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Betriebsratssitzung: So berufen Sie sie ein und bereiten sie perfekt vor

08. June 2022

Lesezeit 7 Minuten

Betriebsratssitzung: So berufen Sie sie ein und bereiten sie perfekt vor

Alle wichtigen Aufgaben und Entscheidungen, die Sie haben bzw. treffen müssen, werden in Betriebsratssitzungen besprochen. Die Sitzungen bieten Ihnen Gelegenheit, sich auszutauschen und Ihre Aufgaben gemeinsam zu bewältigen. Sie sind enorm wichtig für Ihre Arbeit als Gremium. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie jede Sitzung gut vorbereiten und effektiv durchführen. Davon profitieren alle Gremiumsmitglieder.

§ 29 Abs. 2 BetrVG

Die weiteren Sitzungen beruft der Vorsitzende des Betriebsrats ein. Er setzt die Tagesordnung fest und leitet die Verhandlung. Der Vorsitzende hat die Mitglieder des Betriebsrats zu den Sitzungen rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung zu laden […]. Kann ein Mitglied des Betriebsrats oder […] an der Sitzung nicht teilnehmen, soll es dies unter Angabe der Gründe unverzüglich dem Vorsitzenden mitteilen. Der Vorsitzende hat für ein verhindertes Betriebsratsmitglied […] das Ersatzmitglied zu laden.

Betriebsratsvorsitzender muss Sitzungen einberufen

Betriebsratssitzungen müssen Sie von Anfang an organisieren. Denn spätestens eine Woche nach Wahltag muss der Wahlvorstandsvorsitzende alle Betriebsratsmitglieder zu einer konstituierenden Sitzung einladen, § 29 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Auf dieser Sitzung bestellt der neue Betriebsrat aus seiner Mitte einen Betriebsratsvorsitzenden. Dieser ist ab dem Zeitpunkt seiner Wahl für die Einberufung aller weiteren Sitzungen zuständig (§ 29 Abs. 2 BetrVG). Er bestimmt auch den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Sitzungen.

! Achtung: Auch andere können ausnahmsweise eine Sitzung verlangen

Ausnahmen bestätigen die Regel. Spricht sich mindestens 1/4 aller Betriebsratsmitglieder oder Ihr Arbeitgeber für die Einberufung einer Sitzung aus, muss der Betriebsratsvorsitzende handeln. Er muss eine Sitzung einberufen (§ 29 Abs. 3 BetrVG). Und zwar auch dann, wenn er selbst nicht von der Notwendigkeit überzeugt ist.

Was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten

Eine effektive und erfolgreiche Sitzung muss gut vorbereitet werden. Zunächst müssen Sie als Betriebsratsvorsitzender einen Termin festlegen. Den Zeitpunkt können Sie bestimmen. Da aber möglichst alle Mitglieder des Gremiums teilnehmen sollten, sprechen Sie – je nach Größe Ihres Gremiums – vorher am besten mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Fragen Sie sie, ob ihnen der von Ihnen anvisierte Termin passt.

! Achtung: Rücksicht auf betriebliche Belange nehmen

Die Sitzungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt. Sie als Betriebsrat müssen dabei auf die betrieblichen Notwendigkeiten Rücksicht nehmen. Zudem müssen Sie Ihren Arbeitgeber rechtzeitig über den Zeitpunkt der Sitzung informieren.

 Welche Fragen die Einladung beantworten soll

Als Betriebsratsvorsitzender sind Sie für die ordnungsgemäße Einladung aller teilnahmeberechtigten Personen verantwortlich. Eine gute Einladung beantwortet folgende Fragen: Wer? Wann? Wo? Was? Wie? Die Einladung muss also den Ort und den Zeitpunkt sowie eine aussagekräftige Tagesordnung beinhalten (§ 29 Abs. 2 BetrVG) und an alle Teilnehmer der Sitzung verschickt werden.

Wenn Sie die Einladung per E-Mail verschicken

Die E­Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1 in vielen Betrieben. Deshalb werden auch Einladungen zu Betriebsratssitzungen immer wieder per E­Mail verschickt. Dabei können sich allerdings sehr leicht Formfehler einschleichen. Sorgen Sie dafür, dass der Name des Betriebsratsvorsitzenden im Absender auftaucht. Zudem sollte neben dessen Unterschrift am Ende der Einladung seine Funktion, also „Betriebsratsvorsitzender“, genannt werden.

