werden.

Protokoll

Das BEM-Gespräch sollte protokolliert werden. Alle Teilnehmer erhalten davon eine Ausfertigung. Wer das Protokoll führt, wird zu Anfang festgelegt.

Erwähnen Sie als Betriebsrat in diesem Zusammenhang, dass ohne Zustimmung des Mitarbeiters keine Informationen weitergegeben werden dürfen. Dies wird auch ins Protokoll aufgenommen. Das nimmt dem Mitarbeiter die Angst, dass „seine Geschichte“ allen bekannt wird. Und es schafft gegenseitiges Vertrauen für das weitere Vorgehen.

Muster-Protokoll: BEM-Gespräch

Name, Vorname (des vom BEM betroffenen Mitarbeiters)

Anwesende

Datum/Uhrzeit

Maßnahme:           Gewichtsabnahme

Ziel:                       Verminderung Knieprobleme

Bis wann?             Start 10.1.2019

Wer?                      Mitarbeiter: Herr Mayer

Hilfsmittel:            Stehhilfe

Klären Sie darüber auf, dass ärztliche Diagnosen nicht bekannt sind

Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass sowohl der Betriebsarzt – falls vorhanden – als auch der behandelnde Hausarzt dem Arbeitgeber lediglich mitteilen, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorlag.

Tipp: 

Persönlichkeitsrecht achten

Fragen Sie auf keinen Fall nach der zugrunde liegenden Erkrankung, wenn der Mitarbeiter es nicht von sich aus erzählt. Das ist seine Privatsphäre und geht niemanden etwas an.

Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich

Vergewissern Sie sich, dass grundsätzlich ein BEM gewünscht wird. Manche Mitarbeiter glauben, sie seien verpflichtet, einem BEM-Verfahren zuzustimmen. Finden Sie vorsichtig heraus, ob der Mitarbeiter lediglich aus Angst zustimmt. Fragen Sie z. B.: „Was befürchten Sie, wenn Sie nicht teilnehmen?“

Sollten Befürchtungen da sein (z. B. Repressalien durch das Team, die Führungskraft, die Personalabteilung), so können Sie ihm nochmals die Zielsetzung des BEM erläutern. Denn nur wenn der Beschäftigte das BEM tatsächlich als hilfreich empfindet, wird seine gesundheitliche Wiederherstellung gelingen.

Lassen Sie zuerst den Mitarbeiter, dann die anderen sprechen

Ihr Kollege sollte zuerst das Wort erhalten. Das hat sich in der Praxis sehr positiv auf die Mitarbeiter ausgewirkt. Lassen Sie ihn über seine aktuelle Arbeitssituation berichten. In der Regel erzählen Mitarbeiter von ihren körperlichen Problemen und warum sie bestimmte Tätigkeiten nicht mehr ausführen können.

Seien Sie darauf gefasst, dass das Arbeitsklima (Führungskraft, Mobbing) und zunehmend auch persönlich-private Lebensumstände (Scheidung, Tod eines Angehörigen, Schulden) zur Sprache kommen. Das kann sehr emotional werden und nicht selten fließen beim Mitarbeiter Tränen. Bemühen Sie sich als Betriebsrat, dass alles schnell wieder auf eine sachliche Ebene gehoben wird – die Gefahr ist zu groß, dass alle ins Plaudern geraten und am Ende dann doch keine Lösungen gefunden werden.

Treffen Sie konsensfähige Vereinbarungen

Im gegenseitigen Einvernehmen sollen Schritte zur Verbesserung der Arbeitsfähigkeit Ihres Kollegen vereinbart werden. Signalisieren Sie dem Mitarbeiter positive Aufmerksamkeit, indem Sie bei jedem Vorschlag aus der Runde (bei hohem Körpergewicht z. B. Abnehmen) ihn unmittelbar nach seiner Meinung fragen.

Beachten Sie auch immer betriebliche Belange: Erklären Sie dem Mitarbeiter, dem oft betriebswirtschaftliche Hintergründe fehlen, warum nicht jede von ihm gewünschte Maßnahme umgesetzt werden kann. Ein Arbeitsplatzwechsel ist z. B. nur möglich, wenn ein freier Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Sehr aufwendige Arbeitsplatzgestaltungen sind für kleinere Unternehmen finanziell nicht immer umsetzbar. Und eine gewünschte individuelle Arbeitszeit passt nicht immer in ein bestehendes Schicht-Arbeitszeitmodell.

Maßnahmen ergreifen, Termine und Verantwortliche festlegen

Die ins Auge gefassten Maßnahmen müssen nun in die Tat umgesetzt werden. Dabei geben Sie sich einen genauen Zeitplan vor und benennen auch Verantwortliche für die Durchführung.

Beenden Sie das Gespräch

Fassen Sie kurz die besprochenen Maßnahmen zusammen und danken Sie allen für die gute Zusammenarbeit. Stehen Sie dem Mitarbeiter auch nach dem Gespräch als Ansprechpartner zur Verfügung.

Schritt 5: Legen Sie konkrete Maßnahmen fest

Am Ende des Gesprächs sollten Sie alle gemeinsam festlegen, welche konkreten Maßnahmen ergriffen werden sollen, um die Arbeitskraft des Kollegen zu erhalten.

Die Möglichkeiten dabei sind vielfältig: Von einer vorübergehenden Reduzierung der Arbeitszeit auf Teilzeit, über die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes, der teilweise genutzt werden kann, bis hin zur Anschaffung neuer Büromöbel, z. B. eines höhenverstellbaren Schreibtischs bei einem Bandscheibenvorfall, ist alles in Betracht zu ziehen.

Tipp: 

In kleinen Schritten vorgehen

Einigen Sie sich im Gespräch auf die Versetzung des Arbeitnehmers auf einen anderen Arbeitsplatz, dann sollten zunächst Arbeitsversuche unternommen werden. Der Mitarbeiter könnte etwa 2 bis 3 Wochen am Arbeitsplatz tätig sein und sehen, ob er dort wirklich einsatzfähig ist oder eben nicht. Falls nicht, wird der nächste Versuch unternommen.

Begleiten Sie den Arbeitsversuch schriftlich, schon um aufzuzeigen, was alles unternommen wurde. Dies kann auf dem folgenden Formblatt geschehen:

Muster-Formblatt: Durchführung von Arbeitsversuchen

Mitarbeiter: ...

Name: …

Vorname: …

Personalnummer: …

Kostenstelle: …

Vorgesetzter: …

Arbeitsversuch …

Auf Kostenstelle: …

Zuständige Führungskraft: …

Prinzipielle Eignung des Arbeitsplatzes geprüft durch: … Am: …

Beginn Arbeitsversuch: …

Ende Arbeitsversuch: …

Ergebnis:

†    Arbeitsplatz geeignet

†    Arbeitsplatz nicht geeignet

†    Abbruch durch Mitarbeiter. Grund: …

†    Abbruch durch ..., Grund:

Stellungnahme Betriebsarzt:

Datum, Unterschrift Führungskraft

Datum, Unterschrift Mitarbeiter

! Achtung: Alternativen prüfen

Prüfen Sie auch eine stufenweise Wiedereingliederung. Das ist fast immer sinnvoll, auch unter dem Gesichtspunkt, dass die wieder arbeitsfähigen Kollegen in der Regel immer noch mehr Arzttermine zu absolvieren haben als gesunde Kollegen.

5.  Sie haben ein Initiativrecht

Als Betriebsrat können Sie die Durchführung eines BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX verlangen. Zudem sind Sie nach § 167 Abs. 2 Satz 7 SGB IX angehalten, darüber zu wachen, dass Ihr Arbeitgeber seine Verpflichtungen erfüllt. Kommt Ihr Arbeitgeber entsprechenden Forderungen nicht nach, können Sie die Erfüllung seiner Pflichten vor Gericht erzwingen.

Das Bestehen dieses Initiativrechts wird zudem geregelt durch § 176 SGB IX („Aufgaben des Betriebs-, Personal-, Richter-, Staatsanwalt und Präsidialrats). Hier steht ganz klar, dass es Aufgabe der Arbeitnehmervertretungen ist, die Durchführung des § 167 SGB IX zu überwachen.