Wer zur Betriebsratssitzung eingeladen wird

Betriebsratssitzungen sind keine öffentlichen Veranstaltungen (§ 30 Satz 4 BetrVG). Sie finden in einem vertraulichen Rahmen statt und sind auf einen engen Personenkreis beschränkt. Zu den Sitzungsteilnehmern gehören alle Kolleginnen und Kollegen aus dem Gremium. Kann jemand nicht kommen, muss das Ersatzmitglied geladen werden. Zudem müssen Sie folgende Personen einladen:

►     die Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung, diese haben allerdings keine Entscheidungsbefugnis (§ 32 BetrVG),

►     ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung; bei Angelegenheiten, die die Belange der Jugendlichen und Auszubildenden betreffen, dürfen alle Mitglieder des Gremiums teilnehmen, die dann alle stimmberechtigt sind (§ 67 BetrVG),

►     einen Beauftragten der im Betrieb vertretenen Gewerkschaft, wenn mindestens 1/4 der Betriebsratsmitglieder dies beantragt hat (§ 31 BetrVG),

►     Ihren Arbeitgeber bzw. seinen Vertreter, wenn die Sitzung auf sein Verlangen hin einberufen wurde (§ 29 Abs. 4 BetrVG).

Vorbereitung: Was die Tagesordnung alles enthalten muss

Parallel zur Vorbereitung der Einladungen müssen Sie die Tagesordnung festlegen. Denn die Tagesordnung verschicken Sie bereits mit den Einladungen an die Teilnehmer der Betriebsratssitzung. Nur so wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen, worum es in der Sitzung gehen wird, und nur so können sie sich auf die einzelnen Inhalte vorbereiten.

§ 29 Abs. 3 BetrVG

Der Vorsitzende hat eine Sitzung einzuberufen und den Gegenstand, dessen Beratung beantragt ist, auf die Tagesordnung zu setzen, wenn dies 1/4 der Mitglieder des Betriebsrats oder der Arbeitgeber beantragt.

Aufgabe des Betriebsratsvorsitzenden

Das Erstellen der Tagesordnung ist Ihre Aufgabe als Betriebsratsvorsitzender, § 29 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Sie müssen sich überlegen, welche Themen diskutiert werden sollen. Dabei müssen Sie sämtliche Angelegenheiten berücksichtigen, die zu den Aufgaben des Gremiums gehören. Außerdem muss die Tagesordnung so gefasst sein, dass es Ihren Kolleginnen und Kollegen möglich ist, sich auf die Beratungsgegenstände vorzubereiten. Sie müssen ihnen deshalb Einsicht in die entsprechenden Unterlagen gewähren.

Als Betriebsratsvorsitzender bestimmen Sie zudem die Reihenfolge der einzelnen zu behandelnden Punkte. Änderungen der Tagesordnung um Punkte, in denen Beschlüsse zu fassen wären, sind in der Sitzung nur möglich, wenn das Gremium dies einstimmig beschließt.

Wer die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes noch fordern kann

Auch hier gibt es eine Ausnahme. Verlangt 1/4 der Betriebsratsmitglieder oder die Jugend- und Auszubildendenvertretung die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes rechtzeitig vor Beginn der Sitzung, muss die Tagesordnung angepasst werden (§ 29 Abs. 3 BetrVG).

Nutzen Sie Ihre Geschäftsordnung als Orientierungshilfe

Sie als Betriebsrat sollten sich an Ihrer Geschäftsordnung orientieren. Berücksichtigen Sie, in welcher Form und mit welchen Fristen solche Anregungen vorgebracht werden müssen. Nehmen Sie die entsprechenden Angaben als festen Bestandteil Ihrer Einladungsmaske auf. Damit unterstützen Sie Ihre Kollegen aus dem Gremium. Diese können etwaige Ergänzungen formund fristgerecht vorbringen, ohne vorher selbst in der Geschäftsordnung nachlesen zu müssen.