Ihr Beteiligungsrecht schließt nach einer BAG-Entscheidung auch den Anspruch auf namentliche Nennung der für ein BEM infrage kommenden Personen ein (7.2.2013, Az. 1 ABR 46/10). In der Entscheidung hatte der Betriebsrat darauf bestanden, die Namen der für ein BEM infrage kommenden Personen zu erfahren. Zur Begründung hatte er darauf verwiesen, dass er seiner Überwachungspflicht nur nachkommen könne, wenn er die entsprechenden Informationen erhalte.

Der Arbeitgeber hatte sich allerdings mit dem Argument, dies aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht tun zu dürfen, geweigert.

Das Gericht entschied zugunsten des Betriebsrats und hat damit dessen Rechte gestärkt. Die Richter urteilten, dass Sie als Betriebsrat Anspruch auf namentliche Nennung sämtlicher infrage kommender Arbeitnehmer des Betriebs haben. Denn ohne diese Auskunft könnten Sie Ihrer Überwachungspflicht nicht nachkommen und nicht prüfen, ob wirklich allen Betroffenen die Möglichkeit des BEM zustehe.

Die Richter wiesen in ihrer Entscheidung zudem darauf hin, dass die namentliche Nennung dem Datenschutz nicht entgegenstehe.

Darüber hinaus haben Sie nach Entscheidungen des Bundesverwaltungsgerichts aus dem Jahr 2010 sowie aus dem Jahr 2012 einen umfassenden Informationsanspruch (BVerwG, 23.6.2010, Az. 6 P 8.09 und 4.9.2012, Az. 6 P 5.11).

In beiden Fällen ging es um Personalräte, die sich dagegen wehrten, dass ihre Dienstherren keine Informationsrechte hinsichtlich des Krankenstands bzw. der betroffenen Beschäftigten einräumen wollten. Dadurch konnte der jeweilige Personalrat nicht selbst feststellen, mit welchen Beschäftigten ein BEM durchzuführen wäre.

In beiden Fällen sprachen die Gerichte dem Personalrat einen umfassenden Informationsanspruch zu. Und zwar mit der Begründung, dass es Aufgabe des Personalrats sei, zu überwachen, dass der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nach § 84 Abs. 2 SGB IX a. F. (jetzt § 167 SGB IX) nachkomme. Das könne er nur, wenn der Dienstherr ihm die notwendigen Informationen gebe.

Die Arbeitnehmervertretung habe deshalb den Anspruch, die Namen derjenigen zu erfahren, denen ein BEM angeboten werden müsse. Zudem habe sie das Recht, das entsprechende Hinweisschreiben einzusehen.

Zwar hat in den genannten Fällen ein Personalrat geklagt. Sie können aber davon ausgehen, dass die Entscheidung gleichermaßen auf Betriebsräte anzuwenden ist. Denn die gesetzlich festgelegten Mitbestimmungsmöglichkeiten beim BEM sind vergleichbar.

! Achtung: Mitbestimmungsrechte prüfen

Behalten Sie im Hinblick auf Ihr Initiativ-Mitbestimmungsrecht auch immer die anderen naheliegenden Mitbestimmungsmöglichkeiten im Blick, wie z. B. das Mitbestimmungsrecht bei der Ordnung des Betriebs (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Schließlich besteht dieses erzwingbare Mitbestimmungsrecht auch, wenn die Ordnung des Betriebs berührt ist. Ein weiteres Mitbestimmungsrecht, das häufig in Betracht kommt, ist Ihr Mitbestimmungsrecht bei Regelungen zum Gesundheitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG).

6.  Grenzen Ihrer Mitbestimmungsmöglichkeiten

Ihr Mitbestimmungsrecht ist auf die Grundsätze des Verfahrens beschränkt. Das stellt der eingangs erwähnte aktuelle Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) klar (22.3.2016, Az. 1 ABR 14/14).

Der Fall: Der Arbeitgeber und der im Betrieb gewählte Betriebsrat stritten um die Wirksamkeit eines Einigungsstellenspruchs. Die Einigungsstelle hatte darin für die Durchführung des BEM die Bildung eines Integrationsteams vorgesehen. Dieses sollte sich aus je einem Vertreter des Arbeitgebers und des Betriebsrats zusammensetzen.

Das Integrationsteam sollte dann das BEM mit dem betroffenen Arbeitnehmer durchführen. Außerdem war das Team dafür verantwortlich, konkrete Maßnahmen zu beraten und dem Arbeitgeber vorzuschlagen sowie den auf die Unterredungen folgenden Prozess zu begleiten.

Der Arbeitgeber war mit dem Spruch der Einigungsstelle nicht einverstanden. Er vertrat die Meinung, dass der Betriebsrat für die Durchführung des BEM im Einzelfall gar nicht zuständig sei. Deshalb leitete er ein Gerichtsverfahren mit dem Ziel ein, die Unwirksamkeit des Einigungsstellenspruchs feststellen zu lassen.

Das Landesarbeitsgericht (LAG) entschied daraufhin zugunsten des Arbeitgebers. Dagegen ging wiederum der Betriebsrat vor. Er hatte jedoch keinen Erfolg vor dem BAG.

Einigungsstelle hat Zuständigkeit überschritten

Die Entscheidung: Das Gericht entschied, dass die Einigungsstelle ihre Zuständigkeit überschritten hat. Das begründeten die Richter vor allem damit, dass die Einigungsstelle sich nicht auf die Ausgestaltung des BEM beschränkt hatte. Das wäre aber ihre Pflicht gewesen. Denn die Umsetzung der Maßnahme obliege allein dem Arbeitgeber.

Ihr Mitbestimmungsrecht bei Maßnahmen des Gesundheitsschutzes erfasse nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG wegen der Rahmenvorschrift des § 167 Abs. 2 S. 1 SGB IX nur die Aufstellung von Verfahrensgrundsätzen zur Klärung der Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit eines

Arbeitnehmers überwunden werden könne, also des Kernziels des BEM. Des Weiteren sei es Ihr Job als Betriebsrat, Ihren Arbeitgeber bei der Aufstellung von Verfahrensgrundsätzen zu unterstützen, wenn es darum geht, die Möglichkeiten abzuklären, wie einer neuen Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann.

Tipp: 

Nutzen Sie Ihr Initiativrecht!

Ich empfehle Ihnen grundsätzlich, sich mit Ihrem Arbeitgeber auf eine Betriebsvereinbarung zu diesem Thema zu einigen. Darin können Sie den Zweck des BEM und die Modalitäten für eine erfolgreiche Umsetzung am besten festhalten.

7. Effizienzkontrolle nicht vergessen

Wie nach jedem anderen Projekt auch, so ist es gerade beim BEM besonders wichtig, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Arbeitgeber nach einer gewissen Zeit prüfen, ob die Maßnahmen auch die gewünschte Wirkung haben. Schließlich geht es darum, die Arbeitsfähigkeit des Betroffenen langfristig wiederherzustellen. Deshalb sollten gerade Sie als Betriebsrat sich bemühen herauszufinden, ob sich die Arbeitskraft des Kollegen verbessert hat.

Ihr Arbeitgeber wird dies in der Regel am schnellsten herausfinden, wenn er die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit vor und nach Durchführung des BEM vergleicht.

Stellen Sie bzw. Ihr Arbeitgeber fest, dass das BEM nicht die gewünschte Wirkung erzielt, müssen die Maßnahmen entsprechend angepasst bzw. neue Maßnahmen überlegt werden.

Hin und wieder sind es die Betroffenen leid, sich auf immer neue Umstände einzustellen. Sollte ein Kollege versuchen, sich gegen weitere Veränderungen zu sperren, empfehle ich Ihnen, ihn darauf hinzuweisen, dass ihm bei einem Misserfolg des BEM eine Kündigung droht.