! Achtung: Wenn sich kurzfristig etwas an der Tagesordnung ändert

Um die Sitzungen optimal zu nutzen, werden häufig kurzfristig noch unerwartet angefallene Angelegenheiten auf die Tagesordnung gesetzt. Soll während einer Betriebsratssitzung noch ein neuer Tagesordnungspunkt aufgenommen werden, kann darüber nur dann ein wirksamer Beschluss gefasst werden, wenn Sie als Gremium vollzählig versammelt sind und kein Gremiumskollege der Beschlussfassung widerspricht.

Übersicht: So sollte Ihre Tagesordnung aussehen

Betriebsratssitzung am … (Datum) um … (Uhrzeit) in … (Ort)

1)   Eröffnung der Sitzung, Begrüßung durch den Betriebsratsvorsitzenden      3 Minuten

2)   Feststellen, dass ordnungsgemäß zur Sitzung eingeladen wurde und die Beschlussfähigkeit gegeben ist; Feststellen der Anwesenheit der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Schwerbehindertenvertretung, des
Gewerkschaftsvertreters und des Arbeitgebers                                              3 Minuten

3)   Beratung des Protokolls der Betriebsratssitzung vom … (Datum der letzten Betriebsratssitzung)                                                                            5 Minuten

4)   Diskussion mit dem Arbeitgeber zum Thema … sowie …                             15 Minuten

5)   Bericht über die laufenden Geschäfte                                                            15 Minuten

6)   Personalangelegenheiten

–    Einstellungen (Antrag der Unternehmensleitung vom … und vom …)   15 Minuten

–    Versetzung (Antrag der Unternehmensleitung vom …)                           7 Minuten

–    Kündigung (Antrag der Unternehmensleitung vom …)                           7 Minuten

7)   Aufführung der Beschlüsse                                                                            10 Minuten

8)   Soziale Angelegenheiten – Beschluss zum Antrag auf Leistung von
Überstunden in der Abteilung …                                                                   10 Minuten

9)   Vorbereiten der Betriebsversammlung vom …
(Erstellen der Tagesordnung und Verteilen der anfallenden Aufgaben)        30 Minuten

10) Verschiedenes                                                                                                 30 Minuten

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Formalien der Betriebsratssitzung

Wenn Sie die Hinweise im Text zuvor beachtet haben, dann haben Sie Ihre Betriebsratssitzung gut vorbereitet. Im nächsten Schritt sollten Sie alles daransetzen, die Sitzung optimal durchzuführen. Denn als Betriebsratsvorsitzender leiten Sie die Betriebsratssitzungen.

§ 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG

Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat.

Gesetzlich vorgeschrieben: Anwesenheitsliste

Lassen Sie gleich zu Beginn eine Anwesenheitsliste mit dem Datum der Sitzung herumgehen. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) schreibt das Führen einer Anwesenheitsliste vor, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig eintragen muss (§ 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG).

Diese Liste müssen Sie später der Sitzungsniederschrift beifügen. Sie kann bei Bedarf als Nachweis für die Gültigkeit von Beschlüssen herangezogen werden.

Anwesenheitszeiten vermerken

Um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es sinnvoll, wenn die Teilnehmer in der Liste jeweils auch ihre Anwesenheitszeiten notieren. Das heißt: Kollegen, die den Sitzungssaal früher verlassen müssen, notieren ihr zeitigeres Gehen. Auf jeden Fall sollten Sie als Betriebsratsvorsitzender darauf achten, dass Kollegen, die später kommen, sich noch in die Liste eintragen.