Sollte Ihr Arbeitgeber tatsächlich eine Kündigung in Betracht ziehen, prüfen Sie im Rahmen Ihrer Anhörung, ob Ihr Arbeitgeber Schuld am Scheitern des BEM hat, etwa weil er gegen die getroffenen Vereinbarungen verstoßen hat. In einem solchen Fall hat ein durch den Betroffenen eingeleitetes Kündigungsschutzverfahren mit hoher Wahrscheinlichkeit Erfolg.

Kommt man im Rahmen der Effizienzkontrolle zu dem Schluss, dass das BEM erfolgreich war, sollte dies schriftlich fixiert werden. Genauso sollte auch das Scheitern des BEM schriftlich festgehalten werden. Dies können Sie mit folgendem Arbeitsblatt tun:

Muster: Datenblatt zum Abschluss des BEM

Name:

Vorname:

Personalnummer:

Informationsgespräch am:

Ergebnis:

†    Zusage BEM

†    Absage BEM

†    Vertagung

Beginn des BEM-Verfahrens: …

Ende des BEM-Verfahrens: …

Gründe für die Beendigung des BEM-Verfahrens:

† Das BEM-Verfahren wurde abgebrochen/eingestellt.

† Die Person ist wieder dienst bzw. arbeitsfähig und eingegliedert.

Folgende Maßnahmen wurden durchgeführt:

Technische Maßnahmen: …

Organisatorische Maßnahmen: …

Andere Gründe für die Beendigung des BEM-Verfahrens: …

Datum Unterschrift (BEM-Beauftragter)

8.  BEM und Datenschutz

Im BEM werden sensible Daten der Kollegen verarbeitet. Gesundheitsdaten sind im Sinne des Art. 4 ZR. 15 DSGVO besonders schützenswerte Daten.

Darauf sollten Sie achten

Werden beim BEM formalisierte Verfahren oder technische Einrichtungen (EDV-Systeme) eingesetzt, unterliegt das BEM Ihrer Mitbestimmung. Sie als Betriebsrat müssen für die datenschutzgerechte Verarbeitung dieser sensiblen Daten sorgen.

Daten des BEM dürfen nicht in der Personalakte verwahrt werden. Weisen Sie die Personalabteilung darauf hin, dass in der Personalakte ausschließlich ein Verweis auf eine BEM-Akte enthalten sein darf.

Prüfen Sie diese organisatorischen Maßnahmen

Die Daten aus dem BEM dürfen ausschließlich im Rahmen ihrer Zweckbestimmung verwendet werden. Als Betriebsrat sind Sie demnach dafür verantwortlich, dass die Daten der Kollegen nicht für arbeitsvertragliche Zwecke benutzt werden. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung keinen Zugriff auf die Daten erhalten.

Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass die Personalabteilung beim BEM außen vor bleibt. Das erreichen Sie am besten, indem das BEM durch den Betriebsarzt oder externe soziale Institutionen durchgeführt wird. Dadurch können Sie verhindern, dass die Daten zur gesundheitlichen Situation eines Kollegen zum Beispiel zu einer krankheitsbedingten Kündigung herangezogen werden.

Tipp: 

Datenschutz großschreiben

Da das SGB IX in § 167 Abs. 2 wenig konkrete Regelungen bietet, sollten Sie als Betriebsrat den Datenschutz im BEM durch eine Dienstvereinbarung sicherstellen. In der untenstehenden Checkliste sind alle wesentlichen Anforderungen und Maßnahmen aufgeführt, die Sie zur Erstellung einer Dienstvereinbarung benötigen.

9.   Diese Daten dürfen Sie als Betriebsrat im BEM verarbeiten

Als Betriebsrat haben Sie nach § 167 Abs. 2 SGB IX das Recht, im BEM mitzuwirken. Das Bundesverwaltungsgericht hat hierzu in seiner Entscheidung vom 23.6.2010 (Az. 6 P 8.09) festgestellt, dass dem Betriebsrat folgende Daten zur Verfügung zu stellen sind:

† die Namen der für das BEM infrage kommenden Beschäftigten,

† eine Kopie des Unterrichtungsschreibens nach § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB

IX an den Beschäftigten, wenn dieser der Teilnahme am BEM zugestimmt hat.

Weitere Informationen dürfen Sie als Betriebsrat nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Kollegen verarbeiten. Holen Sie im Zweifel die Einwilligung Ihrer Kollegen ein.

Checkliste: So stellen Sie den Datenschutz sicher

  • Einwilligung: Der Betroffene muss in die Datenverarbeitung einwilligen.
  • Besondere Zweckbindung: Die Daten dürfen ausschließlich im Rahmen des BEM verwendet werden.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen: Die Daten sind mit den entsprechenden Maßnahmen vor Missbrauch usw. zu schützen.
  • Widerspruchsrecht: Der Betroffene hat das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen.
  • Aufbewahrungsfrist: BEM- Daten sind in der Regel nach 5 Jahren zu löschen.

10. So vermeiden Sie Stolperfallen

Gerade wenn Sie noch wenig Erfahrung mit BEM- Verfahren haben, können Sie an manchen Stellen ins Stocken geraten. An welchen das meistens passiert und wie Sie das „Stolpern“ vermeiden können, verrate ich Ihnen hier:

Übersicht: Probleme bannen

Problem/VorurteilAntwort des Betriebsrats
Arbeitgeber erkennt Bedeutung des BEM nicht.Das BEM dient nicht der Kündigungsvorbereitung, sondern der Wiederherstellung und Erhaltung der Arbeitskraft, ist eine gesetzliche Verpflichtung und Zeichen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Kollegen wollen das BEM nicht, Gründe: Datenweitergabe und Angst vor Kündigung.Das BEM ist keine Vorstufe zur Kündigung, im Gegenteil – es dient der Kündigungsvermeidung; eine Datenweitergabe muss erfolgen, allerdings in geschütztem Rahmen.
Führungskräfte fürchten Macht- und Kontrollverlust.Es gibt keinen Macht- und Kontrollverlust. Es liegt in der Natur des BEM, dass dem Arbeitnehmer ein Stück weit entgegengegangen werden muss.
Arbeitgeber fürchtet Kostenlast.Gesunde Arbeitnehmer verursachen keine Zusatzkosten, viele betriebliche Mittel werden vom Reha-Träger finanziert.
Es gibt überzogene Erwartungen von einzelnen Beteiligten.Kann nicht passieren, wenn immer offen kommuniziert wird.

11. Diese Leistungen kann Ihr Arbeitgeber beanspruchen

Arbeitgeber fürchten beim BEM oder auch im Rahmen der Gesundheitsprävention immer zu hohe Kosten. Das müssen sie aber gar nicht. Denn die Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH) hat Regelungen zu BEM-Prämien getroffen. Arbeitgeber, die im Rahmen des BEM über das gesetzlich Erforderliche hinausgehen, haben einen Anspruch auf Prämien.

Raten Sie Ihren Arbeitgebern also, sich an das zuständige Integrationsamt zu wenden und die Prämien auch abzurufen.

12. Rechtliche Spezialfragen zum BEM

Nur mit meinem Anwalt?

Wird ein BEM vorgeschlagen, dann möchten viele Beschäftigten ihren Anwalt hinzuziehen. Dann muss geklärt werden, ob der Anwalt zum BEM-Gespräch erscheinen darf oder nicht.

Fakt ist: Ihre Kollegen haben keinen Rechtsanspruch darauf, dass der Anwalt mit zum BEM-Gespräch darf. Denn das BEM dient nicht der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wo der Beschäftigte erhöht schutzbedürftig ist, sondern dessen Fortführung. Hier würde ein Anwalt eventuell eine überflüssige „Schärfe“ vermitteln, was vermieden werden soll (Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz, 18.12.2014, Az. 5 Sa 518/14).

Als Arbeitnehmer würde ich immer versuchen, meinen Anwalt mitzunehmen – der Arbeitgeber kann ja nicht mehr als Nein sagen. Und wenn er den Anwalt zulässt, umso besser.

Und auch wenn der Anwalt nicht mit zum Gespräch darf, dann sollte sich der Arbeitnehmer vorher anwaltlichen Rat holen und sich zum BEM-Gespräch aufklären lassen. Vorsicht ist meist bei Fragen zur Leistungsfähigkeit geboten, denn hier könnte der Arbeitgeber Munition für eine krankheitsbedingte Kündigung suchen.