Das müssen Sie nach der Sitzung tun

Nach der Sitzung müssen Sie als Betriebsratsvorsitzender nicht nur dafür sorgen, dass das Protokoll (siehe dazu Seite 6 bis 8) erstellt wird. Zudem müssen Sie der Unternehmensleitung etwaige Beschlüsse bekannt geben. Wie Sie einen rechtssicheren Beschluss fassen, können Sie anhand der Checkliste im Folgenden prüfen.             ■

Übersicht: Anwesenheitsliste zur Betriebsratssitzung vom …

TeilnehmerAnwesenheitszeit von … bis …Unterschrift bzw. im Zweifel Verhinderungsgrund
Name des Betriebsratsmitglieds bzw. Ersatzmitglieds  
Name des Vertreters der Jugend- und Auszubildenden, Schwerbehindertenvertretung, Gewerkschaft  
Name des Vertreters der Unternehmensleitung  
Name der sonstigen Teilnehmer der Sitzung  

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Checkliste: Wirksamer Betriebsratsbeschluss

  • 1. Sämtliche Betriebsratsmitglieder wurden ordnungsgemäß zur Betriebsratssitzung eingeladen.
  • 2. Für verhinderte Betriebsratsmitglieder wurden Ersatzmitglieder eingeladen.
  • 3. Der Vertreter der Schwerbehinderten hat eine Einladung erhalten.
  • 4. Der Vertreter der Jugend- und Auszubildenden wurde eingeladen.
  • 5. Die Tagesordnung wurde den Kolleginnen und Kollegen aus dem Gremium rechtzeitig (zusammen mit der Einladung) mitgeteilt. Das ist die Voraussetzung dafür, dass sie sich in die zu diskutierende Materie einlesen konnten.
  • 6. Der Betriebsrat war beschlussfähig.
  • 7. Der Vorsitzende des Betriebsrats hat die Beschlussfähigkeit festgestellt.
  • 8. Der Beschluss wurde von den Mitgliedern angenommen.
  • 9. Der Beschluss wurde in die Sitzungsniederschrift aufgenommen.

Können Sie bei allen Punkten das Ja ankreuzen, spricht vieles dafür, dass Ihr Betriebsratsbeschluss wirksam ist.

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So führen Sie als Betriebsrat Ihre Sitzungsprotokolle rechtssicher

Eine Frage, die sich viele Betriebsratskollegen stellen, lautet: Wann muss überhaupt ein Protokoll angefertigt werden und wo ist das geregelt? Diese Frage beantwortet § 34 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Danach muss von jeder Ihrer Verhandlungen ein Protokoll angefertigt werden. Damit Sie ab sofort hieb- und stichfeste Protokolle schreiben und dabei den Aufwand auf ein Minimum begrenzen, lesen Sie jetzt, welche Angaben in einem Protokoll nicht fehlen dürfen und wie Sie vorgehen, wenn Einwände gegen das Protokoll erhoben werden.

§ 34 Abs. 1 BetrVG

Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen.

Nicht nur Betriebsratssitzungen müssen protokolliert werden

Das Wort „Verhandlung“ in § 34 Abs. 1 BetrVG wurde gewählt, um klarzustellen, dass nicht nur Ihre Betriebsratssitzungen dokumentiert werden müssen. Auch bei Sitzungen des Betriebsausschusses sowie anderer Ausschüsse und Arbeitsgruppen Ihres Gremiums muss Protokoll geführt werden.

Welche Angaben in einem Protokoll nicht fehlen dürfen

Das BetrVG fordert, im Protokoll mindestens den Wortlaut des Beschlusses Ihres Gremiums festzuhalten sowie die Stimmenmehrheit, mit der er gefasst wurde (§ 34 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Zudem muss ein Protokoll den Ort, Tag sowie den Beginn und das Ende der Sitzung wiedergeben.

Konkrete Angaben sind ein muss

Achten Sie im Protokoll auf konkrete Angaben. Allgemeine Formulierungen reichen nicht. Hier ein Beispiel für konkrete Angaben: Der Höhergruppierung von Hartmut Meier, Vertrieb, stimmten 7 zu, keine Enthaltungen, keine Ablehnungen.

Kein Protokoll ohne Unterschrift

Ein Protokoll muss außerdem immer unterschrieben sein: und zwar vom Betriebsratsvorsitzenden, im Fall von dessen Abwesenheit von seinem Stellvertreter, und einem weiteren Mitglied Ihres Gremiums (§ 34 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). Wer das Protokoll neben dem Betriebsratsvorsitzenden unterschreibt, ist gesetzlich nicht festgelegt. Viele Gremien treffen eine Regelung in ihrer Geschäftsordnung.

Ist das in Ihrem Betrieb nicht der Fall, muss das Gremium den 2. Unterzeichner bestimmen. Können Sie sich in der Interessenvertretung nicht einigen, ist jedes Betriebsratsmitglied zur Unterzeichnung berechtigt.

Etwas anderes gilt allerdings, wenn Sie sich – wie es in der Praxis häufig der Fall ist – im Gremium bereits auf einen Schriftführer geeinigt haben. Denn dann unterschreibt dieser in der Regel das Protokoll an 2. Stelle.

§ 34 Abs. 2 BetrVG

Hat der Arbeitgeber oder ein Beauftragter der Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, so ist ihm der entsprechende Teil der Niederschrift abschriftlich auszuhändigen.
Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben.

Was das Protokoll noch enthalten muss

Dem Protokoll muss zudem eine Teilnehmerliste beigefügt werden. Die Teilnahme an der Sitzung muss jeder Teilnehmer durch seine eigenhändige Unterschrift in der Liste bestätigen (§ 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG).

! Achtung: Wichtige Beiträge als Erläuterung festhalten

Das hier aufgeführte inhaltliche Minimum ist bei vielen Themen für die abwesenden Betriebsratsmitglieder bzw. beim späteren Nachschlagen oft wenig aussagekräftig. Damit auch ein Dritter nachvollziehen kann, weshalb ein Beschluss in der jeweiligen Form gefasst wurde, ist es erforderlich, im Protokoll die wichtigsten Beiträge und auch Arbeitsaufträge festzuhalten.

Wie Sie ein gutes Protokoll erstellen

Damit das Protokoll aussagekräftig ist, muss es vor allem eines sein: richtig. Das A und O ist, dass das Protokoll den Verlauf der Sitzung und die gefassten Beschlüsse richtig wiedergibt. Voraussetzung dafür ist, dass der Schriftführer die Aufzeichnungen während der Sitzung konzentriert und sorgfältig macht und vor allem die Abstimmungsergebnisse richtig notiert.

Bei der Erstellung eines Protokolls orientieren Sie sich zudem am besten an den folgenden Protokollrichtlinien: Fassen Sie das Protokoll knapp und erschöpfend ab. Nutzen Sie kurze, prägnante Formulierungen. Vermeiden Sie Schachtelsätze und lange Abschnitte.

! Achtung: Ganze Sätze formulieren

Ein Protokoll wird immer in ganzen Sätzen geschrieben. Denn wer nur in Stichwörtern formuliert, lässt häufig ein Verb weg und überlässt es damit dem Leser, das passende Wort einzusetzen. Durch vollständige Sätze vermeiden Sie also jeglichen Interpretationsspielraum.

Stellen Sie den Inhalt objektiv und sachlich dar, damit ihn auch nicht anwesende Gremiumsmitglieder gut verstehen können. Als Protokollführer dürfen Sie keine eigene Meinung oder Gefühle einfließen lassen. Achten Sie stets darauf, dass das Protokoll unparteiisch ist. Beschränken Sie die Wiedergabe auf das Wesentliche. Fassen Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) logisch zusammen und nummerieren Sie sie (TOP 1, TOP 2, TOP 3 usw.). Nutzen Sie die Gegenwartsformen und indirekte Rede.

Beispiel: Präsens und indirekte Rede

Hier ein Beispiel: „Herr Meyer sagt, die Arbeit des Ausschusses habe zu den folgenden Ergebnissen geführt: …“ Die Sachverhalte sind zudem stets in der 3. Person Singular oder Plural darzustellen. Zitieren Sie die Beschlüsse wörtlich. Geben Sie auch wieder, welche Beschlüsse abgelehnt wurden.

Welche Fristen es einzuhalten gilt

Eine gesetzlich vorgegebene Frist, bis wann ein Protokoll erstellt werden muss, gibt es nicht. Um inhaltliche Irrtümer zu vermeiden, ist es empfehlenswert, dies so bald wie möglich zu erledigen. Je länger diese Aufgabe hinausgeschoben wird, umso schwieriger wird es, sich an Details zu erinnern. Zudem kommt es immer wieder vor, dass sich zwischenzeitlich der Tatbestand ändert. Das erschwert dann die korrekte Sitzungswiedergabe zusätzlich. Prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsordnung Angaben dazu enthält, bis wann die Reinschrift fertig sein muss.