BEM und Urlaub

Ist der Arbeitnehmer während der BEM-Maßnahme gesund, also nicht arbeitsunfähig erkrankt, dann kann er auch Urlaub nehmen. Das Arbeitsverhältnis besteht ja fort. Eine andere Frage ist, ob es klug ist, während dieser Zeit Urlaub zu nehmen. Das könnte vom Arbeitgeber negativ ausgelegt werden.

Man sollte hier differenzieren: Einerseits macht es keinen guten Eindruck, wenn das BEM gerade angefangen hat und ein Arbeitnehmer gleich Urlaub beantragt. Andererseits haben sich nach längerer Erkrankung sicher einige Urlaubstage angesammelt, daher kann es durchaus im Interesse des Arbeitgebers sein, wenn diese auch genommen werden. Das kann ja vor Einleitung des BEM umgesetzt werden, dann hat der Arbeitnehmer vor Start des BEM noch mehr Kräfte gesammelt.

BEM in der Probezeit

Während der Probezeit muss ein Arbeitgeber kein BEM durchführen.

Weder das Kündigungsschutzgesetz noch der besondere Schutz für Schwerbehinderte gilt zu diesem Zeitpunkt. Der Arbeitgeber kann während der Probezeit erleichtert kündigen. Ein BEM ergibt hier keinen Sinn. Bevor Arbeitgeber hier ein BEM einleiten, kündigen sie einfach.

BEM bringt nichts

Steht von Anfang an fest, dass das BEM nichts bringen wird – weil es keinen infrage kommenden Arbeitsplatz gibt oder weil klar ist, dass der Mitarbeiter seine Arbeitskraft nicht wieder erlangen wird –, dann kann auf die Durchführung des BEM verzichtet werden.

Ist ein BEM vor einer Kündigung erforderlich?

Im Kündigungsschutzprozess ist die Darlegungs- und Beweislast klar verteilt: Es ist an Ihrem Arbeitgeber, darzulegen, dass seine Kündigung sozial gerechtfertigt ist.

Bezogen auf die krankheitsbedingte Kündigung heißt das, dass er nachweisen muss, dass vor der Kündigung alle milderen Maßnahmen (z. B. Weiterarbeit auf einem leidensgerechten Arbeitsplatz) geprüft und abgelehnt wurden. Heißt das aber auch, dass Ihr Arbeitgeber zwingend vor einer krankheitsbedingten Kündigung ein BEM angeboten haben muss?

Die Antwort ist: Jein. Denn führt er das BEM vor einer Kündigung nicht durch, hat dies nicht automatisch die Unwirksamkeit der Kündigung zur Folge. Aber: Verzichtet er auf das BEM, wird ihm die Begründung der krankheitsbedingten Kündigung im Kündigungsschutzprozess erheblich erschwert.

Denn die Rechtsprechung geht in diesen Fällen von einer sogenannten Beweislastumkehr aus: Ihr Arbeitgeber muss beweisen, dass ein BEM von vornherein erfolglos geblieben wäre.

Hat er mit dem Ausspruch der krankheitsbedingten Kündigung vielleicht noch gezögert, wird es besonders schwierig. Als Arbeitgeber muss er dann sogar noch beweisen, dass auch in der Vergangenheit keine Möglichkeit bestand, den Arbeitnehmer leidensgerecht zu beschäftigen und damit eine krankheitsbedingte Kündigung abzuwenden (BAG, 21.11.2018, Az. 7 AZR 394/17).

BEM und Personalakte

Die Unterlagen zum BEM müssen natürlich aufgehoben werden, allerdings nicht in der Personalakte, sondern in einer gesonderten BEM-Akte. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten über den Gesundheitszustand des Mitarbeiters erhalten.

Betriebsvereinbarung zum BEM

Das BEM und sein Verfahren legen Sie am besten in einer Betriebsvereinbarung nieder, in der Sie noch mal alle Rechte und Pflichten für jeden erkennbar und immer nachlesbar festlegen können.

© 06/2020 VNR AG

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