Wer ein Protokoll erhält

Wer eine Abschrift des Protokolls erhält, hängt im Wesentlichen davon ab, wer an der jeweiligen Sitzung teilgenommen hat. So erhalten Ihr Arbeitgeber und ein Beauftragter der Gewerkschaft eine Abschrift, wenn sie an der Sitzung teilgenommen haben (§ 34 Abs. 2 BetrVG). Allein die Berechtigung zur Teilnahme an der Sitzung reicht hingegen nicht.

Haben Ihr Arbeitgeber und der Gewerkschaftsbeauftragte nicht der gesamten Sitzung, sondern nur einem Teil beigewohnt, erhalten sie auch nur den entsprechenden Teil des Protokolls, der die Verhandlung während ihrer Teilnahme wiedergibt. Achten Sie darauf!

Tipp: Auszug zu Teilnahmezeiten erstellen

Den gesetzlichen Anforderungen können Sie dabei am besten entsprechen, wenn Sie während der Sitzung genau festhalten, wie lange wer anwesend war. Von dem entsprechenden Teil des Protokolls erstellen Sie dann einen Auszug.

Wer keinen Anspruch auf Aushändigung hat

Nehmen an Ihren Sitzungen auch Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung, der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV), des Sprecherausschusses für leitende Angestellte oder Sachverständige teil, haben diese keinen Anspruch auf Aushändigung einer Abschrift der Sitzungsniederschrift. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt allerdings, wenn einer der Teilnehmer, z. B. die JAV, ein berechtigtes Interesse an der Aushändigung einer Abschrift hat. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn ein bestimmter Beschluss wichtig für ihre Arbeit ist.

Jederzeit möglich: Die Einsichtnahme

Durch § 34 Abs. 3 BetrVG wird Ihnen und Ihren Kollegen zudem eingeräumt, jederzeit in die Unterlagen des Gremiums und seiner Ausschüsse, also auch in die entsprechenden Protokolle, Einsicht zu nehmen. Ihre Kollegen haben allerdings keinen Anspruch auf Überlassung der einzusehenden Unterlagen. Sie haben aber die Möglichkeit, sich Notizen zu machen oder Kopien zu fertigen.

§ 34 Abs. 3 BetrVG

Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

! Achtung: Nur Ihre Kollegen aus dem Gremium dürfen Einsicht nehmen

Der Anspruch auf Einsichtnahme steht lediglich Ihren Gremiumskollegen zu. Ihr Arbeitgeber, Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft, JAV sowie Schwerbehindertenvertretung usw. können keinen Anspruch geltend machen. Auch Ersatzmitglieder haben nur ein Einsichtsrecht, wenn sie an der Sitzung beteiligt waren bzw. ein Protokoll zur Vorbereitung für eine Sitzung benötigen.

Einwände gegen das Protokoll

Nicht immer ist Ihr Arbeitgeber bzw. sind Ihre Kollegen mit dem, was in einem Protokoll festgehalten wurde, gänzlich einverstanden. Unter Umständen werden sie nur Kritik äußern. Manchmal erheben sie allerdings auch Einwände. Jeder Teilnehmer der Sitzung, also nicht nur Ihr Arbeitgeber oder der Gewerkschaftsvertreter, kann Einwände gegen das Protokoll erheben (§ 34 Abs. 2 Satz 2 BetrVG). Er kann also aufführen, was er an dem Protokoll für unberechtigt hält.

! Achtung: Keine Auswirkungen auf Beschlüsse

Erhebt ein Teilnehmer eine Einwendung, ändert das nichts an der Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse. Diese bleiben weiterhin gültig.

Einwände zeitnah erheben

Die Einwendungen müssen so schnell wie möglich schriftlich bei Ihnen als Betriebsratsvorsitzendem eingehen (§ 26 Abs. 2 BetrVG). Sie sind dann verpflichtet, Ihren Kolleginnen und Kollegen die erhobenen Einwände bekannt zu geben. Zudem müssen Sie dafür sorgen, dass die Einwände dem Protokoll beigefügt werden.

Als Betriebsrat ärgern Sie sich in der Regel besonders über Einwände Ihres Arbeitgebers. Häufig halten Sie sie einfach nicht für berechtigt. Aber auch bei in Ihren Augen unberechtigten Anmerkungen müssen Sie die Form wahren. Sie müssen sie also entweder durch einen entsprechenden berichtigenden Vermerk aus der Welt schaffen oder zumindest durch das Beifügen zum Protokoll aktenkundig machen.

Tipp: Einwände in die Tagesordnung der nächsten Betriebsratssitzung aufnehmen

Werden Einwände gegen ein Protokoll vorgebracht, müssen Sie in der folgenden Sitzung unter dem Tagesordnungspunkt „Änderungen zum Protokoll der Betriebsratssitzung vom …“, prüfen, ob sie berechtigt sind. Dabei sollten Sie Klarheit über folgende Punkte schaffen: Was wird geändert? Wird nur etwas klargestellt? Stellt die Änderung eine Berichtigung der sachlichen Lage dar? Oder wird eine andere rechtliche Bewertung vorgenommen?.

Diese Arten von Protokollen gibt es

Ausführliches Protokoll: In diesem Protokoll werden die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß wiedergegeben. Der Verlauf der Sitzung und die Wege zu den Ergebnissen werden klar dargelegt. Die Ergebnisse und Arbeitsaufträge werden am Ende des Protokolls eindeutig festgehalten und besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.

Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll enthält neben den formalen Angaben nur die wichtigsten Ergebnisse der Sitzung. Das heißt: Es werden lediglich die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung aufgeführt. Der Weg dahin, also wie die Beschlüsse zustande gekommen sind, fehlt.

Kurzprotokoll: Dieses Protokoll gibt außer den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge innerhalb der Besprechung in kurzer, prägnanter Formulierung wieder. Namensnennungen unterbleiben. Statt „Herr Meyer sagte …“ heißt es „Die Teilnehmer diskutierten …“. Die Beschlüsse werden allerdings dennoch wörtlich wiedergegeben.

Wörtliches Protokoll: Im wörtlichen Protokoll sind sämtliche Redebeiträge (auch Zwischenrufe) enthalten. Da die wortwörtliche Wiedergabe jeder einzelnen Aussage wie bei Bundestagssitzungen oder Gerichtsverhandlungen für Ihre Zwecke überwiegend ungeeignet ist, hat diese Form des Protokolls im Betriebsratsalltag praktisch keine Bedeutung.

Betriebsversammlung: Hier sind Sie der Chef

Die Betriebsversammlung hat für Sie einen hohen Stellenwert. Sie ist auch im Zeitalter von Kommunikationsmitteln wie Internet, Intranet und E-Mail Ihre wichtigste Bühne, Ihr wichtigstes Kommunikationsmittel. Denn eine Betriebsversammlung bietet Ihnen die Möglichkeit, Themen breiter und genauer darzustellen, als das in Einzelgesprächen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder durch schriftliche Informationen möglich ist. Außerdem haben Sie Gelegenheit, die Belegschaft in Ihre Arbeit als Betriebsrat und die Beratungen einzubeziehen.

§ 42 Abs. 1 BetrVG

Die Betriebsversammlung besteht aus den Arbeitnehmern des Betriebs; sie wird von dem Vorsitzenden des Betriebsrats geleitet. Sie ist nicht öffentlich. Kann wegen der Eigenart des Betriebs eine Versammlung aller Arbeitnehmer zum Zeitpunkt nicht stattfinden, sind Teilversammlungen durchzuführen.

Betriebsversammlung dient dem Informationsaustausch

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sieht die Betriebsversammlung als Versammlung aller Arbeitnehmer des Betriebs (§ 42 BetrVG). Sie soll dem Informationsaustausch zwischen Ihnen als Betriebsrat und der Belegschaft dienen. Gleichzeitig sind Sie verpflichtet, Rechenschaft über Ihre Tätigkeit abzulegen. Und zwar im Rahmen Ihres Tätigkeitsberichts.

Teilnahme an der Betriebsversammlung wird Kollegen als Arbeitszeit vergütet

Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft haben grundsätzlich das Recht, an einer Betriebsversammlung teilzunehmen, sie müssen aber nicht. Kommen Ihre Kollegen zur Versammlung, ist ihnen die Zeit der Teilnahme einschließlich der zusätzlichen Wegezeiten wie Arbeitszeit zu vergüten. Auch eventuell entstehende Fahrtkosten sind von Ihrem Arbeitgeber zu erstatten.

Ihr Arbeitgeber darf die Teilnahme an einer Betriebsversammlung außerdem nicht grundsätzlich verbieten. In der Praxis kommt es allerdings immer mal wieder vor, dass Ihr Arbeitgeber dringende betriebliche Gründe dafür vorbringen kann, dass er Kollegen die Teilnahme an einer Betriebsversammlung untersagt.

! Achtung: Berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Kollegen bei jeder Betriebsversammlung

Sie sollten die Gestaltung einer Betriebsversammlung grundsätzlich an den Bedürfnissen Ihrer Kolleginnen und Kollegen ausrichten. Schließlich ist die Teilnahme möglichst vieler Kollegen wichtig für Sie. Nur so können Sie sich präsentieren und positionieren. Die Inhalte sollten die Mehrheit der Belegschaft interessieren. Die Themen sollten außerdem nachvollziehbar dargestellt werden und die Redebeiträge sollten nicht zu langatmig sein. Überlegen Sie sich deshalb jeden einzelnen Punkt auch aus der Perspektive Ihrer Kollegen.

Wer beruft die Betriebsversammlung ein?

Die Einberufung einer Betriebsversammlung erfordert einen Beschluss des Gremiums (§ 43 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Der Einberufungsbeschluss ist Grundlage dafür, dass Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft einladen können. Das Aussprechen der Einladung ist Aufgabe des Betriebsratsvorsitzenden.

Wie häufig findet eine Betriebsversammlung statt?

In der Regel findet in jedem Quartal eine Betriebsversammlung statt (§ 43 Abs. 1 BetrVG), in der Sie einen Tätigkeitsbericht präsentieren. Nach §§ 42, 43 BetrVG können Sie jährlich bis zu 4 Betriebsversammlungen einberufen.

! Achtung: Sie als Betriebsrat legen den Zeitpunkt der Betriebsversammlung fest

Sie sind nicht verpflichtet, die Versammlungen in einem exakt gleichen Abstand durchzuführen. Denn über die Zeitpunkte der regelmäßigen Betriebsversammlungen entscheiden allein Sie als Betriebsrat. Dennoch sollten Sie dafür sorgen, dass Sie Ihrer Pflicht aus § 43 Abs. 1 BetrVG nachkommen, einmal im Quartal eine Betriebsversammlung abzuhalten. Andernfalls verstoßen Sie gegen Ihre Pflichten (§ 43 Abs. 1 Satz 1 BetrVG) und riskieren die Auflösung Ihres Gremiums.

Außerdem: 2 der regelmäßigen Versammlungen können Sie als Abteilungsversammlungen einberufen. Das heißt: Es versammeln sich lediglich die Beschäftigten einer Abteilung. Das bietet sich z. B. an, wenn die Abteilungsversammlung zur sachgerechten Erörterung der Belange dieser Arbeitnehmer erforderlich ist.

Weitere Versammlungen aus besonderen Gründen?

In jedem Kalenderjahr können Sie jeweils eine weitere Betriebsoder Abteilungsversammlung einberufen, wenn Sie das aus besonderen Gründen, z. B. bei Umstrukturierungen, für sinnvoll halten (§ 43 Abs. 1 Satz 4 BetrVG). Darüber hinaus dürfen Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft sowie Ihr Arbeitgeber die Einberufung einer außerordentlichen Betriebsversammlung von Ihnen fordern. Voraussetzung dafür ist, dass entweder Ihr Arbeitgeber oder mindestens 1/4 Ihrer wahlberechtigten Kollegen einen entsprechenden Antrag stellt (§ 43 Abs. 3 BetrVG).

Mit der nachstehenden Checkliste können Sie ganz einfach prüfen, ob Sie bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Betriebsversammlung an alle wichtigen Aspekte gedacht haben:

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